Zeitaufwand für Kunden mitprotokollieren

18. Juli 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So lassen Sie im Journal aufzeichnen, wie lange Sie für einen Auftraggeber arbeiten.

Zeitaufwand für Kontakt aufzeichnen

So lassen Sie im Journal aufzeichnen, wie lange Sie für einen Auftraggeber arbeiten.

Wenn Sie Ihre Arbeit mit Ihren Auftraggebern nach Stunden abrechnen, können Sie die Journal-Funktion von Outlook nutzen, um die Zeit, die Sie einem Kunden widmen, mitzuprotokollieren.

Dazu gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie Ihren Kontakte-Ordner, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, für den Sie die geleistete Arbeitszeit aufzeichnen wollen.

2. Rufen Sie im Kontextmenü den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ (in Outlook bis 2003) bzw. „Erstellen, Neuer Journaleintrag für Kontakt“ (in Outlook 2007) auf.

3. Geben Sie einen kurzen Betreff ein (Outlook schlägt den Kundennamen vor), und wählen Sie einen Eintragstyp aus.

4. Klicken Sie auf „Zeitmessung beginnen“.

5. Tun Sie nun das, wofür Sie Ihrem Kunden später eine Rechnung stellen.

6. Sobald Sie fertig sind, holen Sie den Journaleintrag aus Outlook wieder in den Vordergrund und klicken auf „Zeitmessung anhalten“.

7. Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.

8. Damit Sie die Protokollierung nicht für jede Aufgabe von Hand starten müssen, können Sie Outlook auch anweisen, bestimmte Tätigkeiten, die Sie für einen bestimmten Kontakt durchführen, aufzuzeichnen. Dazu rufen Sie den Befehl „Extras, Optionen“ auf und klicken auf „Journaloptionen“. Wählen Sie den Kontakt und die Elemente sowie Anwendungsprogramme aus. Schließen Sie die Dialoge.

9. Wenn Sie dann später die Rechnung schreiben wollen, öffnen Sie den Kontakt in Outlook. Auf den Register „Aktivitäten“ (bis Outlook 2003) bzw. unter „Kontakt, Anzeigen, Aktivitäten“ (in Outlook 2007), sind alle im Journal mitprotokollierten Einträge aufgeführt. Hier zählen Sie einfach die in der Spalte „Dauer“ aufgeführten Werte zusammen.

Falls auf der Aktivitäten-Seite die Dauer der einzelnen Tätigkeiten nicht zu sehen ist, lassen Sie sie wie im Tipp „Zeitaufwand im Journal anzeigen lassen“ beschrieben einblenden.

Der Tipp „Outlook-Journal in Excel auswerten“ zeigt, wie Sie die Journaleinträge nach Excel exportieren.

Und wenn Sie die in Schritt 8 beschriebene Funktion nutzen, dann sollten Sie darauf achten, dass Ihr Persönlicher Ordner nicht irgendwann überläuft (siehe den Tipp „Die Journal-Funktion ausschalten“).


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