Outlook

E-Mails auf zwei PCs auf dem gleichen Stand halten

Thu, 09 Feb 2012 00:00:00 +0100

Sie brauchen nicht zwingend eine Synchronisations-Software, wenn Sie auf zwei oder mehr PCs Ihre E-Mails auf dem gleichen Stand halten wollen. Sie müssen nur bei den Kontoeinstellungen aufpassen und ein, zwei Regeln mit dem Regel-Assistenten einrichten.

wie Sie wissen, können Sie mit mehreren PCs auf Ihr Postfach auf dem Mailserver, beispielsweise bei GMX oder Web.de, zugreifen und Ihre E-Mails abrufen. Dabei ist es sogar möglich, auf den Computern unterschiedliche E-Mail- Programme einzusetzen - neben Outlook im Büro zum Beispiel auch Windows Mail auf dem privaten PC oder sogar das E-Mail-Programm auf einem Mac.Wichtig ist dabei, welches E-Mail-Protokoll Sie zum Abrufen Ihrer E-Mails verwenden: POP3 oder IMAP.

Bei kostenlosen E-Mail-Konten bei GMX, Web.de, Google etc. sind Sie auf das Protokoll POP3 festgelegt, bei kostenpflichtigen E-Mail-Dienstleistern haben Sie oft die Wahl zwischen POP3 und IMAP. POP3 stammt noch aus der Zeit, als der Speicherplatz auf den Servern begrenzt und damit kostbar war. Deshalb sind E-Mail-Programme wie Outlook so voreingestellt, dass sie E-Mails, sobald Sie sie über POP3 abgerufen und auf dem PC gespeichert haben, vom Server löschen.

Auf diese Weise können Sie jede E-Mail immer nur einmal abrufen. Das lässt sich allerdings vermeiden, wenn Sie die Einstellungen für Ihre E-Mail-Konten ändern und Outlook auf jedem Ihrer PCs anweisen, die E-Mails nach dem Abruf nicht vom Mailserver zu löschen.

Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im nächsten Abschnitt. Das Protokoll IMAP hat den Vorteil, dass die E-Mails hier in jedem Fall auf dem Mailserver bleiben - unabhängig davon, wie oft Sie sie abrufen, und unabhängig von den Kontoeinstellungen in Ihrem Outlook. Erst wenn Sie die E-Mails mit Outlook explizit vom Mailserver löschen, sind sie dort nicht mehr vorhanden.

Löschen der E-Mails bei POP3 verhindern

Wenn Sie POP3 als Übermittlungsprotokoll verwenden (müssen), die E-Mails aber mit zwei oder mehr PCs abrufen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie in Outlook auf Ihrem PC (zum Beispiel im Büro) den Befehl EXTRAS >> E-MAIL-KONTEN bzw. EXTRAS >> KONTOEINSTELLUNGEN auf.
In Outlook bis Version 2003 geben Sie an, dass Sie VORHANDENE E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN ODER BEARBEITEN wollen, und klicken auf WEITER. In Outlook 2007 fahren Sie mit Schritt 3 fort.
Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf ÄNDERN.
Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN.
Auf dem Register ERWEITERT schalten Sie die Option KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN ein.
Damit das Postfach auf dem Mailserver nicht überquillt, schalten Sie zusätzlich die Option VOM SERVER NACH ... TAGEN ENTFERNEN ein und geben einen passenden Zeitraum ein.
Schließen Sie den Dialog und klicken Sie auf WEITER, um wieder in den Dialog aus Schritt 3 zu gelangen.
Falls Sie in Outlook noch weitere E-Mail-Konten eingerichtet haben und diese ebenfalls mit einem anderen PC abfragen wollen, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für diese Konten.
Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 auf dem zweiten PC (zum Beispiel zu Hause).

