Regeln definieren

16. August 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So nutzen Sie den Regel-Assistenten aus Outlook, um mit Hilfe von Regeln Mails automatisiert verarbeiten zu lassen.

Regel erstellen

So nutzen Sie den Regel-Assistenten aus Outlook, um mit Hilfe von Regeln Mails automatisiert verarbeiten zu lassen.

Regeln sind ein sehr praktisches Hilfsmittel, mit dem Sie Ihre Mails besser in den Griff bekommen. So können Sie eingehende Mails in Abhängigkeit vom Absender automatisch in bestimmte Ordner verschieben lassen oder auch Spam sofort löschen. Auch die automatische Weiterleitung von Mails und einiges mehr ist möglich.

Zum Definieren einer neuen Regel, nutzen Sie den Regel-Assistenten von Outlook:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ (Outlook ab 2003) bzw. „Extras, Regel-Assistent“ (frühere Outlook-Versionen) auf, und klicken Sie auf dem Register „E-Mail-Regeln“ auf „Neue Regel“ (bzw. „Neu“ in Outlook vor 2003).

2. Sie haben jetzt die Wahl, ob Sie zum Definieren auf eine Vorlage zurückgreifen wollen oder nicht. Am einfachsten geht es, wenn der Regel-Assistent bereits eine Vorlage mitbringt – dann wählen Sie aus den verfügbaren Vorlagen eine aus. So können Sie Mails, die von einem bestimmten Absender stammen, die bestimmte Wörter im Betreff haben, oder an eine Verteilerliste gesendet wurden, als Ausgangspunkt nehmen. Diese können Sie in einen Ordner verschieben, markieren oder löschen lassen oder aber beim Erhalt einer solchen Mail eine Benachrichtigung versenden bzw. ein Signal ausgeben lassen.

3. Im nächsten und übernächsten Schritt des Assistenten bestimmen Sie genauer, welche Bedingung überprüft werden soll. Dazu aktivieren Sie im oberen Fenster eine oder mehrere Bedingungen. Im unteren Fenster klicken Sie für jede der gewählten Bedingungen auf den blauen und unterstrichenen Text und geben dann z. B. den Absendernamen oder einen Schlüsselbegriff (im Betreff bzw. Betreff und Nachrichtentext) ein. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

4. Nun geben Sie an, was mit den Mails geschehen soll, die die Bedingung(en) erfüllen. Auch hier aktivieren Sie im oberen Fenster die Aktion(en) und klicken im unteren Fenster jeweils auf die blauen und unterstrichenen Begriffe, um die Aktion(en) genauer zu spezifizieren. So können Sie die Mail in einen Ordner verschieben, löschen lassen, an eine Person oder eine Verteilerliste weiterleiten, ein Signal ausgeben, ein Skript oder ein Programm starten, und vieles mehr. Um Konflikte mit anderen Regeln zu vermeiden, sollten Sie auch die Option „Keine weiteren Regeln anwenden“ einschalten. Danach klicken Sie auf „Weiter“.

5. Nun können Sie noch eventuelle Ausnahmen zu dieser Regel bestimmen. Dabei gehen Sie wie in den beiden vorangegangenen Schritten vor und klicken auf „Weiter“.

6. Zum Abschluss geben Sie eine Bezeichnung für die Regel ein und aktivieren sie (es sei denn, sie soll erst später wirksam werden). Falls Die Regel gleich auf die Mails angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, schalten Sie die entsprechende Option ein. Überprüfen Sie noch einmal die Regelelemente, und klicken Sie dann auf „Fertig stellen“.

Wenn Sie eine Regel definieren wollen, für die Outlook noch keine Vorlage mitbringt, wählen Sie „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus und folgen dann Schritt für Schritt dem Assistenten.

Wie Sie den Regel-Assistenten aus Outlook nutzen, um verschiedenste Aufgaben zu automatisieren, zeigen die folgenden Tipps:


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