Vorlagen und Ablage ganz einfach

04. Mai 2017

Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Wenn Sie die Funktionen Ihres Betriebssystems richtig nutzen, brauchen Sie kein kompliziertes System für Dokumentenvorlagen und Ablage.

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Das einfachste System für Vorlagen und Ablage funktioniert mit jedem Programm und mit jedem Betriebssystem. Egal, ob Sie Windows, Linux, AbiWord, Microsoft-, Libre-, Open- oder sonst irgendein Office benutzen, so geht es immer.

Nehmen Sie einfach irgendeinen Brief und speichern Sie ihn unter dem Namen „Briefvorlage“. Oft wird empfohlen, vorher alle Inhalte zu löschen und nur Kopf und Fuß des Dokuments stehen zu lassen. Aber ich lasse einfach alles drin. So kann ich mich beim nächsten Mal an den vorhandenen Abständen und Formatierungen orientieren.

Ihre Vorlage versehen Sie dann mit einem Schreibschutz, damit Sie sie nicht versehentlich ändern. Unter Windows klicken Sie die Datei dazu mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü die Option „Eigenschaften“. Im Eigenschaften-Dialog kreuzen Sie unter „Allgemein“ an, dass die Datei „Schreibgeschützt“ sein soll. Wenn Sie Ubuntu benutzen, geht das fast genauso, nur dass der Eigenschaften-Dialog einen eigenen Karteireiter „Zugriffsrechte“ hat. Hier stellen Sie für sich selbst „Nur lesen“ ein.

Wenn Sie die Datei später wieder aufrufen, speichern Sie sie unter einem neuen Namen. In LibreOffice müssen Sie das tun, um die Datei überhaupt bearbeiten zu können. Andere Programme weisen Sie erst beim Speichern auf den Schreibschutz hin. Denken Sie immer daran, alle wichtigen Rahmendaten anzupassen: Datum, Namen, Adresse und Betreff.

Zu jedem Brief, den Sie verschicken, speichern Sie ebenfalls eine Datei mit Schreibschutz. Für Ihre Ablage legen Sie Ordner an: für allgemeine Briefe einen Ordner "Korrespondenz", für Ihre wichtigsten Themen weitere Ordner mit sprechenden Namen. Fertig ist die perfekte digitale Ablage.