Eingehende Mails automatisch in Ordner einsortieren

16. August 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So lassen Sie eingehende Mails von bestimmten Absendern oder mit einem bestimmten Betreff automatisch in Ordner einsortieren.

Mails automatisch in Ordner verschieben

So lassen Sie eingehende Mails von bestimmten Absendern oder mit einem bestimmten Betreff automatisch in Ordner einsortieren.

Der Regel-Assistent von Outlook ist zwar recht praktisch, wenn Sie aber eingehende Mails automatisiert in bestimmte Ordner einsortieren lassen wollen, gibt es eine einfachere Methode, eine entsprechende Regel zu definieren.

Angenommen, Sie haben einen Mail-Newsletter abonniert, beispielsweise den Outlook-optimal, und wollen die einzelnen Ausgaben in einem eigenen Ordner speichern. Damit das automatisiert passiert, gehen Sie so vor:

1. Verschieben Sie eine dieser Mails in den gewünschten Ordner.

2. Öffnen Sie dann den Ordner, und klicken Sie die Mail mit der rechten Maustaste an. Rufen Sie den Befehl „Regel erstellen“ auf. Alternativ können Sie auch die Mail öffnen und den Befehl „Aktionen, Regel erstellen“ aufrufen.

3. Aktivieren Sie die gewünschten Bedingungen, im Beispiel also den Absender. Alternativ oder zusätzlich können Sie auch das Feld „Betreff enthält“ aktivieren und hier einen Suchbegriff eingeben (die laufende Nummer bei einem Newsletter löschen Sie natürlich).

4. Schalten Sie dann die Option „In Ordner verschieben“ ein, und wählen Sie den Ordner aus.

5. Falls Sie zusätzlich noch ein akustisches Signal ausgeben und/oder eine Benachrichtigung anzeigen lassen wollen, schalten Sie die entsprechenden Optionen im Dialog aus.

6. Falls Sie noch weitere Bedingungen definieren wollen, klicken Sie auf „Erweiterte Optionen“ und folgen dem Assistenten. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie von der Absenderadresse manchmal auch Mails bekommen, die nicht an alle Abonnenten des Newsletters gehen. Damit solche nur an Sie gerichteten Mails nicht in den gewählten Ordner verschoben werden, schalten Sie auf dem Dialog „Möchten Sie Ausnahmen festlegen“ die Option „außer wenn sie nur an mich gesendet wurde“ ein.

7. Sobald Sie alle Bedingungen eingetragen haben, schließen Sie den Dialog mit „Fertig stellen“ (bzw. „OK“, wenn Sie in Schritt 6 nicht auf „Erweiterte Optionen“ geklickt haben).

8. Wenn im Anschluss gleich alle bereits vorhandenen Mails, die den eingegebenen Kriterien entsprechen, in den Ordner verschoben werden sollen, schalten Sie im Dialog, der nun erscheint, die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden“ an und klicken auf „OK“.

Noch ein Tipp:

Legen Sie eine Regel zum automatischen Verschieben in einem Ordner nur für solche Mails an, die Sie nicht sofort lesen müssen. Sonst müssen Sie ständig in den verschiedenen Ordnern wechseln, um eingegangene Nachrichten zu lesen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"