TeamOutlook: Exchange-Ersatz für kleine Arbeitsgruppen

TeamOutlook erübrigt die Anschaffung eines Exchange-Servers in kleinen Firmen.

In kleinen Firmen und in Arbeitsgruppen lohnt sich die Anschaffung und die Verwaltung eines Exchange-Servers oft nicht. Trotzdem wäre es schön, könnte man über Outlook einen gemeinsamen Kalender und ein zentrales Adressbuch im Netzwerk nutzen und auch per Fernzugriff über das Internet auf „seine“ Outlook-Daten zugreifen. Abhilfe schafft das von Thomas Gangl entwickelte Tool TeamOutlook (www.gangl.de, zu finden unter „Outlook-Add-Ons“), das zum Beispiel für fünf Arbeitsplätze 370 Euro und für zehn 705 Euro kostet.

TeamOutlook unterstützt Outlook 2000 bis einschließlich 2007; ein dedizierter Server ist nicht notwendig. Die Software erlaubt es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Outlook-Ordner innerhalb des lokalen Netzwerks den übrigen Nutzern zur Verfügung zu stellen; auch der Zugriff via Internet ist möglich. Dazu wird ein freigegebener Ordner im Netzwerk als gemeinsamer Speicherort für die Outlook-Daten genutzt, TeamOutlook legt hier eine Datenbank an, über die der Datenaustausch erfolgt. Die lokalen persönlichen Outlook-Ordner bleiben weiterhin auf den lokalen PCs. Für die gemeinsame Nutzung der Datenbestände wichtig: TeamOutlook übernimmt die Synchronisierung der Kategorien – so ist sichergestellt, dass die Kategorien innerhalb der Arbeitsgruppe einheitlich vergeben werden. Zur Verwaltung bringt die Software eine übersichtliche Admin-Konsole mit.

Über die Netzwerkfähigkeiten hinaus ermöglicht TeamOutlook auch das Synchronisieren zwischen Desktop und Notebook bzw. PDA.