Die wichtigsten E-Mail-Empfänger in einem Menü

Mit nur zwei Mausklicks eine E-Mail-Adresse auswählen, ein neues Nachrichtenfenster öffnen und die Adresse gleich in das An-Feld einfügen.

Wahrscheinlich geht es Ihnen wie vielen Outlook-Nutzern: Sie senden die allermeisten E-Mails an einige wenige Empfänger. Oft sind es nicht mehr zehn Personen, an die mehr als die Hälfte Ihrer E-Mail-Korrespondenz geht. Um das Schreiben dieser E-Mails zu vereinfachen, empfiehlt es sich, die Namen der wichtigsten Empfänger in ein eigenes Menü einzutragen. Über dieses Menü können Sie mit zwei Mausklicks eine der E-Mail-Adressen auswählen, ein neues Nachrichtenfenster öffnen und die Adresse gleich in das An-Feld einfügen.

Menü für E-Mail-Adressen anlegen

Dazu legen Sie zunächst einmal ein neues Menü in Outlook an:

1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> ANPASSEN auf und öffnen Sie das Register BEFEHLE.
2. Blättern Sie im Feld KATEGORIEN nach unten, bis NEUES MENÜ erscheint. Klicken Sie auf diesen Eintrag.
3. Im rechten Feld unter Befehle erscheint nun NEUES MENÜ. Ziehen Sie diesen Eintrag mit der linken Maustaste in die Menüzeile, beispielsweise hinter AKTIONEN (oder hinter ein vielleicht bereits eingerichtetes Menü DOKUMENTE). Alternativ können Sie es auch in eine der Symbolleisten ziehen.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen neuen Eintrag und geben Sie neben NAME den gewünschten Menünamen ein. Wenn Sie in der Lage sein wollen, das Menü über die Tastatur zu öffnen, beispielsweise über das Kürzel A+M, geben Sie vor den gewünschten Buchstaben ein & ein – beispielsweise E-&Mail an.

Adressen ins Menü eintragen

Nun fügen Sie die E-Mail-Adressen in das Menü ein:

1. Falls Sie den Dialog ANPASSEN bereits wieder geschlossen haben, öffnen Sie ihn erneut mit EXTRAS >> ANPASSEN und öffnen das Register BEFEHLE.
2. Wählen Sie jetzt unter KATEGORIEN den Eintrag DATEI aus.
3. Im Feld BEFEHLE klicken Sie auf E-MAIL-NACHRICHT.
4. Ziehen Sie E-MAIL-NACHRICHT nun auf das neue Menü E-MAIL AN. Warten Sie kurz, bis sich dieses Menü öffnet - es ist nur ein knapp 1 cm breites, leeres Feld zu sehen. Ziehen Sie E-MAIL-NACHRICHT nun in dieses Untermenü und lassen Sie die Maustaste los.
5. Öffnen Sie das Menü E-MAIL AN und klicken Sie den Eintrag E-MAIL-NACHRICHT mit der rechten Maustaste an.
6. Geben Sie den Namen des E-Mail-Empfängers ein und lassen Sie das Menü weiterhin geöffnet.
7. Klicken Sie im Menü auf den Befehl HYPERLINK ZUWEI¬SEN und dann auf ÖFFNEN.
8. Im Dialog, der nun erscheint, klicken Sie links unten auf E-MAIL-ADRESSE.
9. Tragen Sie nun im Feld E-MAIL-ADRESSE die korrekte Adresse ein (den Zusatz MAILTO: fügt Outlook automatisch ein).
10. Schließen Sie den Dialog mit OK.
11. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 10 für alle E-Mail- Adressen, die in dem neuen Menü erscheinen sollen. Erfahrungsgemäß sollten es nicht mehr als zehn Adressen sein, sonst wird es unübersichtlich und Sie müssen später unnötig lang im Menü nach der gewünschten Adresse suchen.
12. Ordnen Sie die Adressen im Menü E-MAIL AN nun so, dass Sie sich hier schnell zurechtfinden: Entweder ordnen Sie die am häufigsten benötigten Adressen ganz oben im Menü an oder Sie sortieren die Adressen alphabetisch. Dazu ziehen Sie die Adressen einfach mit der Maus an die gewünschte Position im Menü.
13. Sobald Sie fertig sind, schließen Sie den ANPASSEN-Dialog.

Ribbons minimieren

Nutzen Sie ein Netbook oder möchten einfach mehr Bildschirmfläche für Ihren Text haben und Sie haben Office 2007 installiert. Die Ribbons nehmen auf dem Bildschirm sehr viel Platz weg. Aber es gibt eine Möglichkeit diese auszublenden. Sie können die Multifunktionsleiste (also die Ribbons) auch minimieren. Dann erscheint anstelle der großen Buttons einfach nur die Menüzeile im Fenster.

Zum Minimieren klicken Sie am oberen Rand des Fensters auf den Button SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN – das ist der 6. Button rechts neben dem Disketten-Icon (siehe den Pfeil im Bild) und schalten die Option MULTIFUNKTIONSLEISTE MINIMIEREN ein.

Sobald Sie dann auf eines der Menüs klicken, blendet Outlook die Multifunktionsleiste ein, sodass Sie auf einen der Buttons darin klicken können. Im Anschluss wird die Multifunktionsleiste automatisch wieder minimiert.