Powerpoint: Präsentationen mit Filmen und Animationen pannenfrei vorführen

Zwar hat PowerPoint eine Reihe von Multimediafähigkeiten, aber viele Anwender berichten von Problemen, wenn es darum geht, während einer Bildschirmpräsentation einen Film per Beamer an der Projektionswand abzuspielen. Das was vorher auf dem PC oder Notebook noch klappte, funktioniert beim Vorführen der gleichen Präsentation per Beamer nicht mehr. Wir haben drei Tipps, mit denen Sie das Risiko von Pannen deutlich reduzieren.

Tipp 1: Sorgen Sie für ausreichend Rechnerleistung

Bewegte Bilder stellen eine hohe Anforderung an die Rechnerkapazität. Ein schwacher Rechner kommt da schon mal ins Stocken und ruckelt.

• Deaktivieren Sie alle Hintergrundprogramme wie Virenscanner oder die Indizierung von Office-Dokumenten.
• Schalten Sie den Bildschirmschoner aus.

Die Regel: Je weniger Programme im Hintergrund laufen, desto mehr Kapazitäten stehen für die Präsentation zur Verfügung.

Tipp 2: Optimieren Sie die Hardware-Umgebung durch einen Testlauf

Es ist hilfreich, vor Beginn der eigentlichen Vorführung die gesamte Präsentation einmal im Probelauf zu starten (der Beamer muss bei diesem Check nicht eingeschaltet werden).

• Öffnen Sie die PowerPoint-Datei und starten Sie die Bildschirmpräsentation (am einfachsten geht das mit F5).
• Während dieses Durchgangs lädt PowerPoint alle notwendigen Elemente bereits in den Arbeitsspeicher und kann dann beim der anschließenden Vorführung schneller darauf zurückgreifen.

Tipp 3: Checkliste Technik

Neben den beiden genannten Tipps sollten Sie Ihr System generell unter die Lupe nehmen (oder nehmen lassen), um später Fehler und Fallen zu vermeiden.

• Sind die Treiber für die Grafik- und die Soundkarte aktuell?
• Verfügen Sie über die aktuelle DirectX-Version von Microsoft?
• Ist der Windows Media Player auf dem neuesten Stand?
• Sind alle aktuellen Service Packs für Office System installiert?
• Sind alle notwendigen Audio- und Videocodecs installiert?

Lesen Sie außerdem, mit welchen Maßnahmen Sie vor allem auf Beamer-Seite das Risiko von Pannen deutlich reduzieren:

Beamer-Tipp 1: Monitorauflösung anpassen

Wenn Ihre Präsentation mit einem Beamer gezeigt werden soll, müssen Sie vorher die Auflösung des Beamers testen. Viele ältere Beamer haben noch ein Auflösungsvermögen von 800 x 600, neuere Beamer schaffen 1.024 x 768 Pixel. Probleme sind vorprogrammiert, wenn Sie für Ihren Computer- oder Desktopmonitor eine hohe Auflösung gewählt haben, der Beamer diese Auflösung aber nicht schafft.

• Reduzieren Sie die Auflösung für den Bildschirm in der Windows-Systemsteuerung, sodass Monitor und Beamer übereinstimmen.
  
• Halten Sie dabei diese Reihenfolge ein: zuerst die Auflösung für den Computermonitor wählen, danach PowerPoint starten.

Beamer-Tipp 2: Auf die richtige Reihenfolge kommt es an

Immer wieder passiert es, dass ein Film nur auf dem eigenen Monitor zu sehen ist, der Beamer aber anstelle des Films ein schwarzes Rechteck zeigt.

• Um dieses unangenehme Phänomen zu vermeiden, sollten Sie immer zuerst den Beamer einschalten, danach erst den Computer.
• So kann der Computer den Beamer als zusätzliche Ausgabequelle »entdecken«.

Beamer-Tipp 3: Machen Sie den Beamer zum primären Monitor

Trotz der bisher genannten Tipps passiert es besonders bei Notebooks, dass der Film nicht gezeigt wird. Die rechenintensiven Videodaten werden nur auf dem sogenannten primären Monitor gezeigt, nicht aber auf dem als sekundäre Quelle eingetragenen Beamer.

• Schalten Sie für die Dauer der Präsentation den Beamer als primären Monitor ein. Sie finden diese Einstellung in der Windows-Systemsteuerung unter Anzeige - Einstellungen. Am schnellsten gelangen Sie zu dem Dialogfeld per rechtem Mausklick auf eine freie Stelle des Windows-Desktops. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften und im folgenden Dialogfeld die Registerkarte Einstellungen.
• Markieren Sie im grauen Vorschaubild den Monitor mit der Zahl 2 und setzen Sie ein Häkchen bei Dieses Gerät als primären Monitor verwenden.
• Machen Sie diese Änderung nach der Beamer-Vorführung wieder rückgängig.