Wenn Sie auf dem PC zu Hause nicht Outlook, sondern Windows Mail oder Outlook Express verwenden, ändern Sie in Ihrem privaten E-Mail-Programm die Kontoeinstellungen so:
Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> KONTEN auf. Wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf EIGENSCHAFTEN. Schalten Sie auf dem Register ERWEITERT die Option KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN ein. Geben Sie an, nach wie vielen Tagen die Kopien vom Server gelöscht werden sollen.

Kopien der verschickten E-Mails

Auf die beschriebene Weise stellen Sie sicher, dass Sie die empfangenen E-Mails auf beiden PCs erhalten. Wenn Sie zusätzlich auf beiden PCs Kopien aller E-Mails haben wollen, die Sie auf einem der beiden PCs verschickt haben, dann lassen Sie eine Kopie dieser E-Mail an Ihre eigene Adresse schicken. Das können Sie mithilfe einer Regel automatisieren:

Öffnen Sie das E-Mail-Modul.
Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN (Outlook ab 2003) bzw. EXTRAS >> REGEL- ASSISTENT (frühere Outlook-Versionen) auf.
Klicken Sie auf dem Register E-MAIL-REGELN auf NEUE REGEL (bzw. NEU in Outlook vor Version 2003), und wählen Sie REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN auf.
Wählen Sie NACHRICHTEN NACH DEM SENDEN PRÜFEN aus, und klicken Sie auf WEITER.
Schalten Sie im oberen Fenster die Option NUR AUF DIESEM COMPUTER ein und klicken Sie auf WEITER.
Schalten Sie nun im oberen Fenster DIESE AN EINE PERSON/VERTEILERLISTE KOPIEREN (Cc) ein.
Klicken Sie im unteren Fenster auf das blau unterstrichene EINE PERSON/VERTEILERLISTE. Wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse aus.
Schalten Sie außerdem KEINE WEITEREN REGELN ANWENDEN ein. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
Schließen Sie den Dialog mit OK. Outlook legt weiterhin automatisch Kopien aller gesendeten Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ an. Falls Sie das für die Zukunft verhindern wollen, rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-OPTIONEN auf und schalten die Option NACHRICHTENKOPIEN IM ORDNER „GESENDETE OBJEKTE“ SPEICHERN ab.

E-Mails auf zwei PCs auf dem gleichen Stand halten ist im Original erschienen auf am Thursday, den 09. February um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Kalenderauszüge bzw. Termine komfortabel weitergeben

Thu, 02 Feb 2012 00:00:00 +0100

Wenn Sie hin und wieder Termine mit anderen abstimmen müssen, schicken Sie diesen Personen doch einzelne Termine oder auch Auszüge aus Ihrem Kalender. Erfahren Sie mit uns wie Sie bequem und komfortabel Kalenderauszüge teilen und auf dem neuesten Stand halten.

Ausgewählte Termine verschicken

Wenn Sie Ihre Termine mit anderen abstimmen wollen oder Kollegen bzw. Mitarbeitern mitteilen wollen, welche Termine in Ihrem Kalender stehen, können Sie diese per E-Mail versenden. Dazu gehen Sie in Outlook bis einschließlich Version 2007 so vor:

Öffnen Sie eine neue Nachricht.
Füllen Sie Absender und Betreff aus.
In Outlook bis Version 2003 klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Klammer-Icon (DATEI EINFÜGEN) und dann auf ELEMENT (im EINFÜGEN-Menü gibt es keinen Befehl ELEMENT). In Outlook 2007 klicken Sie auf dem Register EINFÜGEN unter EINSCHLIESSEN auf ELEMENT ANFÜGEN.
Wählen Sie den Kalender aus.
Wählen Sie rechts unter den Buttons die Option ANLAGE aus.
Im Feld ELEMENTE wählen Sie die Termine aus, die Sie per E-Mail übermitteln wollen. Markieren Sie aufeinanderfolgende Termine mit den Pfeiltasten und gedrückter H-Taste oder halten Sie S gedrückt und klicken Sie ausgewählte Termine mit der Maus an.
Klicken Sie auf OK, um den Dialog zu schließen und in das Nachrichtenfenster zurückzukehren.
Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab. Kalenderauszüge mit Outlook 2007 versenden In Outlook 2007 können Sie zwar auch wie oben beschrieben vorgehen, das Programm bietet aber weitaus mehr Möglichkeiten: So können Sie ganze Kalenderauszüge übertragen und dabei genau regeln, welche Details übermittelt werden sollen.

