Zwei Add-In-Sammlungen: TopTools und ToolBox Pro

TopTools und ToolBox Pro von www.outlook-stuff.com sind zwei Sammlungen mit nützlichen Tools für das Adressbuch und das E-Mail-Modul in Outlook.

Die beiden Sammlungen umfassen eine Reihe nützlicher Tools, die den Umgang mit Kontakten, Geburtstagen, Jahrestage und E-Mails vereinfachen, darunter eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion für das Adressbuch.

Wenn Sie „Outlook aktuell“ schon länger lesen, kennen Sie bereits einige der wirklich nützlichen Tools, die der EDV-Service Marchert auf www.outlook-stuff.com anbietet. Die vielen Tools sind in zwei Sammlungen zusammengefasst, die jeweils deutlich weniger kosten als die einzelnen Tools. Sämtliche kommerziellen Produkte (und zwar, soweit verfügbar, in der Pro-Version) sind in der ToolBox Pro zusammengefasst, die 89,90 Euro kostet (Einzelpreise: 219 Euro). In der TopTools-Sammlung sind zum Preis von 49,90 Euro Programme im Gesamtwert von 129,30 Euro zusammengestellt. Alle Tools arbeiten mit Outlook bis einschließlich Version 2010 zusammen; sie lassen in Outlook über Symbolleisten aufrufen.

Die TopTools umfassen:

• AttachmentsManager

• ChangeNames

• Custom Anniversaries

• CustomBirthdays

• EditContacts

• FixMyBars

• FormatNumbers

In der ToolBox Pro kommen hinzu:

• ContactMaker Pro

• CopyFolder

• EditContacts Pro

• ShowMailHeader

Die TopTools belegen 24,7 MByte Speicherplatz, die Toolbox Pro 35,3 MByte; es lassen sich allerdings auch einzelne Tools, die Sie nicht nutzen wollen, von der Installation ausschließen.

Dateianhänge im Griff

AttachmentsManager lagert Dateianhänge auf Wunsch aus dem Posteingang auf die Festplatte aus und entlastet so die PST-Datei von Outlook. Dazu setzt das Tool anstelle der Dateianhänge Links auf die jeweiligen Dateien auf der Festplatte in die E-Mails, so dass Sie die Dateien jederzeit aus der E-Mail per Mausklick öffnen können. Eine Ausführliche Besprechung von AttachmentsManager lesen Sie hier.

Adressbuch im Griff

Ebenfalls schon hier besprochen wurden die Programme ChangeNames, EditContacts und FormatNumbers.

EditContacts erweitert das Adressbuch um eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion. ChangeNames vereinheitlicht Namensangaben und Anreden und kann zum Beispiel fehlende Anreden ergänzen und die Anzeige in den Feldern Name und Anzeigen als (im Kontakt-Dialog) anpassen und die Namen in Verteilerlisten nach dem Nachnamen sortieren. FormatNumbers vereinheitlicht Telefon- und Faxnummern und blendet auf Wunsch Faxnummern im Adressbuch aus.

Die drei Tools verfügen über eine Vorschau, so dass Sie erst einmal überprüfen können, wie die Änderungen sich auswirken, bevor Sie sie anwenden lassen.

Der ContactMaker Pro hilft beim Anlegen neuer Kontakte und extrahiert die Daten zum Beispiel aus Signaturen, angehängten Visitenkarten, E-Mail-Adressen, Online-Formularen oder aus der Windows-Zwischenablage. Damit lassen sich neue Kontakte mit einem Mausklick anlegen. Praktisch ist auch die Exportfunktion nach Excel und der Reimport nach der Bearbeitung.

Jahrestage und Geburtstage im Griff

Mit CustomAnniversaries können Sie die Anzeige von Jahrestagen im Kalender völlig frei gestalten. Ebenso bestimmen Sie mit CustomBirthdays die Anzeige von Geburtstagen; zusätzlich lassen sich damit Geburtstage anlegen oder „Geburtstagsleichen“ (also Einträge ohne Kontakte) entfernen.

Weitere Tools

Beim Synchronisieren von Outlook-Daten mit einem mobilen Gerät werden oft nur die Standardordner berücksichtigt. Hier hilft CopyFolder, indem es Ordnerinhalte – auf Wunsch auch automatisiert – in die Standardordner kopiert und wieder daraus entfernt.

ShowMailHeader hilft bei der Analyse der Kopfzeilen einer E-Mail. Und FixMyBars fixiert die aktuelle Anordnung und die Belegung der Symbolleisten: Einfach die Symbolleisten anpassen und anordnen und dann auf den FixMyBars-Button klicken – so stehen die Symbolleisten in dieser Form auch nach einem Neustart von Outlook wieder bereit.