Posteingang als To-Do-Liste

Bei der hier vorgestellten Methode fungiert der Posteingang als To-Do-Liste – neben dem gewohnten Aufgabenplaner von Outlook. In den Aufgabenplaner kommen alle Aufgaben, die nichts mit empfangenen E-Mails zu tun haben. 

Das Grundprinzip der Methode lautet: Der Posteingang ist keine Ablage, sondern nur ein Durchgangsbereich. Ziel ist es, den Posteingang immer wieder so leer wie möglich zu bekommen – was letztlich natürlich eine Sysiphos-Arbeit ist, weil ja ständig neue E-Mails und damit verbundene Aufgaben eingehen.

Bei dieser Methode legen Sie sich eine Reihe von Ordnern im Posteingang an, in die Sie die E-Mails, die Sie bearbeitet haben, verschieben. Das können Ordner für die verschiedenen Kunden bzw. Auftraggeber sein oder Ordner für einzelne Projekte oder Vorgänge – was auch immer für Ihre Zwecke passt.

Reservieren Sie sich in Ihrem Arbeitsablauf bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails. Am besten richten Sie Ihr Outlook auch so ein, dass es nicht laufend E-Mails abruft, sondern

• entweder automatisch kurz vor dem für die E-Mail-Bearbeitung reservierten Zeitraum (dazu geben Sie über Extras → Optionen → E-Mail-Setup → Senden/Empfangen bzw. in Outlook 2010 über Datei → Optionen → Erweitert → Senden/Empfangen ein entsprechendes Intervall ein);
• oder sobald Sie auf Senden/Empfangen klicken bzw. F9 drücken (am besten schalten Sie die automatische Übermittlung dann aus).

Gehen Sie dann die neu eingegangenen E-Mails durch und verfahren Sie so: 

• Alles, was nicht von Bedeutung ist, löschen Sie gleich.
• Alles, was Sie innerhalb von zwei bis maximal fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort. Danach verschieben Sie die E-Mail in den dazugehörigen Ordner oder löschen sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.
• Wenn das Bearbeiten der E-Mail länger dauert und nicht sofort erforderlich ist bzw. gerade keine hohe Priorität hat, lassen Sie die E-Mail im Posteingang. Es kann sinnvoll sein, zusätzlich Aufgaben in den Aufgabenplaner einzutragen oder sich Notizen zu machen.
• Wenn Ihr Posteingang trotz dieser Methode noch fünfzig oder mehr E-Mails enthält, kann es sinnvoll sein, noch zusätzliche Ordner einzurichten, in die Sie E-Mails ziehen, die Sie zum Beispiel morgen oder nächste Woche weiter bearbeiten wollen, oder für E-Mails bzw. Aufgaben, für die Sie noch auf Input von anderen warten (mehr zu diesen Ordnern weiter unten).

Diese Methode hat einen unschätzbaren Vorteil: Wenn sich im Posteingang nur die E-Mails befinden, zu denen Sie noch irgendetwas tun müssen, dann sehen Sie auf einen Blick, welche Arbeiten noch anstehen. Außerdem macht das den Posteingang sehr übersichtlich.