Powerpoint: Präsentationen als sichere und animierte PDF weitergeben

Zahlreiche Präsentationen müssen per E-Mail an externe Personen weitergegeben werden. Ist aber auf deren Computer PowerPoint überhaupt vorhanden und in welcher Version? Bevor Sie sich darüber den Kopf zerbrechen, versenden Sie die Präsentation einfach als PDF-Datei. Mit dem Programm Acrobat ist das im Handumdrehen erledigt. Meist sparen Sie damit auch noch Speicherplatz. Lesen Sie in diesem Artikel drei Tipps, wie Sie sich die Möglichkeiten von PDFs beim sicheren Versand von Präsentationen zunutze machen.

Tipp 1: PowerPoint-Datei in PDF-Präsentation umwandeln und die PDF automatisch im Vollbildmodus öffnen

Wenn Sie Acrobat installiert haben, können Sie eine Präsentation als PDF speichern. Anschließend gehen Sie wie folgt vor, damit die Empfänger diese PDF-Folien wie in der Bildschirmpräsentation von PowerPoint sehen können:

1. Öffnen Sie die PDF-Präsentation in Adobe Acrobat und rufen Sie den Menübefehl "Datei - Dokumenteneigenschaften" auf.
2. Wechseln auf das Register "Ansicht beim Öffnen" und setzen dort ein Häkchen bei "Im Vollbildmodus öffnen" im Bereich Fensteroptionen.
3. Speichern Sie die Datei ab.

Beim nächsten Öffnen der Datei startet die PDF automatisch im Vollbildmodus. Dies sieht einer PowerPoint-Bildschirmpräsentation täuschend ähnlich. Den Vollbildmodus beenden Sie - genau wie bei PowerPoint - mit ESC.

Tipp 2: PowerPoint-Folienübergänge in die PDF-Datei übernehmen

Sie möchten eine PDF-Datei präsentieren oder zur Präsentation weitergeben und dabei nicht auf Folienübergänge verzichten? Auch das ist kein Problem, wenn Sie Acrobat nutzen.

1. Bevor Sie den PDFMaker aufrufen, wechseln Sie in die Konvertierungseinstellungen.
2. Aktivieren Sie dort die Optionen "Folienübergänge in Adobe PDF speichern" und "Animationen in Adobe PDF speichern".

Hinweis: Einige Effekte werden beim Erstellen einer PDF-Datei aus PowerPoint heraus nicht übernommen. Gibt es im Acrobat keinen entsprechenden Folienübergang, wird vom PDFMaker ein ähnlicher verwendet. Befinden sich mehrere Benutzerdefinierte Animationen auf einer Folie wird nur ein Effekt umgesetzt.

Tipp 3: Steuern Sie die Größe der PDF-Datei

Bei der Weitergabe von PDFs per E-Mail ist die Größe der Datei nicht unwichtig. Auch hier können Sie ein wenig "nachhelfen".

1. Wählen Sie beim Umwandeln als Konvertierungseinstellung "Kleinste Dateigröße".
2. Achten Sie darauf, dass die Option "Adobe PDF-Ergebnis anzeigen" eingeschaltet ist, da Sie so im Anschluss an die Konvertierung in der geöffneten PDF sofort die Qualität kontrollieren können.