E-Mails automatisch färben, die älter als x Tage sind

12. Februar 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sie würden gern auf einen Blick erkennen können, welche E-Mails schon älteren Datums sind? Zum Beispiel möchten Sie sehen, welche Nachrichten vor 30 und mehr Tagen eingegangen sind? So lassen Sie sie mithilfe von bedingten Formatierungen farblich hervorheben.

Wenn Sie im Posteingang bzw. in einem Ordner nach der Spalte Erhalten sortieren lassen, werden die E-Mails chronologisch nach dem Eingangsdatum sortiert. Die ältesten E-Mails stehen also am Ende bzw. am Anfang der Liste. Wenn Sie jedoch nach einer anderen Spalte sortieren lassen, können Sie die bedingte Formatierung nutzen, um E-Mails, die älter als x Tage sind, automatisch besonders formatieren zu lassen.

Automatische Formatierung einrichten

Dazu gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie den Ordner im Posteingang, für den Sie die Formatierung definieren wollen.
  2. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl An­sicht → Aktuelle Ansicht → Aktuelle Ansicht anpas­sen auf (in Outlook 2003 Ansicht → Anordnen nach → Aktuelle Ansicht → Aktuelle Ansicht anpassen). In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register Ansicht auf den Button Ansichtseinstellungen (in der Gruppe Aktu­elle Ansicht).
  3. In Outlook bis Version 2007 klicken Sie auf den Button Autom. Formatierung. In Outlook 2010 klicken Sie auf Bedingte Formatierung.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Ins Feld Name geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.
  6. Um die Farbe auszuwählen, klicken Sie auf den Button Schriftart.
  7. Unter Farbe wählen Sie die Farbe aus, mit der der Absender, der Betreff und die übrigen Angaben im Posteingang formatiert werden sollen. Bei hellen Farben kann es sinnvoll sein, zusätzlich einen fetten Schriftschnitt zu nehmen. Schließen Sie den Dialog mit OK.
  8. Dann klicken Sie auf den Button Bedingung.
  9. Im Dialog, der sich nun öffnet, wechseln Sie auf das Register Erweitert.
  10. Klicken Sie auf Feld, wählen Sie Häufig verwendete Felder und dann Erhalten aus.
  11. Unter Bedingung wählen Sie am oder vor aus.
  12. Ins Feld Wert geben Sie vor 30 Tagen ein.
  13. Schließen Sie alle Dialoge.

Tipp: Mehrere Farben 

Angenommen, Sie wollen die E-Mails, die älter als 60 Tage sind, in Grau, und die E-Mails, die zwischen 30 und 59 Tagen alt sind, in Grün formatieren. Dann legen Sie wie beschrieben je eine Bedingung für „älter als 60“ und eine für „zwischen 30 und 59“ an. im Dialog Automatische Bedingung bzw. Bedingte Formatierung ordnen Sie dann „älter als 60“ vor „zwischen 30 und 59“ an.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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