Damit Excel und PowerPoint eine gelungene Kombination sind

11. Oktober 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Sicher wissen Sie aus eigener Erfahrung, dass große Excel-Tabellen auf einer Folie nicht eben einladend für die Zuschauer sind. Warum nicht gleich das Budget, die Umsatzziele oder den Projektplan in Excel zeigen? Zusätzliche Informationen können Sie trotzdem noch auf Folien zeigen, die Sie direkt von Excel aus ansteuern.

Wie Sie beim Vorstellen von Zahlen flexibel auf zusätzliche Informationen zugreifen

Wenn Sie Zahlen in Excel präsentieren, hat das den Vorteil, dass Sie live und in Interaktion mit dem Publikum sowohl die Zusammenhänge als auch die Wirkung von Änderungen demonstrieren können. Da, wo zusätzliche Informationen gebraucht werden, starten Sie einfach von Excel aus eine Bildschirmpräsentation mit erklärenden Folien.

Auf diese Weise erklären Sie Budgetzahlen besser, nennen Details zu einem Projekt oder zeigen nicht nur die Umsatzzahlen, sondern auch das Produktportfolio des kommenden Jahres.

Für alle Excel-Freaks: Eine kombinierte Lösung mit PowerPoint eignet sich auch, um Kollegen bestimmte Berechnungen in Excel mithilfe einiger Folien zu erklären. Hier die Vorschau auf eine fertige Lösung – in dem Fall ein Projektstatusbericht.

So binden Sie die PowerPoint-Präsentation in Excel ein

  • Legen Sie Ihre Excel-Tabelle und die PowerPoint-Präsentation für die ergänzenden Informationen an. Speichern Sie beide Dateien.
  • Markieren Sie neben oder unter der Excel-Tabelle die Zelle, wo die Präsentation angeordnet werden soll.
  • Wählen Sie Einfügen – Objekt.
  • Wechseln Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte Aus Datei erstellen.
  • Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Pfad zu der vorbereiteten Präsentation anzugeben, und schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf OK ab.

  • Passen Sie zum Schluss noch Position und Größe des eingefügten Präsentationsobjektes an.
  • Doppelklicken Sie auf das soeben eingefügte Objekt, um die Präsentation als Bildschirmpräsentation im Vollbildmodus zu starten.

Aus Excel heraus eine bestimmte PowerPoint-Folie im Modus „Bildschirmpräsentation“ aufrufen

Sie stellen in einer Excel-Arbeitsmappe Daten und weitere Informationen wie beispielsweise Bilder zu Ihrer Produktpalette zusammen. Dabei möchten Sie auch auf eine bestimmte PowerPoint-Präsentation zugreifen, in der es zu jedem Produkt zwei bis drei Folien mit Bildern gibt. Zwar wissen Sie, wie sich per Hyperlink aus Excel heraus eine PowerPoint-Präsentation öffnen lässt, aber bei dieser Variante wird immer nur die erste Folie angezeigt und außerdem nur in der Normalansicht.

In Word kann man Textmarken setzen, um zu einer bestimmten Stelle im Dokument zu springen. Gibt es so etwas in PowerPoint und lässt sich die betreffende Folie auch gleich im Modus Bildschirmpräsentation anzeigen? Hier die Lösung:

So verlinken Sie auf eine ganz bestimmte PowerPoint-Folie

PowerPoint kennt zwar keine Textmarken, aber trotzdem ist es möglich, per Hyperlink eine bestimmte Folie anzeigen zu lassen. So geht’s:

  • Speichern Sie in PowerPoint die betreffende Datei als Bildschirmpräsentation mit der Dateiendung PPS ab (Datei – Speichern unter – Dateityp).
  • Wählen Sie in Excel Einfügen – Hyperlink oder betätigen Sie die Tastenkombination Strg + K.
  • Klicken Sie links in der Navigation auf Datei oder Webseite und wechseln Sie zu dem Ordner mit der Bildschirmpräsentationsdatei.
  • Klicken Sie in diesem Ordner den Eintrag für die Power-Point-Datei an. Diese Information erscheint nun in der Zeile Adresse.
  • Setzen Sie den Cursor an das Ende dieser Adresszeile und fügen Sie eine Raute (#) sowie die Nummer der Folie an. Schließen Sie mit OK ab. Die Raute steht für die Anweisung „Wechsle zu der Folie x“. Danach folgt dann die Nummer der Folie.

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