OLXMail: Serien-E-Mails mit Komfort

OLXMail ist eine empfehlenswerte Erweiterung für jeden Outlook-Nutzer, der öfter oder hin und wieder Serien-Mailings verschickt.

OLXMail ist eine empfehlenswerte Erweiterung für jeden Outlook-Nutzer, der öfter oder hin und wieder Serien-Mailings verschickt.

Serien-E-Mails mit Outlook oder Word zu erzeugen ist – mal freundlich formuliert – unnötig kompliziert. Wer schon einmal versucht hat, sich durch die Schritte der Assistenten zu hangeln, weiß, was ich meine. Hinzu kommt, dass es immer noch nicht möglich ist, Dateianhänge mit den Mailings zu versenden. Abhilfe will da das deutschsprachige Add-In OLXMail schaffen.

Die Firma Gangl Dienstleistungen bietet mit dem deutschsprachigen OLXMail ein Add-In für Outlook, über das man Serien-E-Mails sehr übersichtlich in einem Dialog mit mehreren Registern gestaltet und versendet. Mit Hilfe von Platzhaltern lassen sich dabei individualisierte E-Mails erzeugen.

Zunächst einmal erstellen und formatieren Sie im integrierten HTML-Editor eine E-Mail-Vorlage im HTML- oder Nur-Text-Format. Über ein Menü fügen Sie Platzhalter beispielsweise für die Anrede oder für beliebige Felder aus den Kontaktdaten ein. Diese Platzhalter werden beim Versand – wie beim Serienbriefdruck in Word – durch die entsprechenden Daten aus dem jeweiligen Kontakt ersetzt. Die Vorlagen lassen sich speichern und bei Bedarf für spätere Mailings wieder heranziehen.

Über das Register „Anhänge“ rechts neben dem Vorschaufenster hängen Sie auf Wunsch beliebig viele Dateien an jede E-Mail an. Allerdings ist es nicht möglich, für jeden Empfänger einen individuellen Dateianhang zu definieren.

Auf dem Register „Aktionen“ bestimmen Sie, ob der Versand der E-Mails mitprotokolliert werden soll. So können Sie für jeden angeschriebenen Kontakt einen Eintrag im Journal und/oder im Bemerkungsfeld einfügen lassen.

Über das „Optionen“-Register definieren Sie die Wichtigkeit und Priorität der E-Mails und fordern – falls notwendig – eine Empfangs- und/oder Lesebestätigung an. Und auf dem Register Filter können Sie einzelne Kontakte in Abhängigkeit von den vergebenen Kategorien vom Empfang ausschließen bzw. einschließen; ebenso lassen sich Domänen vom Empfang ausschließen.

Über die Buttons am unteren Dialogrand starten Sie einen Prüfdurchlauf oder blättern Kontakt für Kontakt durch die Vorschau. Wenn alles in Ordnung ist, stoßen Sie den endgültigen Versand mit dem Button „Generiere“ rechts unten an.

Praktisch ist dabei, dass Sie die E-Mails „in Paketen“ verschicken können. Voreingestellt sind Pakete zu jeweils 100 E-Mails, wobei die Pakete zeitversetzt versendet werden. So vermeiden Sie bei Mailings mit vielen Empfängern, dass die E-Mails als Spam klassifiziert werden. Die Empfängeradressen werden übrigens nicht ins Bcc-Feld geschrieben: Jeder Empfänger erhält eine eigene personalisierte E-Mail. Auch das verringert die Gefahr, dass die E-Mails in Spamfiltern hängen bleiben.

Über welche Adresse das Mailing verschickt wird und welche Absender- und Antwort-Adresse dabei angezeigt werden sollen, bestimmen Sie über Profile, die Sie über das „Optionen“-Menü definieren.

Preise und Systemvoraussetzungen

OLXMail unterstützt Outlook ab Version 2000 sowie Exchange 2000 bis 2010. Die Software läuft unter Windows XP, Vista und Windows 7. Sie erhalten sie unter www.gangl.de (blättern Sie hier unter Outlook©-Add-Ons nach unten, bis der Eintrag „Mail“ erscheint). Eine Einzelplatzlizenz kostet 77 Euro plus Mehrwertsteuer Euro, eine Lizenz für fünf PCs 326 Euro. Es steht eine auf 30 Tage begrenzte Testversion zur Verfügung.

Fazit

OLXMail ist eine empfehlenswerte Erweiterung für jeden Outlook-Nutzer, der oft oder auch nur gelegentlich Serien-Mailings verschickt. Das Tool ergänzt Outlook um bisher nicht vorhandene Funktionen (zum Beispiel Versand von Dateianhängen) und macht den gesamten Vorgang – vom Gestalten der E-Mail über das Einbinden von Platzhaltern bis zum Prüflauf und dem endgültigen Versand sehr transparent und übersichtlich.