3 Lösungen: Präsentationen aus PowerPoint 2007 und 2010 auch in älteren Versionen bearbeiten

07. September 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Viele Firmen haben den Umstieg auf Office 2010 oder 2007 bereits vollzogen und legen ihre Präsentationen in einem neuen Dateiformat an. Für Anwender, die noch mit älteren PowerPoint-Versionen arbeiten, erhöht sich damit die Wahrscheinlichkeit, dass sie Präsentationen erhalten, die sich entweder gar nicht öffnen oder nur begrenzt bearbeiten lassen.

Das Problem: PPTX statt PPT

Wenn Sie noch mit PowerPoint 2003 oder älteren Versionen arbeiten und versuchen eine Präsentation zu öffnen, die Sie von anderen bekommen haben, kann die folgende Meldung auftauchen:

Was ist passiert?

Die Datei wurde mit PowerPoint 2007 oder 2010 und damit in einem anderen Dateiformat erstellt. Statt der Endung PPT trägt sie die Endung PPTX.

Die oben gezeigte Fehlermeldung besagt, dass Sie die Datei nicht öffnen können, weil auf Ihrem Computer das Kompatibilitätspaket von Microsoft noch nicht installiert ist. Es steht seit nunmehr vier Jahren zum kostenlosen Download bereit und würde es Ihnen erlauben, auch Dateien im neuen Format in Ihrem PowerPoint zu betrachten und zu bearbeiten.

Sie haben drei Möglichkeiten, dieses Problem zu beheben. Sie können:

  • das Kompatibilitätspaket herunterladen und installieren,
  • die Datei im PowerPoint Viewer 2010 öffnen – falls dieser auf Ihrem PC installiert ist,
  • oder den Versender der Präsentation bitten, die Datei im Format PowerPoint 97-2003-Präsentation abzuspeichern.

Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten, welche der Lösungen für Sie am besten ist.

Lösung 1: Installieren Sie das Kompatibilitätspaket

Das Kompatibilitätspaket ist ein Konverter, der in PowerPoint 2002 und 2003 erforderlich ist, wenn Sie mit Präsentationen arbeiten wollen, die in PowerPoint 2010 oder 2007 erstellt wurden.

Vorteil dieser Lösung:

Mit Hilfe des Kompatibilitätspakets können Sie Dateien, die mit neueren PowerPoint-Versionen erstellt wurden, öffnen, bearbeiten und speichern, ohne die aktuellen Versionen 2010 oder 2007 selbst installiert haben zu müssen.

Das ist zu bedenken:

  • Sie können das Kompatibilitätspaket nur dann auf Ihrem Computer installieren, wenn Sie Administrator-Rechte haben. Oder Sie überlassen die Installation der IT-Abteilung.
  • PowerPoint 2007 und 2010 enthalten einige neue Merkmale, die beim Öffnen einer neuen Präsentation in älteren PowerPoint-Versionen nicht mehr vollständig bzw. anders funktionieren. Es wird also in vielen Fällen Einschränkungen und Qualitätsverluste geben. Lesen Sie in den nächsten Ausgaben mehr dazu.
  • Wenn Sie eine Präsentation im neuen Dateiformat in PowerPoint 2003 bearbeiten und dann speichern, ist die Datei in der Regel deutlich größer als das Original.

So installieren Sie das Kompatibilitätspaket:

  • Klicken Sie auf diesen Link.
  • Folgen Sie dort den Installationsanweisungen.
  • Dateigröße: 37,3 MB

Lösung 2: Installieren Sie den PowerPoint Viewer 2010

Sie möchten eine Präsentation, die mit PowerPoint 2010 oder 2007 erstellt wurde, auf einem anderen Rechner vorführen, dieser hat jedoch nur PowerPoint 2003 installiert? Umgehen Sie die o.g. Einschränkungen und Probleme beim Konvertieren neuerer Dateien und zeigen Sie die Präsentation genau wie auf einem Rechner mit der neusten Version mit Hilfe des PowerPoint Viewers 2010.

Die Vorteile der Lösung:

  • Der kostenlose PowerPoint Viewer 2010 ermöglicht es Ihnen, Präsentationen aller Versionen detailgetreu und sogar an PCs ohne PowerPoint als Bildschirmpräsentation abzuspielen.
  • Dabei werden auch die neuen Folienübergänge, die sanfteren Animationseffekte 1:1 sowie 3D-Videoeffekte wiedergegeben. Auch SmartArt-Grafiken behalten so ihre Animationseffekte.
  • Mit Hilfe des PowerPoint Viewers 2010 lassen sich Präsentationen auch drucken.

Das ist zu bedenken:

  • Die Datei kann im Viewer nicht bearbeitet und geändert werden. Diese Lösung eignet sich daher nur zum Betrachten der Präsentation.
  • Sie können das Paket nur auf Ihrem Computer installieren, wenn Sie Administrator-Rechte haben. Sprechen Sie gegebenenfalls mit Ihrer IT-Abteilung.

So installieren Sie den PowerPoint-Viewer:

  • Klicken Sie auf diesen Link.
  • Folgen Sie dort den Installationsanweisungen.
  • Dateigröße: 60,4 MB

Unser Tipp: Der PowerPoint Viewer 2010 ist ebenso wie das Kompatibilitätspaket ein MUSS für alle Anwender älterer Versionen.

Lösung 3: Die Präsentation in einem kompatiblen Format abspeichern lassen

Wer weder PowerPoint Viewer 2010 noch das Kompatibilitätspaket installiert hat, kann die neuen PowerPoint-Präsentation nicht öffnen und nicht betrachten.

Einziger Ausweg ist dann, den Ersteller der Präsentation zu bitten, die Datei im alten 97-2003-Format abzuspeichern und Ihnen noch einmal zu schicken.

So geht’s:

  • Über Datei (in PowerPoint 2007 über die Office-Schaltfläche) lässt sich mit Speichern unter die Option PowerPoint 97-2003-Präsentation auswählen.

Vorteil dieser Lösung:

Auch wenn die Datei mit den neueren PowerPoint-Versionen 2010 und 2007 erstellt wurde, können Anwender älterer Versionen die Präsentation öffnen, bearbeiten und speichern. Für Anwender, die auf ihrem PC nichts installieren können, ist das der einzige Ausweg.

Das ist zu bedenken:

  • Gestaltungs- und andere neue Funktionen, die nur in PowerPoint 2010 und 2007 nutzbar sind, gehen beim Speichern der Präsentation im alten 97-2003-Format verloren. Daher gibt es eine Kompatibilitätsprüfung, die auf solche Verluste hinweist.

  • Wenn eine Präsentation zusätzlich zum neuen Format auch noch im alten Format abgespeichert werden muss, hat der Ersteller es ab sofort mit zwei Versionen der Datei zu tun und muss dies bei allen danach folgenden Änderungen oder Aktualisierungen zu beachten.
  • Die Kopie im 97-2003-Format ist in der Regel deutlich größer.  

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