E-Mails sofort bearbeiten

Gehen Sie Ihre E-Mails durch und arbeiten Sie alles, was Sie in 3 – 5 Minuten erledigen können, sofort ab (Direkt-Methode).

Beschäftigen Sie sich mit jeder E-Mail nach Möglichkeit nur einmal. Sobald Sie die E-Mail gelesen haben, entscheiden Sie sich:

• sofort bearbeiten oder später;

• sofort löschen;

• sofort archivieren.

Falls die Bearbeitung der E-Mail nicht mehr als 3 bis 5 Minuten beansprucht, tun Sie es sofort (das ist die so genannte „Direkt-Methode“). Bearbeiten heißt: E-Mail beantworten, telefonieren oder etwas anderes tun, was mit der E-Mail zusammenhängt. Das kann auch bedeuten: Sofort nach dem Lesen löschen; einen Termin/eine Aufgabe notieren und dann die E-Mail löschen; E-Mail in einen Ordner verschieben, wenn Sie sie archivieren wollen.

Falls die Bearbeitung mehr Zeit erfordert, lassen Sie sie entweder im Posteingang oder verschieben sie in einen Ordner, in dem Sie sie finden, wenn Sie sie bearbeiten wollen. Das kann ein projektbezogener Ordner sein oder auch ein Ordner „Bearbeiten“ oder „Todo“ (oder wie Sie diesen Ordner auch nennen).

Alternativ können Sie auch auf „Antworten“ klicken und die leere Antwort im Entwurfsordner speichern.

Oder Sie notieren sich eine Aufgabe oder Sie wandeln die E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um oder nutzen die Nachverfolgungsfunktion, um die E-Mail auf Wiedervorlage zu legen (die Vorgehensweise ist dabei unterschiedlich in Outlook 2003 und Outlook 2007).