Signatur mit Mails mitsenden

30. September 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So richten Sie in Windows Mail eine Signatur ein, die ans Ende jeder Mail gehängt werden soll.

Signaturen nutzen

So richten Sie in Windows Mail eine Signatur ein, die ans Ende jeder Mail gehängt werden soll.

Gerade in geschäftlichen Mails gehört es zum guten Ton, die kompletten Kontaktdaten (Anschrift, Telefon, Fax, Mail-Adresse) am Ende jeder Mail anzugeben (für Firmen besteht in Deutschland inzwischen sogar die Pflicht, eine Reihe von Angaben bei jeder geschäftlichen Korrespondenz, also auch bei Mails, zu machen). Damit Sie diese Informationen nicht jedes Mal neu eintippen müssen, können Sie in Windows Mail eine Signatur definieren, die automatisch ans Ende jeder Mail gehängt wird.

Eine Signatur richten Sie in Windows Mail wie folgt ein:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ auf.

2. Öffnen Sie das Register „Signaturen“, und klicken Sie auf „Neu“.

3. Tragen Sie im Feld „Text“ unter „Signatur bearbeiten“ den gewünschten Text ein. Alternativ können Sie auch eine vorher angelegte Textdatei laden.

4. Schalten Sie oben im Dialog die Option „Allen ausgehenden Nachrichten Signaturen hinzufügen“ ein.

5. Über die Option darunter bestimmen Sie, ob die Signatur auch bei Antwort-Mails bzw. bei weitergeleiteten Mails eingefügt werden soll.

6. Falls Sie mehrere Signaturen definieren (etwa für jedes Mail-Konto eine eigene), klicken Sie auf „Umbenennen“ und geben einen aussagekräftigen Namen ein.

7. Sobald Sie fertig sind, schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Da Windows Mail die Signatur in das Nachrichtenfeld kopiert, können Sie sie vor dem Absenden der Mail noch verändern – beispielsweise bei einem wichtigen Kunden noch Ihre direkte Telefondurchwahl einfügen, während die normale Signatur die Nummer der Telefonzentrale enthält.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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