Posteingang als To-Do-Liste

21. Januar 2013

Bei der hier vorgestellten Methode fungiert der Posteingang als To-Do-Liste – neben dem gewohnten Aufgabenplaner von Outlook. In den Aufgabenplaner kommen alle Aufgaben, die nichts mit empfangenen E-Mails zu tun haben. 

Das Grundprinzip der Methode lautet: Der Posteingang ist keine Ablage, sondern nur ein Durchgangsbereich. Ziel ist es, den Posteingang immer wieder so leer wie möglich zu bekommen – was letztlich natürlich eine Sysiphos-Arbeit ist, weil ja ständig neue E-Mails und damit verbundene Aufgaben eingehen.

Bei dieser Methode legen Sie sich eine Reihe von Ordnern im Posteingang an, in die Sie die E-Mails, die Sie bearbeitet haben, verschieben. Das können Ordner für die verschiedenen Kunden bzw. Auftraggeber sein oder Ordner für einzelne Projekte oder Vorgänge – was auch immer für Ihre Zwecke passt.

Reservieren Sie sich in Ihrem Arbeitsablauf bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails. Am besten richten Sie Ihr Outlook auch so ein, dass es nicht laufend E-Mails abruft, sondern

  • entweder automatisch kurz vor dem für die E-Mail-Bearbeitung reservierten Zeitraum (dazu geben Sie über Extras → Optionen → E-Mail-Setup → Senden/Empfangen bzw. in Outlook 2010 über Datei → Optionen → Erweitert → Senden/Empfangen ein entsprechendes Intervall ein);
  • oder sobald Sie auf Senden/Empfangen klicken bzw. F9 drücken (am besten schalten Sie die automatische Übermittlung dann aus).

Gehen Sie dann die neu eingegangenen E-Mails durch und verfahren Sie so: 

  • Alles, was nicht von Bedeutung ist, löschen Sie gleich.
  • Alles, was Sie innerhalb von zwei bis maximal fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Danach verschieben Sie die E-Mail in den dazugehörigen Ordner oder löschen sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.
  • Wenn das Bearbeiten der E-Mail länger dauert und nicht sofort erforderlich ist bzw. gerade keine hohe Priorität hat, lassen Sie die E-Mail im Posteingang. Es kann sinnvoll sein, zusätzlich Aufgaben in den Aufgabenplaner einzutragen oder sich Notizen zu machen.
  • Wenn Ihr Posteingang trotz dieser Methode noch fünfzig oder mehr E-Mails enthält, kann es sinnvoll sein, noch zusätzliche Ordner einzurichten, in die Sie E-Mails ziehen, die Sie zum Beispiel morgen oder nächste Woche weiter bearbeiten wollen, oder für E-Mails bzw. Aufgaben, für die Sie noch auf Input von anderen warten (mehr zu diesen Ordnern weiter unten).

Diese Methode hat einen unschätzbaren Vorteil: Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, zu denen Sie noch irgendetwas tun müssen, dann sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Außerdem macht das den Posteingang sehr übersichtlich.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"