Kalenderauszüge versenden Sie in Outlook 2007 so:

Öffnen Sie eine neue Nachricht.
Füllen Sie Absender und Betreff aus.
Wählen Sie auf dem Register OPTIONEN das HTML-Format – Kalenderauszüge kann Outlook 2007 nur (noch) mit HTML-Mails versenden.
Klicken Sie in das Textfeld.
Klicken Sie auf dem Register EINFÜGEN unter EINSCHLIESSEN auf KALENDER.
Wählen Sie im Feld DATUMSBEREICH den Zeitraum aus, der berücksichtigt werden soll. Wenn Sie hier die Option DATUM ANGEBEN wählen, können Sie den Anfangs- und Endzeitpunkt angeben.
Im Feld DETAIL geben Sie an, ob alle Details zu den Terminen, nur die Verfügbarkeit und der Betreff oder lediglich der Status („Frei“, „Gebucht“, „Abwesend“ bzw. „Mit Vorbehalt“) gezeigt werden sollen.
Im Feld darunter bestimmen Sie, ob nur Termine innerhalb der in Ihrem Outlook definierten Arbeitszeit mitgeteilt werden sollen.
Klicken Sie dann auf EINBLENDEN.
Nun haben Sie die Möglichkeit, auch Details von als privat markierten Terminen einblenden zu lassen und Anlagen von Terminen mitzusenden.
Zum Abschluss geben Sie an, ob die Termine in Form von Tagesplänen oder einfach als Liste angezeigt werden sollen; die Listenansicht ist übersichtlicher.
Schließen Sie den Dialog mit OK.
Outlook fügt nun die Daten in den Nachrichtentext und in Form einer ICS-Datei ein, die auch andere Kalenderprogramme einlesen können. Stellen Sie die Nachricht fertig und senden Sie sie ab.

Adressen als CSV-Datei importieren

Sie möchten einem Kollegen, der nicht mit Outlook arbeitet, die Adressen aus meinem Outlook-Adressbuch geben. Wir zeigen Ihnen wie Sie Ihre Adressen aus Outlook in eine CSV-Datei eportieren. Outlook verfügt durchaus über die Exportmöglichkeit ins CSV-Format. Allerdings haben es die Übersetzer zu gut gemeint und den Formatnamen auch gleich noch eingedeutscht: Die Option, die Sie brauchen, heißt „Kommagetrennte Werte“, in Englisch „Comma-Separated Values“, kurz: CSV.

Öffnen Sie den Kontakte-Ordner in Ihrem Outlook.
Rufen Sie den Befehl DATEI _ IMPORTIEREN/EXPORTIE¬REN auf.
Wählen Sie IN DATEI EXPORTIEREN aus und klicken Sie auf WEITER.
Wählen Sie KOMMAGETRENNTE WERTE (WINDOWS) aus und klicken Sie auf WEITER (CSV steht für „Comma-Separated Values“, also kommagetrennte Werte). Falls Ihr Kollege mit Linux oder mit einem Macintosh arbeitet, nehmen Sie KOMMAGETRENNTE WERTE (DOS).
Wählen Sie den Kontakte-Ordner aus und klicken Sie auf WEITER.
Geben Sie einen Dateinamen ein, wählen Sie einen Speicherort und klicken Sie auf WEITER.
Klicken Sie auf FERTIG STELLEN.

Kalenderauszüge bzw. Termine komfortabel weitergeben ist im Original erschienen auf am Thursday, den 02. February um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Die wichtigsten Tastenkürzel für die Suche

Franz Grieser — Sat, 28 Jan 2012 00:00:00 +0100

Mit diesen Tastenkürzeln rufen Sie die verschiedenen Suchfunktionen von Outlook schneller auf.

