Die erweiterte Suchfunktion

09. August 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der erweiterten Suche.

Erweiterte Suche

So nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten der erweiterten Suche.

Neben der „normalen“ Suchfunktion („Extras, Suchen, Suchen“ oder STRG+E) bringt Outlook noch die erweiterte Suche mit, mit der Sie genauer eingrenzen können, welche Suchergebnisse angezeigt werden. So erlaubt die erweiterte Suche zum Beispiel das Filtern nach dem Zeitraum, in dem Sie die gesuchte Mail empfangen haben.

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Suchen, Erweiterte Suche“ auf, oder drücken Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+F.

2. Oberhalb der Reiter wählen Sie aus, nach welchen Outlook-Elementen gesucht werden soll (z.B. nach Nachrichten) und in welchem Ordner (das bestimmen Sie über „Durchsuchen“).

3. Auf dem Register „Nachrichten“ geben Sie an, nach welchen Begriffe im Betreff und/oder im Nachrichtentext gesucht werden soll. Außerdem filtern Sie hier nach Absender, Empfänger und dem Zeitraum. Die einzelnen Felder haben folgende Bedeutung:

  • „Suchen nach“ (auf dem Register „Nachrichten“): Hier geben Sie den Suchbegriff bzw. mehrere Begriffe getrennt durch Kommas ein; falls Sie mehrere Begriffe eintragen, zeigt Outlook alle Nachrichten an, die einen dieser Begriffe enthalten (es ist also die Suche mit dem Operator ODER).

  • „In“: Hier bestimmen Sie bei der Suche nach Mails, ob nur das Betreff-Feld, der Betreff und der Nachrichtentext bzw. weitere Mail-Elemente durchsucht werden sollen.

  • „Von“: Damit können Sie die Suche auf Mails von einem bestimmten Absender beschränken; dazu wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus.

  • „Gesendet an“: Umgekehrt können Sie die Suche auch nach einem bestimmten Empfänger begrenzen.

  • „In denen ich...“: Hier können Sie angeben, ob nur in Mails gesucht werden soll, bei denen Sie der einzige Empfänger im „An“-Feld sind oder die Sie zusammen mit anderen erhalten haben (Ihr Name steht im „An“- bzw. im „CC“-Feld)

  • „Zeit“: Hier können Sie angeben, dass nur nach Mails gesucht werden soll, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums bzw. vor einem bestimmten Zeitpunkt erhalten bzw. gesendet haben.

4. Auf dem Register „Weitere Optionen“ können Sie u.a. nach Mails mit bzw. ohne Dateianhang oder auch nach der Größe der Mail filtern:

  • „Kategorien“: Hier können Sie gezielt nur nach Mails suchen, denen Sie bestimmte Kategorien zugewiesen haben.

  • „Nur solche Elemente“: Hier bestimmen Sie, ob gelesene oder nur ungelesene Mails berücksichtigt werden sollen.

  • „Nur Elemente mit“: Hier filtern Sie nach Mails, die Anhänge haben bzw. keine.

  • „Mit Wichtigkeit“: Damit lassen Sie nur Mails zeigen, denen Sie eine bestimmte Dringlichkeitsstufe zugewiesen haben.

  • „Nur solche Elemente“: Hier filtern Sie nach Mails, die Sie mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet haben.

  • „Groß-/Kleinschreibung beachten“: Hier geben Sie an, ob der Suchbegriff in genau der Groß- und Kleinschreibung gesucht werden soll, die Sie eingegeben haben.

  • „Größe“: Damit bestimmen Sie ob die Größe der Mail berücksichtigt werden soll. So können Sie nach besonders umfangreichen Mails suchen lassen.

5. Auf dem Register „Erweitert“ können Sie die Suchkriterien fast nach Belieben festlegen. Allerdings steht dabei nur der logische Operator ODER zur Auswahl. Outlook findet also alle Mails, die einem der eingegebenen Kriterien entsprechen. Wenn Sie nur Mails finden wollen, die alle eingegebenen Kriterien erfüllen, benötigen Sie den Operator UND – wie Sie den in Outlook verfügbar machen, beschreibt dieser Tipp.

6. Sobald Sie alle Kriterien eingegeben haben, klicken Sie auf „Suche starten“.

Noch ein Hinweis: Das Register „Abfrage-Generator“ aus den Bildschirmabbildungen hier ist in Ihrem Outlook wahrscheinlich – noch – nicht zu sehen. Sie erhalten es, wenn Sie den in Schritt 5 erwähnten Tipp befolgen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"