Textbausteine für Mails definieren

Die Textbausteine aus Word lassen sich auch beim Schreiben von Mails in Outlook nutzen.

Die Textbausteine aus Word lassen sich auch beim Schreiben von Mails in Outlook nutzen.

Geht es Ihnen auch so: Sie tippen in E-Mails immer wieder die gleichen Formulierungen: Grußformeln, Namen, Adressen, etc.? Wenn Sie Word als Mail-Editor verwenden, dann können Sie die Autotext-Funktion aus Word auch für Ihre Mails nutzen.

Noch ein Tipp: Auch wenn Sie Word nicht als Mail-Editor nutzen, müssen Sie nicht auf Textbausteine verzichten. Verwenden Sie dann das Programm ReplyButler (siehe diesen Beitrag auf Outlook-optimal.de).

Textbausteine definieren Sie mit den Bordmitteln von Microsoft Office wie folgt:

1. Tippen Sie in einem Nachrichtenfenster in Outlook (oder aber in Word) den Text ein, den Sie als Textbaustein speichern wollen, und formatieren Sie ihn; der Text kann auch mehrere Absätze und sogar Grafiken aufweisen.

2. Markieren Sie den Textabschnitt, und drücken Sie ALT+F3.

3. Die Autotext-Funktion zeigt nun einen Dialog an, in den Sie das Kürzel für den Textbaustein eintippen (vorgeschlagen wird der Anfang des Textes); schließen Sie die Eingabe mit „OK“ ab. Die Autotext-Funktion unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung: Wenn Sie als Kürzel zum Beispiel „Test“ eingeben, müssen Sie zum Abrufen des Textbausteins auch „Test“ (und nicht „test“) eingeben.

Wenn Sie nun in Zukunft das Kürzel in einer Mail eintippen, erscheint ein Tooltip, in dem der komplette Textbaustein zu sehen ist. Drücken Sie dann die Eingabetaste, um ihn anstelle des Kürzels in die Mail zu übernehmen.

Das Ganze funktioniert nur, solange Word als Editor in Outlook eingetragen ist. Wenn also nach den Drücken von ALT+F3 kein Dialog erscheint, müssen Sie Word erst als Mail-Editor einschalten – siehe dazu diesen Tipp.