Wenn Sie gerade im Posteingang oder im Adressbuch arbeiten und die Finger auf der Tastatur haben und dann etwas suchen wollen, rufen Sie die verschiedenen Suchfunktionen schneller über ein Tastenkürzel auf als mit Hilfe der Maus und der Outlook-Menüs.
In Outlook sind die folgenden Tastenkombinationen für die verschiedenen Suchfunktionen reserviert:

F3 oder STRG+E blendet das Suchfeld unterhalb der Symbolleisten ein (Outlook bis Version 2003) bzw. setzt den Fokus in das Suchfeld (Outlook 2007 und 2010).
F11 setzt den Fokus in das Suchfeld, mit dem Sie auch aus anderen Modulen heraus, das Adressbuch durchsuchen.
STRG+UMSCHALT+F öffnet die Erweiterte Suche.
STRG+UMSCHALT+A durchsucht alle Elemente im aktuellen Modul.

Die wichtigsten Tastenkürzel für die Suche ist im Original erschienen auf am Saturday, den 28. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Suchvorgänge speichern

Franz Grieser — Sat, 28 Jan 2012 00:00:00 +0100

So speichern Sie Ihre Sucheingaben, um später nochmals nach den gleichen Kriterien suchen zu können.

Wenn Sie öfter eine Suche mit den gleichen Kriterien durchführen, erleichtern Sie sich die Eingabe, indem Sie die ausgefüllte Suchmaske speichern – so können Sie sie jederzeit wieder aufrufen und die Suche sofort starten.
Die Suchvorgänge werden auf Ihrer Festplatte gespeichert und lassen sich über einen Doppelklick auf die entsprechende Datei im Explorer abrufen (falls Outlook gerade nicht geöffnet ist, wird das Programm gestartet).
Ab Outlook 2003 werden die Suchvorgänge in Form eines Suchordners gespeichert, was allerdings nur für E-Mails funktioniert.
Hinweis: Das Speichern ist nur in Outlook bis einschließlich Version 2007 möglich, in Outlook 2010 ist diese Möglichkeit weggefallen. Immerhin merkt sich Outlook 2010 die letzten Suchvorgänge, so dass Sie sie mit wenigen Mausklicks wieder abrufen können.

Zum Speichern einer Suche öffnen Sie den Dialog „Erweiterte Suche“ mit STRG+UMSCHALT+F.
Tragen Sie in die Suchmaske auf den verschiedenen Reitern die gewünschten Kriterien ein.
Sobald Sie damit fertig sind, rufen Sie im Dialog den Befehl „Datei, Suche speichern“ bzw. in Outlook 2003 und 2007 den Befehl „Datei, Suche als Suchordner speichern“ auf.
Wählen Sie den Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen ein, und schließen Sie mit „OK“ ab. Bzw. geben Sie den Namen für den Suchordner ein.
Schließen Sie den Dialog.

Suchvorgänge speichern ist im Original erschienen auf am Saturday, den 28. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Gespeicherte Suche erneut ausführen

Franz Grieser — Sat, 28 Jan 2012 00:00:00 +0100

So rufen Sie eine gespeicherte Suche nochmals ab, um erneut nach den gleichen Kriterien zu suchen.

Wenn Sie im Dialog „Erweiterte Suche“ einen Suchvorgang gespeichert haben, wiederholen Sie die Suche später so:

Öffnen Sie den Dialog „Erweiterte Suche“ mit STRG+UMSCHALT+F.
Rufen Sie den Befehl „Datei, Suche öffnen“ auf und wählen Sie die gespeicherte Suche aus.
Starten Sie den Suchvorgang.

Wenn Sie die Suche in Form eines Suchordners gespeichert haben, klicken Sie in der Ordnerliste doppelt auf „Suchordner“ und wählen dann die gespeicherte Suche aus: Outlook stellt dann die E-Mails zusammen, die den für den Suchordner definierten Kriterien entsprechen.

