Automatische Archivierung einschalten

09. Januar 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So schalten Sie die Autoarchivierung ein und bestimmen, was mit den archivierten Daten passieren soll.

Autoarchivierung einschalten

So schalten Sie die Autoarchivierung ein und bestimmen, was mit den archivierten Daten passieren soll.

Die Autoarchivierungsfunktion in Outlook sorgt dafür, dass ältere Daten (E-Mails, Termine, Aufgaben, Notizen, Journaleinträge jedoch nicht die Kontakte) regelmäßig in eine separate Archivdatei verschoben werden. Auf diese Weise wird Outlook von alten, nicht mehr aktuellen Daten entlastet. Dafür sind die archivierten Mails, Termine, etc. nicht mehr im Posteingang, im Kalender bzw. den übrigen Outlook-Modulen mehr zu sehen (mit der Erweiterten Suche können Sie allerdings auch die Archivdatei durchsuchen).

Die Autoarchivierung ist standardmäßig eingeschaltet. Falls Sie in Ihrem Outlook abgeschaltet ist, reaktivieren Sie sie wie folgt:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ und öffnen Sie die Registerkarte „Weitere“.

2. Klicken Sie hier auf „AutoArchivierung“.

3. Schalten Sie die Option „AutoArchivierung alle __ Tage“ ein und geben Sie an, in welchem Intervall die Archivierung durchgeführt werden soll.

4. Bestimmen Sie dann, was bei der Archivierung passieren soll. Sinnvoll ist es, alte Elemente in die Archivdatei verschieben zu lassen und nicht endgültig zu löschen.

5. Geben Sie außerdem an, wie alt die Daten werden sollen, bevor sie archiviert werden.

6. Außerdem sollten Sie den Archivordner in der Ordnerliste anzeigen lassen – so können Sie direkt in Outlook die archivierten Elemente durchsehen.

7. Sobald Sie fertig sind, schließen Sie die Dialoge.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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