So werden Ihre Suchanfragen in Outlook noch effektiver

19. Mai 2017
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Das „simple“ Suchfeld in den Outlook-Modulen bietet eine Reihe von Möglichkeiten, die nicht auf Anhieb zu erkennen sind. So lässt sich darüber bestimmen, wo genau gesucht werden soll, im aktuellen Ordner oder auch in den Unterordnern. Sie können ab Outlook 2007 auch gezielt zum Beispiel nach Dateianhängen eines bestimmten Dateityps suchen.

In allen Outlook-Modulen finden Sie unterhalb der Menüleiste ein Suchfeld. Wenn Sie gerade die Maus in der Hand haben, klicken Sie in dieses Feld. Oder Sie drücken STRG+E oder F3, um den Fokus in das Suchfeld zu setzen, sodass Sie sofort mit der Eingabe beginnen können. Die Eingabe des Suchbegriffs schließen Sie mit EINGABE ab. Mit STRG+UMSCHALT+F öffnen Sie die Erweiterte Suche statt sich durch das Extras-Menü zu klicken bzw. ab Outlook 2010 erst ins Suchfeld zu klicken, dann auf Suchtools und Erweiterte Suche

Suche auf Ordner begrenzen

In Outlook ab Version 2010 ist es möglich, die Suche auf den aktuellen Ordner zu begrenzen oder auf alle Unterordner bzw. alle Outlook-Elemente zu erweitern. In Outlook 2013 steht zusätzlich noch die Option Aktuelles Postfach zur Wahl, sofern Sie mehrere Postfächer eingerichtet haben.

In Outlook 2010 klicken Sie dazu, sobald Sie den Fokus in das Suchfeld gesetzt haben, links oben im Menüband auf die gewünschte Option (siehe das Bild unten). In Outlook 2013 finden Sie die Auswahlliste sowohl im Menüband als auch – gut sichtbar – rechts neben dem Suchfeld.

Sie können auch die folgenden Tastenkürzel verwenden:

  • Im aktuellen Postfach suchen: STRG+ALT+A
  • Im aktuellen Ordner suchen: STRG+ALT+K
  • Im Posteingang mit Ordnern suchen: STRG+ALT+Z
  • Alle Outlook-Elemente durchsuchen: STRG+ALT+O

Angeben, wo gesucht werden soll

Wenn Sie in älteren Outlook-Versionen die Suche auf einzelne Ordner begrenzen bzw. ausweiten wollen, zum Beispiel auf den Posteingang und den Kalender, dann nutzen Sie die Erweiterte Suche. Diese Suchfunktion benötigen Sie auch in Outlook 2010 und 2013, um gezielt einzelne Ordner bzw. Programmteile zu durchsuchen.

  1. Rufen Sie die Erweiterte Suche auf (STRG+UMSCHALT+F). 
  2. Klicken Sie im Dialog oben rechts auf Durchsuchen.
  3. Setzen Sie ein Häkchen vor alle Ordner, die durchsucht werden sollen.
  4. Wenn auch die Unterordner einbezogen werden sollen, aktivieren Sie außerdem die Option Unterordner durchsuchen.
  5. Schließen Sie den Dialog Ordner auswählen.
  6. Geben Sie dann die übrigen Suchkriterien ein und klicken Sie auf Suche starten.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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