Zeitaufwand für Aufgaben mitprotokollieren

18. Juli 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So lassen Sie im Journal aufzeichnen, wie lange Sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten.

Zeitaufwand für eine Aufgabe aufzeichnen

So lassen Sie im Journal aufzeichnen, wie lange Sie an einer bestimmten Aufgabe arbeiten.

Das Journal in Outlook lässt sich gut dazu nutzen, aufzuzeichnen, wie viel Zeit Sie für einen bestimmten Kontakt arbeiten (wie das geht, erfahren Sie im Tipp „Zeitaufwand für Kunden mitprotokollieren“). Sie können das Journal aber auch dazu einsetzen, um die für eine bestimmte Aufgabe notwendige Zeit mitzuprotokollieren. Dazu gehen Sie so vor:

1. Legen Sie dazu im Aufgaben-Ordner eine neue Aufgabe an, deren Zeitaufwand Sie ermitteln wollen. Tragen Sie alle notwendigen Informationen ein, ein Betreff ist zwingend erforderlich. Speichern und schließen Sie dann die Aufgabe.

2. Lassen Sie den Aufgaben-Ordner als einfache Liste oder als Liste mit Details anzeigen.

3. Ziehen Sie die neue Aufgabe mit der Maus in die Outlook-Leiste und dort auf das Symbol für „Journal“. Falls der Journal-Ordner in der Outlook-Leiste nicht zu sehen ist, lassen Sie die Maustaste los und klicken ganz unten in der Outlook-Leiste auf das Icon „Ordnerliste“ (es ist das Ordner-Icon). Nun wird die Ordnerliste eingeblendet, in der auch der Journal-Ordner erscheint. Ziehen Sie die neue Aufgabe auf diesen Ordner.

4. Outlook legt nun einen neuen Journaleintrag mit dem gleichen Betreff an wie die Aufgabe und richtet eine Verknüpfung zur Aufgabe ein. Wählen Sie das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit aus (Outlook gibt normalerweise das Fälligkeitsdatum vor).

5. Klicken Sie auf „Zeitmessung beginnen“, um den Timer zu starten.

6. Tun Sie nun das, was für die Aufgabe notwendig ist. Lassen Sie dabei unbedingt den Journaleintrag geöffnet – sonst kann Outlook nicht mitprotokollieren; es reicht, wenn der Eintrag im Hintergrund geöffnet bleibt.

7. Falls Sie eine Pause einlegen und die Uhr nicht mitlaufen soll, holen Sie das Journal-Fenster wieder in den Vordergrund und klicken auf „Zeitmessung anhalten“. Sobald Sie wieder mit der Aufgabe fortfahren, klicken Sie auf „Zeitmessung beginnen“. Wenn Sie die Aufgabe am Abend noch nicht abgeschlossen haben und am nächsten Tag fortsetzen wollen, halten Sie die Zeitmessung an und speichern und schließen die Aufgabe; am nächsten Tag öffnen Sie den Journaleintrag wieder und fahren mit der Zeitmessung fort.

8. Sobald Sie die Arbeit an der Aufgabe komplett abgeschlossen haben, klicken Sie im Journaleintrag auf „Zeitmessung anhalten“. Im Feld „Dauer“ sehen Sie, wie viel Zeit Sie mit der Aufgabe insgesamt verbracht haben.

9. Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.

Ein umfangreicheres Projekt werden Sie wahrscheinlich in mehrere Teilaufgaben aufsplitten und den Zeitaufwand für jede Aufgabe aufzeichnen. Dazu weisen Sie die Aufgabe am besten einem Kontakt aus Ihrem Adressbuch zu. Dann können Sie die Journaldaten zum Beispiel zur Rechnungsstellung nutzen – mehr dazu im Tipp „Zeitaufwand für Kunden mitprotokollieren“.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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