Eine Signatur anlegen

05. September 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So richten Sie eine Signatur ein, die ans Ende jeder Mail gehängt werden soll.

Signaturen nutzen

So richten Sie eine Signatur ein, die ans Ende jeder Mail gehängt werden soll.

Gerade in geschäftlichen Mails gehört es zum guten Ton, die kompletten Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Fax, Mail-Adresse) am Ende jeder Mail anzugeben (für Firmen besteht in Deutschland inzwischen sogar die Pflicht, eine Reihe von Angaben bei jeder geschäftlichen Korrespondenz, also auch bei Mails, zu machen). Damit Sie diese Informationen nicht jedes Mal neu eintippen müssen, können Sie in Outlook eine Signatur definieren, die automatisch ans Ende jeder Mail gehängt wird.

Die Signatur können Sie auch dazu nutzen, rechtliche Hinweise (Disclaimer) automatisch in jede Mail einzufügen.

Eine Signatur richten Sie in Outlook wie folgt ein:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ auf.

2. Öffnen Sie das Register „E-Mail-Format“, und klicken Sie auf „Signaturen“ und dann auf „Neu“.

3. Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein. Behalten Sie die Option „Die Signatur ohne Vorlage erstellen“ bei (diese Option gibt es in Outlook 2007 nicht mehr), und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Geben Sie den Text für die Signatur ein, und formatieren Sie ihn.

Beachten Sie aber, dass der Empfänger die Formatierungen nur zu sehen bekommt, wenn er als Mail-Format HTML bzw. RTF eingestellt hat; bei Mails im Nur-Text-Format ist Fettdruck oder Ähnliches natürlich nicht zu sehen.

5. Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Begutachten Sie Ihre Signatur, und ändern Sie sie, falls erforderlich, über „Bearbeiten“.

6. Sobald Sie fertig sind, schließen Sie den Dialog mit „OK“.

7. Wählen Sie auf dem Register „E-Mail-Format“ nun unter „Signaturen“ aus, für welches Mail-Konto die neue Signatur verwendet werden soll. Outlook setzt die Signatur dann automatisch am Ende jeder neuen Mail bzw. jeder Antwort und Weiterleitung ein, die Sie über dieses Konto versenden.

8. Schließen Sie den Dialog.

Da Outlook die Signatur in das Nachrichtenfeld kopiert, können Sie sie vor dem Absenden der Mail noch verändern – beispielsweise bei einem wichtigen Kunden noch Ihre direkte Telefondurchwahl einfügen, während die normale Signatur die Nummer der Telefonzentrale enthält.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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