Folien recyceln und wertvolle Zeit sparen

21. November 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

In der Praxis kommt es recht oft vor, dass in einer neuen Präsentation eine Reihe bereits vorhandener Folien wieder eingesetzt werden sollen. Damit müssen Folien nicht mit viel Zeitaufwand neu erstellt werden. Doch welche Möglichkeiten bietet PowerPoint, um auf Bestehendes zuzugreifen und Folien wiederzuverwenden.

Option 1: Einen Großteil der Präsentation wiederverwenden

Wenn Sie die meisten Folien einer Präsentation übernehmen möchten, ist es am einfachsten, die gesamte Präsentation wiederzuverwenden und dann die überflüssigen Folien zu löschen. So geht’s:

  • Öffnen Sie PowerPoint.
  • Klicken Sie im Menü Datei auf Neu.
  • Wählen Sie nun rechts im Aufgabenbereich die Option Aus bestehenden Präsentationen.

  • Wählen Sie im Dialogfeld die Datei aus, die Sie wiederverwenden möchten und bestätigen Sie mit Neu erstellen.
  • PowerPoint erstellt nun eine Kopie der ursprünglichen Datei. Löschen Sie die überflüssigen Folien und speichern Sie die Datei dann unter neuem Namen ab.

Der Vorteil: Dieses Vorgehen hindert Sie daran versehentlich Folien im Original zu löschen bzw. das Original zu übersschreiben.

Option 2: Einige Folien wiederverwenden

Wenn Sie mehrere Folien einer Präsentation in eine andere übernehmen möchten, empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

  • Öffnen Sie die Präsentation, in die Sie die Folien einer bestehenden Präsentation einfügen möchten.
  • Blättern Sie zu der Folie, nach der die bestehenden Folien eingefügt werden sollen.
  • Klicken Sie im Menü Einfügen auf Folien aus Datei.
  • Wählen Sie im Dialogfeld Foliensuche in der Registerkarte Präsentation suchen oben die Datei mit den Folien aus, die Sie wiederverwenden wollen. Bestätigen Sie die Dateiauswahl mit Öffnen.
  • Im Dialogfeld Foliensuche werden Ihnen nun unten in einer kleinen Galerie die Folien dieser Präsentation gezeigt. Alternativ können Sie sich die Gliederung der Präsentation anzeigen lassen.

  • Wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Folien einfügen wollen, wechseln Sie zunächst in die Ansicht mit der Gliederung (in der Abbildung rechts) und klicken Sie auf die erste zu übernehmende Folie und dann bei gedrückter Umschalt-Taste auf die letzte Folie. Bestätigen Sie diese Auswahl mit Einfügen.
  • Fügen Sie eine beliebige Auswahl ein, indem Sie die benötigten Folien markieren und dann auf Einfügen klicken.
  • Möchten Sie die Formatierung der ausgewählten Folien beibehalten, dann aktivieren Sie das Kästchen Ursprüngliche Formatierung beibehalten. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in der nächsten Ausgabe.

Option 3: Eine einzelne Folie wiederverwenden

Wenn es darum geht, nur schnell eine Folie aus einer Präsentation in eine andere zu kopieren, empfiehlt sich folgende Variante:

  • Öffnen Sie sowohl die neue als auch die alte Präsentation.
  • Markieren Sie in der alten Präsentation die betreffende Folie links in der Foliennavigation. Kopieren Sie diese dann mit Strg + C in die Zwischenablage. Wechseln Sie in die neue Präsentation.
  • Wechseln Sie links in der Foliengliederung zu der Stelle, an der die kopierte Folie eingefügt werden sollen.
  • Fügen Sie die Folie mit Strg + V ein. Die Zielformatierung (d.h. die Formatierung der neuen Präsentation) wird automatisch übernommen.

Option 4: Eine Gliederung aus Word übernehmen

Anstatt einer PowerPoint-Präsentation können Sie natürlich auch ein bereits vorhandenes Word-Dokument zum Erstellen Ihrer neuen Präsentation verwenden.

Aber Achtung: PowerPoint übernimmt dabei nicht den kompletten Text aus dem Word-Dokument, sondern nur die Überschriften. Dies ist sinnvoll, da Sie in Ihrer Präsentation meist nur die wesentlichen Punkte eines Themas ansprechen sollten.

So übernehmen Sie die Gliederung aus Word:

  • Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihre Überschriften in Word mit Hilfe der Formatvorlagen formatiert haben. Denn wie bereits erwähnt, werden später nur die Inhalte übernommen, die als Überschrift formatiert sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um eine Überschrift erster, zweiter oder dritter Ebene handelt.
    TIPP: Die Überschriften der ersten bis dritten Ebene weisen Sie mit den Tastenkombinationen Alt + 1, Alt + 2 sowie Alt + 3 blitzschnell zu.
  • Die Überschriften erster Ebene werden jeweils zum Titel einer neuen Folie.
  • Die Überschriften der zweiten Ebene werden zur ersten Textebene usw. (siehe Abbildung).

  • Öffnen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation und klicken Sie im Menü Einfügen auf Folien aus Gliederung.
  • Wählen Sie nun Ihre zuvor erstellte Word-Datei aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Einfügen.

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