Immer wieder Mails mit gleichem Inhalt versenden

21. November 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So nutzen Sie die Outlook-Vorlagen, um schnell Mails mit dem gleichen oder ähnlichen Inhalt zu schreiben.

Vorlagen für Mails

So nutzen Sie die Outlook-Vorlagen, um schnell Mails mit dem gleichen oder ähnlichen Inhalt zu schreiben.

Ob Sie nun in der Support-Abteilung, im Kundendienst, im Personalbüro, der Buchhaltung oder sonst einer Abteilung arbeiten: Sie müssen sicherlich immer wieder Mails mit dem gleichen Inhalt und vielleicht auch den gleichen Anhängen schreiben. Ob das Antworten auf Kundenanfragen, Bewerbungsabsagen, regelmäßige Reports (mit jeweils neuen Anhängen) oder auch Besprechungseinladungen sind.

Für solche Fälle bietet Outlook, Mails (oder auch andere Elemente) als Vorlagen zu speichern und jederzeit wieder abzurufen. Falls nötig können Sie dann noch Ergänzungen in die Mails schreiben, Dateien anhängen oder Ähnliches.

Zum Definieren einer Vorlage für Mails gehen Sie so vor:

1. Schreiben und formatieren Sie die Mail. Falls sinnvoll, hängen Sie die benötigten Dateien an. Bei vielen Mail-Vorlagen kann es auch praktisch sein, gleich die Mail-Empfänger einzutragen.

2. Sobald Sie die Mail soweit fertig haben, rufen Sie den Befehl „Datei, Speichern unter“ auf.

3. Im Feld „Dateityp“ wählen Sie „Outlook-Vorlage (*oft)“ aus.

4. Geben Sie einen sprechenden Dateinamen ein, und klicken Sie auf „Speichern“.

5. Die geöffnete Mail können Sie nun versenden oder aber schließen.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie Word als Mail-Editor eingerichtet haben, steht in Schritt 3 das Format OFT (Outlook-Vorlage) nicht zur Auswahl. Wie Sie trotz Word die Vorlagenfunktion von Outlook nutzen können, lesen Sie in diesem Tipp.

Sobald Sie eine neue Mail auf der Basis der Vorlage verfassen wollen, gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Befehl „Datei, Neu“ und dann „Formular auswählen“ auf.

2. Im Feld „Suchen in“ wählen Sie „Vorlagen im Dateisystem“ aus.

3. Nun sind die von Ihnen angelegten Vorlagen zu sehen. Wählen Sie die gewünschte aus, und öffnen Sie sie.

4. Fügen Sie nun die noch fehlenden Informationen ein (etwa den Empfänger, einen Anhang oder eine Formulierung), und senden Sie die Mail dann ab.

Auf die beschriebene Weise können Sie zwar auf Ihre Vorlagen zugreifen - komfortabel ist die Vorgehensweise allerdings nicht. Wie Sie viel schneller und bequemer an Ihre Vorlagen kommen, beschreiben die folgenden drei Tipps:

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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