Gespeicherte Suche erneut ausführen ist im Original erschienen auf am Saturday, den 28. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Suche wiederholen in Outlook 2010

Franz Grieser — Sat, 28 Jan 2012 00:00:00 +0100

Outlook 2010 merkt sich, wonach Sie zuletzt gesucht haben – so wiederholen Sie diese Suche.

Outlook 2010 merkt sich Ihre letzten Suchanfragen (über das Suchfeld, nicht über die Erweiterte Suche). Wenn Sie noch einmal nach den gleichen Kriterien suchen sollen, gehen Sie so vor:

Klicken Sie in das Suchfeld oder drücken Sie F3, um das Feld zu aktivieren.
Outlook blendet nun das zusätzliche Register „Suchtools“ ein. Hier klicken Sie in der Gruppe „Optionen“ auf den Button „Zuletzt verwendete Suchvorgänge“ und wählen die gewünschten Suchkritieren aus.

Outlook merkt sich übrigens nur Suchvorgänge, die ein Ergebnis gebracht haben.

Suche wiederholen in Outlook 2010 ist im Original erschienen auf am Saturday, den 28. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Die wichtigsten E-Mail-Empfänger in einem Menü

Thu, 26 Jan 2012 00:00:00 +0100

Mit nur zwei Mausklicks eine E-Mail-Adresse auswählen, ein neues Nachrichtenfenster öffnen und die Adresse gleich in das An-Feld einfügen.

Wahrscheinlich geht es Ihnen wie vielen Outlook-Nutzern: Sie senden die allermeisten E-Mails an einige wenige Empfänger. Oft sind es nicht mehr zehn Personen, an die mehr als die Hälfte Ihrer E-Mail-Korrespondenz geht. Um das Schreiben dieser E-Mails zu vereinfachen, empfiehlt es sich, die Namen der wichtigsten Empfänger in ein eigenes Menü einzutragen. Über dieses Menü können Sie mit zwei Mausklicks eine der E-Mail-Adressen auswählen, ein neues Nachrichtenfenster öffnen und die Adresse gleich in das An-Feld einfügen.

Menü für E-Mail-Adressen anlegen

Dazu legen Sie zunächst einmal ein neues Menü in Outlook an:

Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> ANPASSEN auf und öffnen Sie das Register BEFEHLE.
Blättern Sie im Feld KATEGORIEN nach unten, bis NEUES MENÜ erscheint. Klicken Sie auf diesen Eintrag.
Im rechten Feld unter Befehle erscheint nun NEUES MENÜ. Ziehen Sie diesen Eintrag mit der linken Maustaste in die Menüzeile, beispielsweise hinter AKTIONEN (oder hinter ein vielleicht bereits eingerichtetes Menü DOKUMENTE). Alternativ können Sie es auch in eine der Symbolleisten ziehen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen neuen Eintrag und geben Sie neben NAME den gewünschten Menünamen ein. Wenn Sie in der Lage sein wollen, das Menü über die Tastatur zu öffnen, beispielsweise über das Kürzel A+M, geben Sie vor den gewünschten Buchstaben ein & ein – beispielsweise E-&Mail an.

Adressen ins Menü eintragen

Nun fügen Sie die E-Mail-Adressen in das Menü ein:

