Excel als Copilot bei der Arbeit mit Diagrammen

01. Dezember 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

in früheren PowerPoint-Versionen haben Sie mit Excel vermutlich nur dann zu tun gehabt, wenn Sie Daten aus einem Excel-Datenblatt in eine PowerPoint-Tabelle übertragen wollten. Ab PowerPoint 2007 ist Excel beim Anlegen von Diagrammen Ihr ständiger Begleiter. Dies bringt viele Vorteile, wirft aber auch einige Fragen auf.

Nicht alle in Excel eingegebenen Daten sollen angezeigt werden – früher ging das so einfach!

Manchmal kommt es vor, dass beim Erstellen eines Diagramms noch nicht hundertprozentig feststeht, welche Daten letztendlich gezeigt werden sollen. So sollen z.B. fünf Firmen miteinander verglichen werden, allerdings liegen bei Firma A noch nicht alle Daten vor. Solange die Daten nicht komplett sind, soll die Firma im Diagramm nicht angezeigt werden.
In PowerPoint 2003 konnten Sie dieses Problem lösen, indem Sie die Daten der betreffenden Firma mit einem Doppelklick auf den Spalten- bzw. Zeilenanfang von der Anzeige ausschließen. Die Zeile/Spalte ist damit – wie in der Abbildung bei Firma A – ausgegraut und wird im Diagramm nicht mehr angezeigt.

 
Ab PowerPoint 2007 gibt es diese Möglichkeit nicht mehr, Daten per Doppelklick aus- oder abzuwählen. Ihnen stehen jedoch mehrere andere Möglichkeiten offen, um zum gleichen Ergebnis zu gelangen.

Passen Sie den Bereich der ausgewählten Daten mit dem blauen Rahmen an

Die folgende Möglichkeit eignet sich dann, wenn die Daten, die ausgeblendet werden sollen, in der letzten Zeile oder Spalte stehen. So geht’s:

  • Wenn Sie ein neues Diagramm in PowerPoint erstellen, öffnet sich Excel automatisch und die im Diagramm gezeigten Beispielwerte liegen auf dem Excel-Datenblatt innerhalb eines blauen Rahmens.
  • Um den Bereich der ausgewählten Daten zu verkleinern, ziehen Sie die Ecke dieses blauen Rahmens entweder eine Spalte nach links oder eine Zeile nach oben.
  • Um die Daten im Diagramm später erneut anzeigen zu lassen, erweitern Sie den blauen Rahmen wieder.

Blenden Sie Spalten aus

Nicht immer stehen die Daten, die ausgeblendet werden sollen in der letzten Zeile oder Spalte. Was dann?
Da Sie in Excel arbeiten, können Sie sich die Funktionen dieses Programms zu Nutze machen: Blenden Sie einfach Spalten oder Zeilen aus. So geht’s:

  • Markieren Sie die gewünschte Zeile oder Spalte in Excel und öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü.
  • Wählen Sie den Befehl AUSBLENDEN.
  • Um die Zeile bzw. Spalte später wieder einzublenden, markieren Sie die zwei Zeilen/Spalten, welche die ausgeblendeten Daten umgeben, rufen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü auf und wählen EINBLENDEN. Wenn Sie mehrere Zeilen oder Spalten ausgeblendet haben und alle wieder einblenden wollen, markieren Sie dafür das gesamte Datenblatt.

Wichtig: Wie in der Abbildung zu sehen, erkennt man auf den ersten Blick kaum, dass Daten ausgeblendet wurden. Sie müssen schon genauer hinsehen, um zu entdecken, dass nach Zeile 1 direkt Zeile 3 folgt und dazwischen eine etwas dickere Trennlinie zu sehen ist. Bedenken Sie das bei der Weitergabe der Datei, da Ihr Kollege ohne Hinweis vermutlich nicht entdecken wird, dass die Daten bereits hinterlegt sind.

Wählen Sie die Datenquelle exakt aus

Wie bereits erwähnt, liegt der Nachteil der Methode des Ausblendens darin, dass bereits eingegebene Daten eventuell in Vergessenheit geraten. Die optimale Lösung wäre daher (ähnlich wie in Version 2003), dass alle Daten in der Excel-Tabelle angezeigt werden, jedoch nur eine Auswahl davon im Diagramm erscheint.
So legen Sie Ihre Datenquelle exakt fest:

  • Markieren Sie das Diagramm und klicken Sie dann in der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf auf die Schaltfläche Daten auswählen.
  • Schieben Sie das Dialogfeld Datenquelle auswählen ggf. zur Seite und wählen Sie die Daten aus, die im Diagramm angezeigt werden sollen.
  • Wenn Sie mehrere nicht zusammenhängende Bereiche auswählen möchten, halten Sie zwischen dem Markieren der einzelnen Bereiche die Strg-Taste gedrückt. Im hier gezeigten Beispiel wurde zunächst die Spalte A bis E der Zeile 1 markiert, und danach bei gedrückter Strg-Taste die Spalte A bis E der Zeilen 3-5.
  • Klicken Sie abschließend auf OK.

Ergebnis: Ihre Daten werden in der Excel-Tabelle vollständig angezeigt, jedoch erscheint nur ein Teil davon im Diagramm.

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