E-Mails rechtssicher archivieren

Die Zeiten sind längst vorbei, in denen die E-Mail-Kommunikation ein rechtsfreier Raum war, in dem der juristische Ausnahmezustand galt. Inzwischen wissen auch die Behörden, was E-Mail ist- und setzten diese moderne Art der Kommunikation in Vorschriften um.

Das Problem: Diese Gesetze und Richtlinien sind weitestgehend unbekannt - aber trotz allem auch für Unternehmen verbindlich. So kann z.B. die Finanzverwaltung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 anlässlich einer Betriebsprüfung weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme des Unternehmens einfordern.

Es kommt dabei nicht selten vor, das der Betriebsprüfer beschließt, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Das heißt für das geprüfte Unternehmen: Dem Prüfer müssen alle Unterlagen und Dokumente (wie z.B. E-Mails inkl. Anhänge) in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden, denn: Im E-Business muss die E-Mail-Kommunikation samt Anhang mit steuerlich relevantem Inhalt während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht gemäß §147 Abs. 2 AO nicht mehr aus.

OLXSolutions will das Problem lösen und präsentiert mit OLXConvert eine rechtssichere Langzeit-Archivierung Ihrer elektronischer Kommunikation, inklusive der angehängten Dokumente im universellen PDF(/A)-Format.

OLXConvert konvertiert E-Mail-Nachrichten inklusive Anlagen (Attachments) in PDF-Dokumente- jetzt auch Outlook 2007 und Windows Vista-ready. Und das mit allen relevanten, elektronischen Dokumentenstempeln wie Absender, Sendedatum, Empfänger, Anlagen und Betreff. Sämtliche Anlagen der Original-Nachricht sind 1:1 im Original im PDF-Dokument eingebettet und lassen sich daraus direkt öffnen.

OLXConvert soll sowohl auf dem Arbeitsplatz-PC, auf einem Server im Netzwerk als auch via TCP/IP über das Internet genutzt werden können.

Auf Wunsch kann OLXConvert den Internet-Mail-Header der Nachrichten in das PDF-Dokument integrieren (entweder direkt oder als Anlage) - damit der Nachweis- und Aufbewahrungspflicht 100%ig entsprochen wird und keine Unsicherheiten im Bezug auf die Herkunft der archivierten Dokumente entstehen.

Die Lizenzgebühren für die Verwendung von OLXConvert richten sich nach beteiligten Arbeitsplätzen. Der Lizenzpreis ist gestaffelt und ermäßigt sich abhängig vom Lizenzvolumen. Für jeden Arbeitsplatz muss eine Lizenz erworben werden. Die Lizenzgebühr für einen Arbeitsplatz beträgt 49 Euro, die Kosten für ein 5-User-Paket belaufen sich auf 226 Euro. Eine 30-Tage-Testversion (17 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit. (tok)