Falls Sie den Dialog ANPASSEN bereits wieder geschlossen haben, öffnen Sie ihn erneut mit EXTRAS >> ANPASSEN und öffnen das Register BEFEHLE.
Wählen Sie jetzt unter KATEGORIEN den Eintrag DATEI aus.
Im Feld BEFEHLE klicken Sie auf E-MAIL-NACHRICHT.
Ziehen Sie E-MAIL-NACHRICHT nun auf das neue Menü E-MAIL AN. Warten Sie kurz, bis sich dieses Menü öffnet - es ist nur ein knapp 1 cm breites, leeres Feld zu sehen. Ziehen Sie E-MAIL-NACHRICHT nun in dieses Untermenü und lassen Sie die Maustaste los.
Öffnen Sie das Menü E-MAIL AN und klicken Sie den Eintrag E-MAIL-NACHRICHT mit der rechten Maustaste an.
Geben Sie den Namen des E-Mail-Empfängers ein und lassen Sie das Menü weiterhin geöffnet.
Klicken Sie im Menü auf den Befehl HYPERLINK ZUWEI¬SEN und dann auf ÖFFNEN.
Im Dialog, der nun erscheint, klicken Sie links unten auf E-MAIL-ADRESSE.
Tragen Sie nun im Feld E-MAIL-ADRESSE die korrekte Adresse ein (den Zusatz MAILTO: fügt Outlook automatisch ein).
Schließen Sie den Dialog mit OK.
Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 10 für alle E-Mail- Adressen, die in dem neuen Menü erscheinen sollen. Erfahrungsgemäß sollten es nicht mehr als zehn Adressen sein, sonst wird es unübersichtlich und Sie müssen später unnötig lang im Menü nach der gewünschten Adresse suchen.
Ordnen Sie die Adressen im Menü E-MAIL AN nun so, dass Sie sich hier schnell zurechtfinden: Entweder ordnen Sie die am häufigsten benötigten Adressen ganz oben im Menü an oder Sie sortieren die Adressen alphabetisch. Dazu ziehen Sie die Adressen einfach mit der Maus an die gewünschte Position im Menü.
Sobald Sie fertig sind, schließen Sie den ANPASSEN-Dialog.

Ribbons minimieren

Nutzen Sie ein Netbook oder möchten einfach mehr Bildschirmfläche für Ihren Text haben und Sie haben Office 2007 installiert. Die Ribbons nehmen auf dem Bildschirm sehr viel Platz weg. Aber es gibt eine Möglichkeit diese auszublenden. Sie können die Multifunktionsleiste (also die Ribbons) auch minimieren. Dann erscheint anstelle der großen Buttons einfach nur die Menüzeile im Fenster.

Zum Minimieren klicken Sie am oberen Rand des Fensters auf den Button SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN – das ist der 6. Button rechts neben dem Disketten-Icon (siehe den Pfeil im Bild) und schalten die Option MULTIFUNKTIONSLEISTE MINIMIEREN ein.

Sobald Sie dann auf eines der Menüs klicken, blendet Outlook die Multifunktionsleiste ein, sodass Sie auf einen der Buttons darin klicken können. Im Anschluss wird die Multifunktionsleiste automatisch wieder minimiert.

Die wichtigsten E-Mail-Empfänger in einem Menü ist im Original erschienen auf am Thursday, den 26. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

So nutzen Sie E-Mail-Signaturen als Informations- und Werbeträger

Thu, 19 Jan 2012 00:00:00 +0100

Über die Signatur am Ende jeder E-Mail teilen Sie dem Empfänger Ihre Adresse sowie die gesetzlich geforderten Pflichtangaben mit. Außerdem können Sie die Signatur auch nutzen, um Angebote, werbliche Hinweise oder andere Botschaften zu übermitteln.

Eine Signatur einrichten

Eine Signatur richten Sie in Outlook wie folgt ein:

Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf.
Öffnen Sie das Register E-MAIL-FORMAT und klicken Sie auf SIGNATUREN und dann auf NEU.
Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein. Behal¬ten Sie die Option Die Signatur ohne Vorlage erstellen bei (diese Option gibt es in Outlook 2007 nicht mehr) und klicken Sie auf WEITER.
Geben Sie den Text für die Signatur ein und formatieren Sie ihn. Wenn Sie wollen, fügen Sie auch Ihr Firmenlogo ein.

Beachten Sie, dass der Empfänger die Formatierungen nur zu sehen bekommt, wenn er als E-Mail-Format HTML oder RTF eingestellt hat. Bei E-Mails im Nur-Text-Format ist Fettdruck oder Ähnliches natürlich nicht zu sehen.

