So nutzen Sie Gruppen als Verteiler

25. September 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So nutzen Sie die Gruppen-Funktion des Adressbuchs, Mails schnell an mehrere Empfänger zu senden.

Gruppen als Verteiler nutzen

So nutzen Sie die Gruppen-Funktion des Adressbuchs, um Mails schnell an mehrere Empfänger zu senden.

Verteiler – oder Gruppen, wie sie in Outlook Express heißen, sind eine praktische Einrichtung in einem Mail-Programm: Wenn Sie häufig Mails an mehrere Empfänger senden, etwa die Mitglieder Ihrer Teams oder auch an die Mitglieder eines Vereins, dann können Sie sich mit Hilfe von Gruppen viel Klickaufwand sparen. Definieren Sie im Adressbuch von Outlook Express einfach eine Gruppe, die alle Mail-Adressen beispielsweise Ihres Teams enthält – dann müssen Sie in Zukunft nur noch den Gruppennamen ins An-Feld einer Mail eintragen, Outlook Express ersetzt diese Bezeichnung beim Versand der Mail dann automatisch durch die entsprechenden Mail-Adressen.

Falls Sie die Mail noch an weitere Adressaten senden wollen, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Gruppe an.

Gruppen lassen sich übrigens auch im CC- oder BCC-Feld einer Mail nutzen.

So legen Sie in Outlook Express eine neue Gruppe an:

1. Öffnen Sie das Adressbuch von Outlook Express.

2. Rufen Sie den Befehl „Datei, Neue Gruppe“ auf, oder drücken Sie das Tastenkürzel STRG+G.

3. Tragen Sie im Feld „Gruppenname“ eine Bezeichnung für die Liste ein, beispielsweise „Kunden“, „Kunde xyz“, „Arbeitsgruppe“; „Projekt x“.

4. Klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“, um Kontakte aus dem Adressbuch in die Gruppe aufzunehmen. Oder klicken Sie auf „Neuer Kontakt“, um neue Adressen (die nicht im Adressbuch stehen) einzugeben und gleichzeitig ins Adressbuch einzutragen. Falls Sie eine neue Adresse in die Gruppe, aber nicht ins Adressbuch aufnehmen wollen, geben Sie sie im Feld „E-Mail“ ein und klicken auf „Hinzufügen“.

5. Sobald Sie alle Adressen eingefügt haben, klicken Sie auf „OK.

Gruppen werden im Adressbuch durch Fettdruck hervorgehoben, außerdem weisen sie ein anderes Icon auf als normale Kontakte: Auf dem stilisierten Adressblatt, das normale Kontakte symbolisiert, sind zwei Köpfe zu sehen. Außerdem ist neben dem Gruppennamen keine Mail-Adresse angegeben.

Und so schicken Sie eine Mail an eine Verteilerliste:

1. Erstellen Sie eine neue Mail, und klicken Sie auf den Button „An“.

2. Wählen Sie die Gruppe mit einem Doppelklick aus, um sie in das Feld „Empfänger“ neben „An:->“ zu befördern. Schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Falls die Verteilerliste nicht im Feld „An“ landen soll, klicken Sie in Schritt 1 auf „Cc ->“ bzw. „Bcc ->“.



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