Excel als Copilot bei der Arbeit mit Diagrammen | Teil 2

12. Dezember 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Hier erhalten Sie Antworten auf zwei häufig auftretende Anwenderfragen in PowerPoint 2007 und 2010. Sie erfahren außerdem, wie Sie die Fähigkeiten von Excel bei der Dateneingabe zeitsparend einsetzen.

Der blaue Rahmen ist weg – was nun?

Wenn Sie ein neues Diagramm in PowerPoint 2007 oder 2010 erstellen, öffnet sich Excel automatisch und die im Diagramm gezeigten Beispielwerte liegen auf dem Excel-Datenblatt innerhalb eines blauen Rahmens. Diesen Rahmen benötigen Sie, um den Bereich der ausgewählten Daten zu verkleinern oder zu vergrößern. Manchmal jedoch fehlt dieser Rahmen, z.B. weil jemand die Beispieldaten markiert und gelöscht hat. Bei dieser Aktion wird der Rahmen mitgelöscht.

  • Wenn Sie den Rahmen selbst gerade erst versehentlich gelöscht haben, dann machen Sie Ihre letzte Aktion mit Strg + Z rückgängig. Überschreiben Sie die vorhandenen Beispieldaten, anstatt sie zu löschen.
  • Ansonsten gilt, dass der blaue Rahmen tatsächlich weg ist und es auch bleibt. Egal was Sie tun, der blaue Rahmen bleibt verschwunden. Was können Sie tun?
  • Klicken Sie in der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf auf die Schaltfläche Daten auswählen.
  • Schieben Sie das Dialogfeld Datenquelle auswählen ggf. zur Seite und markieren Sie die Daten, die im Diagramm angezeigt werden sollen.
  • Klicken Sie abschließend auf OK. Den blauen Rahmen erhalten Sie so zwar nicht zurück, aber Ihre Daten können Sie trotzdem korrekt auswählen.

Ich möchte Zeilen und Spalten vertauschen – wie geht das?

Sie haben Ihre Daten in das Excel-Arbeitsblatt eingegeben, stellen jedoch fest, dass die Daten im Diagramm nicht wie gewünscht angezeigt werden. Zeilen und Spalten müssten eigentlich getauscht werden. Glücklicherweise müssen Sie die Daten nicht neu eingeben! Dieses Problem bekommen Sie mit einem Mausklick in den Griff:

  • Klicken Sie in PowerPoint in der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf auf die Schaltfläche Zeile/Spalte wechseln. Den Rest erledigt PowerPoint für Sie.
  • Die Schaltfläche ist übrigens nur aktiv, wenn Excel noch geöffnet ist. Falls Sie das Programm bereits geschlossen haben, klicken Sie in der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf auf Daten bearbeiten.

Damit öffnet sich Excel wieder.

In der Abbildung links, sind die Daten nach Firmen gegliedert, rechts hingegen sind Sie nach Quartalen angeordnet. Welche Darstellungsweise Sie benötigen, ist abhängig davon, welche Aussage Sie treffen möchten.

Excel als Zeitsparer: Jahreszahlen im Handumdrehen eingegeben

Sollen in einem Diagramm mehrere Jahre miteinander verglichen werden – z.B. in einem Liniendiagramm –, dann musste man in früheren PowerPoint-Versionen die Jahreszahlen von Hand eingeben oder die Daten zunächst mit Hilfe von Excel vorbereiten und dann in die Datentabelle einfügen. Ab Version 2007 arbeitet PowerPoint bei Diagrammen Hand in Hand mit Excel und daher können Sie die Erleichterungen nutzen, die Excel bei der Dateneingabe bietet. So geht’s:

  • Geben Sie die erste Jahreszahl in das Excel-Datenblatt ein (im Beispiel 2000).
  • Bewegen Sie die Maus auf die rechte untere Ecke der Zelle, in die Sie soeben die Zahl eingegeben haben. Der Mauspfeil verwandelt sich in ein kleines schwarzes Pluszeichen.
  • Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und ziehen Sie diese rechte untere Ecke mit gedrückter linker Maustaste einige Zeilen nach unten, je nachdem wie viele Jahreszahlen Sie insgesamt benötigen.
  • Lassen Sie die Maustaste los und Excel fügt automatisch die aufsteigenden Jahreszahlen ein.

Auch das geht jetzt: Summen automatisch ausrechnen und im Diagramm anzeigen lassen.

Da Sie die Daten in Excel eingeben, können Sie Sich natürlich auch weitere Vorteile zunutze machen, z.B. die Funktion zum Berechnen von Summen.

  • Geben Sie zunächst Ihre Daten ein und beschriften Sie eine weitere Zeile oder Spalte mit „Gesamt“.

  • Klicken Sie dann in die Zelle unter bzw. neben den Daten, die Sie zusammenfassen wollen. In der Abbildung wäre das z.B. Zelle B6.
  • Klicken Sie in Excel in der Registerkarte Start nun auf die Schaltfläche mit dem Summenzeichen.

  • Wenn Sie eine Zelle unterhalb der Daten ausgewählt haben, geht Excel automatisch davon aus, dass alle über der Zelle stehenden Zahlen zusammengerechnet werden sollen und zeigt das Ergebnis sofort an. Ziehen Sie die rechte untere Ecke der Zelle mit gedrückter linker Maustaste nach rechts. Es wird nur die Formel kopiert und die Summen der anderen Spalten werden automatisch ausgerechnet.
  • Wenn Sie eine Zelle neben den Daten ausgewählt haben (z.B. E2), zeigt Excel nach dem Klick auf die Schaltfläche in einem Zwischenschritt zunächst welche Daten in die Summe eingehen (B2 bis D2).

Bestätigen Sie mit Enter und die Summe wird nicht nur für Zeile 2 angezeigt, sondern automatisch auch für die anderen Zeilen berechnet.

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