Wenn Sie Outlook bis einschließlich Version 2003 besitzen, fahren Sie wie folgt fort:

Klicken Sie auf FERTIGSTELLEN und dann auf OK.
Wählen Sie auf dem Register E-MAIL-FORMAT nun unter Signaturen aus, für welches E-Mail-Konto die neue Signatur verwendet werden soll. Outlook setzt die Signa¬tur dann automatisch am Ende jeder neuen E-Mail bzw. jeder Antwort und Weiterleitung ein, die Sie über dieses Konto versenden.
Schließen Sie den Dialog.

Wenn Sie Outlook 2007 besitzen, fahren Sie stattdessen wie folgt fort:

Klicken Sie auf SPEICHERN.
Wählen Sie rechts oben im Dialog im Feld E-Mail-Konto das Konto aus, für das die neue Signatur automatisch verwendet werden soll.
Darunter wählen Sie für NEUE NACHRICHTEN sowie für ANTWORTEN / WEITERLEITUNGEN den Namen der Signatur aus.
Schließen Sie den Dialog mit OK.

Da Outlook die Signatur in das Nachrichtenfeld kopiert, können Sie sie vor dem Absenden der E-Mail noch verändern - beispielsweise bei einem wichtigen Kunden noch Ihre direkte Telefondurchwahl einfügen, während die normale Signatur die Nummer der Telefonzentrale enthält.

Visitenkarte in Signatur mitsenden

Wenn Sie in Outlook eine digitale Visitenkarte mit Ihren Daten angelegt haben, können Sie diese an Ihre E-Mail- Signatur anhängen. Der Empfänger der Visitenkarte kann die Kontaktdaten mit einem Doppelklick in sein Adressbuch übernehmen.

Dabei wichtig: Outlook bis Version 2003 sendet die Visitenkarte in Form einer vCard-Datei, die auch von anderen E-Mail-Clients neben Outlook gelesen werden kann. Outlook 2007 dagegen nutzt das VCF-Format, das nur mit Outlook 2007 und dem kommenden Outlook 2010 korrekt interpretiert wird.

So fügen Sie in Outlook Ihre Visitenkarte in die Signatur ein:

Falls noch nicht geschehen, legen Sie im Adressbuch einen neuen Eintrag mit Ihren Kontaktdaten an.
Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL- FORMAT auf.
Klicken Sie auf den Button SIGNATUREN.
Wenn Sie bereits eine Signatur eingegeben haben, wählen Sie sie im Feld links oben aus. In Outlook bis 2003 müssen Sie nun noch auf Bearbeiten klicken. Falls Sie noch keine Signatur eingegeben haben, tun Sie das über den Button NEU.
In Outlook bis 2003 wählen Sie die vCard im Feld Dieser Signatur diese Visitenkarte (vCard) hinzufügen aus. In Outlook 2007 klicken Sie unter STANDARDSIGNATUR bearbeiten auf VISITENKARTE. Wählen Sie Ihren Kon-takteintrag aus dem Adressbuch aus und klicken Sie auf OK. Die VCF-Datei wird dann automatisch angelegt, und eine Vorschau wird in die Signatur eingefügt.
Schließen Sie alle Dialoge.

RECHTLICHE ANFORDERUNGEN

Seit dem 1. Januar 2007 ist in Deutschland gesetzlich geregelt, welche Angaben im kaufmännischen Schriftverkehr enthalten sein müssen, also auch in E-Mails:

der komplette Firmenname, inkl. Geschäftsform
der Ort der Niederlassung mit postalisch korrekter, ladungsfähiger Schreibweise
das zuständige Amtsgericht
die Handelsregisternummer
die Umsatzsteuer-Ident-Nummer
der Name des Geschäftsführers, Inhabers bzw. des Vorstands- und Aufsichtsratsvorsitzenden

streng genommen auch die Steuernummer (viele Un¬ternehmen geben diese aber nur auf Anfrage heraus, um Missbrauch zu vermeiden)
Weitere Angaben wie Telefon- und Faxnummer, E-Mail- Adresse, Web-Adresse, Angabe der Abteilung etc. sind freiwillig. Die Pflichtangaben müssen lt. Gesetz auf dem Bildschirm und auf Ausdrucken „gut lesbar“ sein. Geregelt sind diese Anforderungen im:

