Word: So wird Ihr Dokument ab sofort auch auf fremden Druckern korrekt ausgedruckt

Vielleicht kennen Sie das? Sie haben mit viel Mühe ein Dokument erstellt und perfekt formatiert. Am Bildschirm und auf Ihrem Drucker wird alles auch wie gewünscht ausgegeben. Anders sieht es allerdings aus, wenn Sie das Dokument auf einem fremden Drucker ausdrucken. Dann sind wie von Geisterhand eingefügt falsche Umbrüche vorhanden und das Dokumentlayout ist zerstört.

Ursache: Das Problem tritt immer dann auf, wenn ein Dokument auf unterschiedlichen Druckern ausgegeben wird. Denn Word liest die Informationen wie minimaler Seitenrand, verfügbare Papierschächte, erlaubte Papierformate etc., die sich unmittelbar auf die Seitengestaltung auswirken, aus dem Druckertreiber aus.

Haben Sie beispielsweise bei Drucker A den kleinstmöglichen Seitenrand eingestellt und drucken nun auf Drucker B aus? Dann kann es passieren, dass der kleinstmögliche Seitenrand bei Drucker B (geringfügig) größer ist und die letzte Zeile einer Seite nicht mehr auf die Seite passt. Mit dem Erfolg, dass diese auf die nächste Seite verschoben wird und sich alle Umbrüche des Dokumentes ändern.

Lösung: Nutzen Sie in Ihren Dokumenten die Seitenflächen maximal aus bzw. arbeiten Sie mit einem Seitenlayout, das millimetergenau angepasst ist? Dann stellen Sie bereits von Anfang an den Druckertreiber ein, auf dem Ihr Dokument später auch ausgedruckt wird. Und so können Sie den Drucker für Word wechseln, ohne zu drucken:

1. Stellen Sie sicher, dass auf Ihrem PC der Druckertreiber installiert ist, mit dem später das Dokument gedruckt werden soll. Installieren Sie bei Bedarf zuerst den richtigen Treiber.
2. Öffnen Sie das Drucken-Dialogfenster wie gewohnt.
3. Wählen Sie im Drucken-Dialogfenster in der Optionsgruppe DRUCKER über das Dropdown-Listenfeld NAME den Drucker aus, auf dem Sie das Dokument später drucken werden.
4. Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche SCHLIESSEN bzw. ABBRECHEN (nicht auf OK!). Daraufhin wird der Drucker gewechselt und Word berücksichtigt alle Einstellungen dieses Druckers, ohne dass das Dokument gedruckt werden muss.

Beachten Sie, dass Word sich den Druckertreiber nicht „merkt“. Wenn Sie Word in der Zwischenzeit geschlossen hatten und das Dokument später wieder bearbeiten, müssen Sie den Druckertreiber zuerst wieder einstellen. Die Druckertreiber-Einstellung gilt dann für alle zurzeit geöffneten Dokumente.

Wenn Sie nicht im Vorfeld schon den richtigen Drucker einstellen können, sollten Sie auf den Seiten, bei denen ein falscher Umbruch das ganze Dokument zerstört, mit festen Seitenumbrüchen arbeiten und genügend Platz zum Seitenende hin einkalkulieren. Einen festen Seitenumbruch fügen Sie am einfachsten mit der Tatenkombination Strg + Return ein.