Outlook mit dem iPhone synchronisieren

19. April 2012

Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Das iPhone bringt einen wirklich brauchbaren Kalender und ein „Telefonbuch“ mit, das sich hinter dem Adressbuch aus Outlook nicht verstecken muss. Und E-Mails senden und empfangen kann man damit auch. Da liegt es nahe, dass iPhone-Nutzer auf dem Smartphone auch ihre Outlook-Daten nutzen wollen. Wie das geht ‒ und was überhaupt geht, das lesen Sie in diesem Beitrag.

Einstellen, was synchronisiert wird

Der Datenabgleich zwischen Outlook und dem iPhone startet normalerweise automatisch, sobald Sie Ihr iPhone mit dem Windows-PC verbinden und iTunes aufrufen. Zunächst einmal müssen Sie allerdings festlegen, was und wie synchronisiert werden soll:

1. Verbinden Sie dazu Ihr iPhone mit dem PC und starten Sie iTunes.
2. Wählen Sie in iTunes unter GERÄTE Ihr iPhone aus.
3. Öffnen Sie in iTunes das Register INFO.
4. Hier schalten Sie wie in den folgenden Abschnitten beschrieben die Synchronisierung für die verschiedenen Outlook-Module ein und konfigurieren sie.
   

Kontakte synchronisieren

Übertragen lassen sich auf das iPhone entweder alle Kontakte oder alle Kontakte aus ausgewählten Ordnern, die Sie im Adressbuch von Outlook angelegt haben:

1. Schalten Sie auf dem Register INFO die Option KONTAKTE SYNCHRONISIEREN MIT aus und wählen Sie aus der Drop- Down-Liste OUTLOOK aus.
2. Geben Sie an, ob ALLE KONTAKTE oder nur AUSGEWÄHLTE GRUPPEN synchronisiert werden sollen. Wenn Sie in Ihrem Outlook Ordner innerhalb des Adressbuchs angelegt haben, oder wenn Sie auf dem iPhone Kontaktgruppen definiert haben, zeigt iTunes diese unter AUSGEWÄHLTE GRUPPEN an. Setzen Sie einen Haken vor alle Gruppen (bzw. Ordner), die synchronisiert werden sollen.
3. Falls Sie im Telefonbuch auf Ihrem iPhone Kontakte angelegt haben und diese in Ihr Outlook übernehmen wollen, schalten Sie in iTunes die Option KONTAKTE, DIE AUF DIESEM IPHONE … HINZUFÜGEN ZU ein und wählen als Ziel den gewünschten Ordner aus. Falls die neu angelegten Kontakte in unterschiedlichen Ordnern in Outlook landen sollen, müssen Sie sie nach der Datenübertragung in Outlook von Hand in die gewünschten Ordner ziehen.
4. Wenn Sie die Kontakte gleich übertragen wollen, klicken Sie in iTunes unten auf ANWENDEN. Fortfahren können Sie dann, sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist.
   

Kalender synchronisieren

Aus dem Outlook-Kalender können Sie alle Termine oder - um Platz zu sparen - alle künftigen Termine sowie die Termine aus einem festgelegten Zeitraum auf das iPhone übertragen. Falls Sie in Outlook mehrere Kalender eingerichtet haben, haben Sie die Wahl, welche der Kalender synchronisiert werden sollen.

1. Schalten Sie auf dem Register Info die Option KALENDER SYNCHRONISIEREN MIT aus und wählen Sie aus der Liste daneben Outlook aus (normalerweise steht hier ohnehin nur Outlook zur Verfügung).
2. Geben Sie an, ob ALLE KALENDER oder nur AUSGEWÄHLTE KALENDER synchronisiert werden sollen. Im zweiten Fall setzen Sie einen Haken vor allen Kalendern, die Sie auf dem iPhone mitnehmen wollen.
3. Falls Sie aus Platzgründen nur die in der Zukunft liegenden Termine sowie beispielsweise die Termine aus den letzten 30 Tagen mitnehmen wollen, aktivieren Sie die Option KEINE EREIGNISSE SYNCHRONISIEREN, DIE ÄLTER SIND ALS und geben die gewünschte Zeitspanne an.
4. Wenn Sie die Termine gleich übertragen wollen, klicken Sie in iTunes unten auf ANWENDEN.

E-Mail-Kontoeinstellungen auf dem iPhone konfigurieren

Nun müssen Sie noch auf dem iPhone das Kennwort für jedes zu synchronisierende Konto eingeben und einige Einstellungen anpassen:

1. Öffnen Sie dazu auf dem iPhone das Programm EINSTELLUNGEN.
2. Tippen Sie hier auf MAIL, KONTAKTE, KALENDER.
3. Tippen Sie auf das Konto, das Sie aus Outlook übernommen haben.
4. Tippen Sie in das Feld Kennwort und geben Sie das für das E-Mail-Konto definierte Kennwort ein.
5. Blättern Sie im Dialog mit den Einstellungen dieses E-Mail-Kontos ganz nach unten und tippen Sie hier auf Erweitert (die übrigen Einstellungen passen wir später an).
6. Tippen Sie unter Gelöschte E-MAILS auf ENTFERNEN: NIEMALS. Geben Sie an, ob gelöschte E-Mails nach einem Tag, nach einer Woche, nach einem Monat oder NIEMALS ENTFERNT werden sollen. NIEMALS bedeutet: Nicht automatisch, sondern nur beim Leeren des Papierkorbs.
7. Falls Ihr Mailserver das SSL-Protokoll unterstützt, schalten Sie die Option SSL VERWENDEN ein. Dann werden E-Mails verschlüsselt zwischen Mailserver und iPhone übertragen.
8. Tippen Sie auf Vom Server löschen und geben Sie an, ob die heruntergeladenen E-Mails weiterhin auf dem Server bleiben sollen (sodass Sie sie auch mit dem PC noch empfangen können), ob sie nach sieben Tagen oder beim Verschieben aus dem Posteingang vom Server gelöscht werden sollen.
9. Kehren Sie mit einem Tippen auf den Kontonamen in den Dialog Account und von dort mit einem Tippen auf MAIL etc. in den Dialog MAIL, KONTAKTE, KALENDER zurück.
10. Falls Sie noch weitere E-Mail-Konten auf dem iPhone abfragen wollen und diese bereits auf dem iPhone angelegt sind (durch die Synchronisiereinstellungen in iTunes), wiederholen Sie dafür die Schritte 3 bis 9. Falls Sie noch zusätzliche Konten abrufen wollen, tragen Sie diese per ACCOUNT HINZUFÜGEN in die Liste auf dem iPhone ein und konfigurieren Sie sie.