Handelsgesetzbuch, HGB, § 37a
GmbH-Gesetz (GmbHG), § 35a
Aktiengesetz (AktG), § 80

So nutzen Sie E-Mail-Signaturen als Informations- und Werbeträger ist im Original erschienen auf am Thursday, den 19. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Standardordner zum Speichern von Anhängen ändern

Franz Grieser — Sat, 14 Jan 2012 00:00:00 +0100

So ändern Sie den Ordner, den Outlook zum Speichern von Dateien vorschlägt.

Kennen Sie das? Sie wollen einen Dateianhang, den Sie erhalten haben, speichern. Nach einem Rechtsklick auf den Anhang und dem Befehl „Speichern unter“ schlägt Outlook immer den gleichen Ordner vor. Und Sie müssen sich dann zu dem Ordner durchklicken, in dem Sie die Datei ablegen wollen.

Den Standardordner, also den Speicherordner, den Outlook vorschlägt, können Sie durch einen Eintrag in der Registry ändern.

Wenn Sie Outlook 2003, 2007 oder 2010 nutzen, gehen Sie so vor:

Beenden Sie Outlook.
In Windows XP rufen Sie „Start, Ausführen“ auf, in Windows 7/Vista klicken Sie im Startmenü ins Suchfeld. Geben Sie dann „regedit“ ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Öffnen Sie den Schlüssel „HKEY_CURRENT USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Options“ (dabei steht anstelle von „xx.0“ für Outlook 2003 „11.0“, für Outlook 2007 „12.0“ und für Outlook 2010 „14.0“).
Rufen Sie den Befehl „Bearbeiten, Neu, Zeichenfolge“ auf.
Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „DefaultPath“.
Klicken Sie den Eintrag doppelt an, um ihn zu öffnen.
Tragen Sie den Zugriffspfad auf den gewünschten Standardordner ein. Falls der Pfadname Leerzeichen enthält, setzen Sie den gesamten Pfadnamen in Anführungszeichen.
Beenden Sie Regedit und starten Sie Outlook neu.

Standardordner zum Speichern von Anhängen ändern ist im Original erschienen auf am Saturday, den 14. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.

Standardordner für Dateianhänge ändern (Outlook 2000/2002)

Franz Grieser — Sat, 14 Jan 2012 00:00:00 +0100

So bestimmen Sie, welchen Ordner Outlook 2000 bzw. 2002/XP zum Speichern von Dateien vorschlägt.

Wenn Sie eine Dateianlage, die Sie erhalten haben, speichern wollen, schlägt Outlook immer den gleichen Dokumente-Ordner vor. So kann es passieren, dass Sie sich dann zu dem Ordner durchklicken müssen, in dem die Dateien landen sollen.

Den Speicherordner, den Outlook 2000 bzw. 2002/XP vorschlägt (den sogenannten „Standardordner“, können Sie durch einen Eintrag in der Registry ändern:

Beenden Sie Outlook.
Rufen Sie den Befehl „Start, Ausführen“ auf und geben Sie „regedit“ ein.
Öffnen Sie den Schlüssel „HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\UserShell Folders“.
Öffnen Sie den Eintrag „Personal“ durch einen Doppelklick.
Geben Sie den Zugriffspfad auf den gewünschten Standardordner ein. Falls der Pfadname Leerzeichen enthält, setzen Sie den gesamten Pfadnamen in Anführungszeichen.
Beenden Sie Regedit und starten Sie Outlook wieder.

Standardordner für Dateianhänge ändern (Outlook 2000/2002) ist im Original erschienen auf am Saturday, den 14. January um 00:00. Bitte beachten Sie unsere Bedingungen zur Nutzung des RSS-Feeds.