Aufgaben delegieren

So gehen Sie beim Delegieren von Aufgaben mit Hilfe von Outlook vor.

So gehen Sie beim Delegieren von Aufgaben mit Hilfe von Outlook vor.

Wenn Sie für ein Team oder ein Projekt verantwortlich sind, können Sie mithilfe der Aufgabenanfragen von Outlook einzelne Aufgaben an andere delegieren und sich automatisch informieren lassen, wenn die Aufgaben erledigt wurden.

Zum Delegieren einer Aufgabe gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl „Neue Aufgabenanfrage“ entweder aus dem Kontextmenü im Aufgabenplaner auf oder über den Pfeil rechts neben dem Button „Neu“. Schneller geht es mit dem Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+Z.

2. Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen.

3. Tragen Sie die Fälligkeit, das Anfangsdatum und die Priorität ein.

4. Im großen Feld tippen Sie eine kurze Beschreibung bzw. Anweisung ein.

5. Wenn Sie Kategorien nutzen, um die Aufgaben im Griff zu behalten, weisen Sie der Aufgabe über den Button „Kategorien“ (bzw. „Kategorisieren“ in Outlook 2007) die passenden zu.

6. Schalten Sie die Option „Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern“ ein. Wenn die Aufgabe nicht in der Aufgabenliste erscheint, kann es schon einmal passieren, dass man sie vergisst.

7. Stellen Sie auch sicher, dass die Option „Statusbericht an mich senden“ eingeschaltet ist, damit Sie benachrichtigt werden, wenn die Aufgabe erledigt wurde.

8. Klicken Sie auf „Senden“.

In Ihrer Aufgabenliste erkennen Sie delegierte Aufgaben daran, dass das Checkbox-Icon zusätzlich eine stilisierte Hand aufweist.

Damit Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald die delegierte Aufgabe abgearbeitet wurde, muss der Empfänger den Abschluss der Aufgabe dokumentieren, indem er sie als „erledigt“ kennzeichnet. Außerdem muss in seinem Outlook auf dem Dialog „Extras, Optionen, Einstellungen“ die Option „Bei Erledigung zugeordneter Aufgaben Statusbericht senden“ eingeschaltet sein.