QSearchFolders bringt Suchordner für alle Module
Das kostenpflichtige Tool QSearchFolders erweitert die Suchordner von Outlook: Suchordner lassen sich damit auch für den Kalender, die Aufgaben und Kontakte.
QSearchFolders erweitert die Suchordner von Outlook: Suchordner lassen sich damit auch für den Kalender, die Aufgaben und Kontakte.
Das Add-In QSearchFolders ist eine aufgebohrte Fassung der Suchordner, die Microsoft mit Outlook 2003 einführte. Im Unterschied zu Outlook erlaubt QSearchFolders die Suche nicht nur in den E-Mail-Ordnern, sondern auch im Kalender, in den Aufgaben und den Kontakten. Außerdem unterstützt QSearchFolders auch Outlook ab Version 97. Das empfehlenswerte Tool kostet in der Einzelplatzlizenz 50,27 Euro (inkl. Mehrwertsteuer).
Ein Suchordner enthält keine Daten, sondern lediglich Verweise auf Elemente in anderen Ordnern, etwa auf E-Mails oder (im Fall von QSearchFolders) auch auf Kontakte oder Termine. Hier erscheinen nur Elemente, die den für den Suchordner definierten Suchkriterien entsprechen. Über den Suchordner lassen sich diese Elemente öffnen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise alle E-Mails, Termine und Kontakte, die zu einem bestimmten Projekt oder einem Kunden gehören, zusammen in einem Ordner anzeigen lassen. Die Originaldaten bleiben aber weiterhin im Posteingang, im Kalender und im Adressbuch. Da ein Suchordner nur Verweise enthält, können Sie Verweise auf die gleichen Outlook-Elemente auch in mehreren Suchordnern vorhalten, ohne diese Elemente kopieren zu müssen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
QSearchFolders wird bei der Installation direkt in Outlook integriert. Die Befehle zum Anlegen und Verwalten von Suchordnern finden Sie am Ende des „Extras“-Menüs von Outlook.
QSearchFolders durchsucht auf Wunsch den gesamten Persönlichen Ordner oder nur ausgewählte Ordner.
Das Tool bringt vordefinierte Abfragen für typische Suchanfragen mit.
Für Poweruser steht eine leistungsfähige SQL-ähnliche Abfragesprache zur Verfügung. Dafür sind allerdings Englischkenntnisse und Handbuchstudium erforderlich – die Suchsprache ist nämlich in Englisch. Anhand der im Handbuch und in der ausführlicheren Online-Hilfe aufgeführten Beispiele lassen sich dafür auch sehr detaillierte Suchabfragen formulieren.
Suchordner lassen sich damit an einer beliebigen Stelle im Outlook-Ordnerbaum einrichten (die Outlook-Suchordner erscheinen zentral an einer Stelle im Persönlichen Ordner).
QSearchFolder arbeitet auch mit den Persönlichen Ordnern auf einem Exchange-Server. Lediglich öffentliche Ordner kann QSearchFolders nicht durchsuchen.
Außerdem erlaubt das Programm das Speichern von Suchabfragen. So können Sie diese beispielsweise auch an Kollegen weitergeben, damit diese die Suchkriterien nicht ebenfalls eintippen müssen.
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