Die 10 besten Tipps für die Besprechungsplanung

Diese 10 Tipps helfen Ihnen, Besprechungen ergebnisorientiert zu planen.

Wenn Sie eine Besprechung (oder neudeutsch ein Meeting) einberufen, helfen Ihnen die folgenden Grundregeln dabei, die Besprechungen ergebnisorientiert und effektiv zu planen und durchzuführen:

1. Überlegen Sie zuallererst, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.
2. Laden Sie nur die Personen ein, deren Anwesenheit unbedingt erforderlich ist.
3. Bereiten Sie die Besprechung gründlich vor. Formulieren Sie dazu für sich schriftlich, welche Ergebnisse Sie erreichen wollen.
4. Informieren Sie alle Teilnehmer bei der Einladung über die Ziele der Besprechung. Falls notwendig, lassen Sie allen Teilnehmern vorher die notwendigen Informationen zukommen.
5. Stellen Sie eine Liste der zu besprechenden Themen (Topics) zusammen. Gliedern Sie die Liste thematisch und nach Priorität und stellen Sie so die Agenda für die Besprechung zusammen. Achten Sie während des Treffens darauf, dass die Besprechung auch anhand dieses roten Fadens abläuft und nicht zwischen den verschiedenen Themen hin- und hergesprungen wird.
6. Schätzen Sie anhand der Agenda ab, wie lange die Besprechung dauern wird und dauern darf. Legen Sie die Dauer der Besprechung entsprechend fest. Und beenden Sie die Besprechung, zum geplanten Zeitpunkt. Falls es zwingende Gründe gibt, die Besprechung noch weiter zu führen, tun Sie das – aber legen Sie auch für die Fortsetzung einen Zeitrahmen fest.
7. Beginnen Sie pünktlich. Warten Sie nicht auf die zu spät Kommenden. Sonst „lernen“ die Pünktlichen, dass Sie ohnehin auf die Unhöflichen warten und dass Sie ihr pünktliches Erscheinen nicht wertschätzen.
8. Hören Sie auch pünktlich auf. Notfalls verschieben Sie ein noch nicht besprochenes Thema auf die nächste Besprechung. Möglicherwiese lässt sich das Thema auch in einer kleineren Runde besprechen.
9. Wenn Sie die Moderation der Besprechung übernehmen: Sorgen Sie für einen zügigen und ergebnisorientierten Ablauf. Führen Sie durch die Agenda und achten Sie darauf, dass die Teilnehmer beim Thema bleiben. Greifen Sie ein, falls sich die Diskussion im Kreis dreht – und natürlich auch wenn es persönliche Angriffe gibt. Fassen Sie, sobald ein Thema besprochen ist, die Ergebnisse kurz zusammen. Falls nötig, machen Sie konkrete Vorschläge, wenn die Diskussion stecken bleibt.
10. Fassen Sie am Ende der Besprechung die Ergebnisse zusammen und lassen Sie diese schriftlich im Protokoll festhalten. Dazu gehört auch, dass alle Arbeitsaufträge (noch einmal) klar ausgesprochen werden, so dass am Ende der Besprechung jeder weiß: Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Wann muss sie erledigt sein?