So filtern Sie leere Adressfelder aus Serienbriefen aus

Ohne Adresse geht bei Briefen gar nichts. Ärgerlich, wenn erst beim Serienbrief-Druck auffällt, dass Adressdaten fehlen. So verhindern Sie das.

Kontakte werden oft unvollständig gespeichert. Mit dem einen telefoniert man nur, den anderen erreicht man per Mail, nicht jedem schickt man Briefe. Mit so einer unvollständigen Adressdatei kann man lange problemlos arbeiten. Bis irgendwann ein Serienbrief per Post verschickt werden soll. Dann quellen auf einmal hunderte von Seiten ohne Adresse aus dem Drucker, Zeit und Papier wird verschwendet - ärgerlich.
Mit OpenOffice können Sie das verhindern. Wenn Sie den Seriendruck gestartet haben, legen Sie dazu einen Filter an. Ein Filter ist eine Datenbank-Funktion, die gezielt Datensätze aus einer Tabelle auswählt. Für einen Serienbrief brauchen Sie Adressen, die eine Postadresse haben.
In der Symbolleiste des Seriendruck-Fensters sehen Sie drei Trichter-Symbole. Mit dem rechten Trichter legen Sie einen so genannten "Standardfilter" an. In diesem Filter können Sie bis zu drei Kriterien angeben, die ein Adressdatensatz erfüllen muss, damit er in den Drucker darf. Unter "Feldname" wählen Sie aus, um welches Feld es sich handelt. Es kann sein, dass Sie erst in Ihrer Datenbank nachschauen müssen, wie das Adressfeld wirklich heißt. In meinem Adressbuch ist zum Beispiel das Feld "Adresse" so gut wie immer leer, denn die Straßen und Hausnummern, auf die es ankommt, sind unter "Geschäftsadresse" eingetragen.
Als Bedingung wählen Sie stets "nicht leer", was mit anderen Worten heißt, dass da was drin steht, in dem Feld. Die Adressen für meine Mailings filtere ich nach diesen Kriterien:

• Geschäftsadresse nicht leer
• UND PLZ (gesch.) nicht leer
• UND Stadt (gesch.) nicht leer.

So ist sichergestellt, dass Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Stadt immer vorhanden sind.
Es ist übrigens meist eine gute Idee, den Serienbrief vor dem Ausdruck noch einmal zu kontrollieren. Dazu kreuzen Sie im Seriendruck-Fenster an, dass der Brief statt an den Drucker in eine Datei ausgegeben werden soll. Sie können eine einzelne Datei mit allen Briefen speichern oder jeden Brief in einem einzelnen Dokument speichern. Den Dateinamen kann OpenOffice in dem Fall aus einem Datenbankfeld erzeugen.