Mails mit mehreren PCs herunterladen

31. Januar 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So stellen Sie Ihr Outlook so ein, dass Kopien der Mails auf dem Server bleiben, nachdem Sie sie heruntergeladen haben.

Mails auf dem Server belassen

So stellen Sie Ihr Outlook so ein, dass Kopien der Mails auf dem Server bleiben, nachdem Sie sie heruntergeladen haben.

Frage: Ich habe zwei PCs: einen im Büro, einen zu Hause. Auf beiden läuft Outlook 2003, ich will mit beiden auf mein Mail-Konto zugreifen und von dort Mails holen. Allerdings erhalte ich zu Hause die Mails, die ich im Büro schon heruntergeladen habe, nicht mehr und umgekehrt. Was mache ich falsch?

Antwort: Das Problem liegt daran, dass Sie POP3 als Mail-Protokoll verwenden und Ihr Outlook beim Herunterladen der Mails diese auf dem Mail-Server löscht. Sie können Ihr Outlook aber so einstellen, dass es Kopien der Mails erst einmal auf dem Server lässt (und dann nach einer bestimmten Zeit löscht). Dazu gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie im Outlook auf Ihrem Büro-PC den Befehl „Extras, E-Mail-Konten“ auf.

2. Geben Sie an, dass Sie „Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten“ wollen, und klicken Sie auf „Weiter“.

3. Wählen Sie das erste Ihrer Mail-Konten aus und klicken Sie auf „Ändern“.

4. Klicken Sie auf „Weitere Einstellungen“.

5. Auf dem Register „Erweitert“ schalten Sie die Option „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ ein.

6. Damit das Postfach auf dem Mail-Server nicht überquillt, ist es sinnvoll, zusätzlich die Option einzuschalten „Vom Server nach ... Tagen entfernen“ und einen passenden Zeitraum einzugeben.

Falls gelesene Mails auf dem Server ohnehin nach einer bestimmten Anzahl Tage aus dem Postfach entfernt werden, können Sie die Option hier auch ausgeschaltet lassen. GMX beispielsweise löscht bei kostenlosen Konten Mails aus dem Posteingang (nicht aus den darin von Ihnen angelegten Ordnern) nach 30 Tagen.

7. Schließen Sie den Dialog und klicken Sie auf „Weiter“, um wieder im Dialog aus Schritt 3 zu landen.

8. Wiederholen Sie Schritt 3 bis 7 für alle übrigen Ihrer Mail-Konten, die Sie mit mehreren PCs abrufen.

9. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf „Fertig stellen“.

10. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 auf dem PC zu Hause.

Die Vorgehensweise funktioniert auch, wenn Sie auf dem einen PC Outlook einsetzen und auf dem zweiten Outlook Express oder Windows Mail.

Alternativ können Sie auch ein Tool verwenden, das zwei Outlook-Installationen synchronisiert. In der Rubrik „Outlook Macros und Add-Ins“ auf www.outlook-optimal.de sind einige empfehlenswerte Synchronisierwerkzeuge beschrieben.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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