Gehen Sie auf Ihr Publikum ein und sorgen Sie mit Hyperlinks für Interaktion

13. Mai 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Eine gute Präsentation zeichnet sich auch dadurch aus, dass sie an die Bedürfnisse des Publikums anpassbar ist. Antizipieren Sie mögliche Fragen aus dem Publikum und bereiten Sie Folien mit den jeweiligen Antworten und Informationen vor.

Verlinken Sie Wörter im Fließtext

Wenn Sie in Ihrer Präsentation häufig Fremd- oder Fachwörter verwenden, können Sie Folien vorbereiten, welche die Definitionen enthalten. Per Klick auf das jeweilige Wort im Fließtext wechseln Sie bei Fragen aus dem Publikum im Handumdrehen auf die Folie mit der Definition.

Der Vorteil: Sie müssen nicht zwingend jeden Begriff erklären, sondern nur auf Anfragen seitens der Zuhörer reagieren.

Wenn Sie einzelne Worte als Hyperlink definieren, besteht jedoch das Problem, dass das Wort die Hyperlinkfarbe erhält und unterstrichen ist. Dieser Automatismus lässt sich umgehen. So verlinken Sie einzelne Wörter im Text, ohne dass diese hervorgehoben werden:

  • Erstellen Sie die Folien mit der Definition. Schreiben Sie das zu definierende Wort am besten in den Platzhalter für die Überschrift.
  • Wechseln Sie nun zur Folie mit dem Fremdwort im Fließtext. Zeichnen Sie ein Rechteck über das entsprechende Wort.
  • Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Objekt das Kontextmenü und wählen Sie Hyperlink. Schneller geht’s mit der Tastenkombination Strg + K.
  • Wählen Sie im Dialogfeld auf der linken Seite Aktuelles Dokument.
  • Wählen Sie dann die Folie aus, auf der Sie vorher die Definition eingetippt haben. Wenn Sie das Wort in den Platzhalter für Überschriften eingegeben haben, finden Sie die Folie in der Gliederung ganz leicht.

  • Machen Sie anschließend das Rechteck unsichtbar, indem Sie bei Füllfarbe und Linienfarbe jeweils die Option Keine einstellen.
  • Wechseln Sie mit Umschalt + F5 in die Bildschirmpräsentation und überprüfen Sie, ob die Verlinkung funktioniert. Bewegen Sie die Maus über den betreffenden Begriff. Der Mauszeiger wird zur Hand. Klicken Sie, um den Hyperlink und damit den Wechsel zur Folie mit der Definition auszulösen.

Nutzen Sie Schaltflächen, um besser navigieren zu können

Über eine (unsichtbare) Schaltfläche sind Sie auf der Folie mit einer Definition gelandet. Aber wie gelangen Sie nun zur Ursprungsfolie zurück?

Wenn Sie die Definitionsfolien in der Präsentation nur bei Bedarf zeigen wollen, stellen Sie diese ganz ans Ende der Präsentation.

Um zur Ursprungsfolie zurück zu manövrieren, verwenden Sie interaktive Schaltflächen. So geht’s:

  • Wechseln Sie auf die Folie mit der Definition.
  • In PowerPoint 2003: Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf AutoFormen – Interaktive Schaltflächen und auf Interaktive Schaltflächen: Zurückkehren.
  • Ab PowerPoint 2007: Öffnen Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe Zeichnung den Formenkatalog und wählen Sie unter Interaktive Schaltflächen die Option Interaktive Schaltflächen: Zurückkehren.

  • Zeichnen Sie nun die Schaltfläche auf die Definitionsfolie. Es öffnet sich automatisch das Dialogfeld Aktionseinstellungen. Dort ist die Aktion Hyperlink zu: Zuletzt angesehen Folie ausgewählt. Da die zuletzt gesehene Folie die Ursprungsfolie mit dem Fließtext ist, passt diese Option perfekt.
  • Bestätigen Sie mit OK.

  • Kopieren Sie die erstellte Schaltfläche mit Strg+C und fügen Sie sie auf allen weiteren Definitionsfolien mit Strg+V ein.

Erstellen Sie interaktive Galerien im Handumdrehen (PowerPoint 2010)

Sie möchten eine Übersicht über verschiedene Produkte erstellen und dann je nach Bedarf einige dieser Produkte im Detail vorstellen? Auch dafür lassen sich Hyperlinks wunderbar einsetzen. In der letzten Ausgabe konnten Sie bereits erfahren, wie Sie mehrere Fotos unkompliziert in SmartArt-Grafiken umwandeln. Setzen Sie diese Technik auch für das Erstellen Ihrer Übersichtsgalerie ein. So geht’s:

  • Erstellen Sie zunächst die Folien mit den detaillierten Produktinformationen. Achten Sie auf aussagekräftige Überschriften, um sich später leichter zurechtzufinden.
  • Wechseln Sie auf die Übersichtsfolie und fügen Sie die Produktbilder ein. Klicken Sie dafür in der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche Grafik. Wählen Sie im Dialogfeld den Ordner mit Ihren Bildern aus. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere Dateien zu markieren. Klicken Sie dann auf Einfügen.
  • Lassen Sie die Bilder markiert und wählen Sie die Registerkarte Bildtools/Format. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Bildlayout.

  • Wählen Sie z.B. die Option Bildbeschriftungsliste.

  • Beschriften Sie die Bilder.
  • Markieren Sie dann das erste Bild, rufen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü auf und wählen Sie Hyperlink. Auch hier geht’s noch schneller mit Strg + K.
  • Wählen Sie auf der linken Seite Aktuelles Dokument.
  • Wählen Sie dann in der Gliederung rechts die Folie aus, auf der Sie vorher die Produktinformationen eingegeben haben. Bestätigen Sie mit OK.
  • Wiederholen Sie diese Schritte, bis alle Bilder mit der jeweiligen Definitionsfolie verlinkt sind.

Wenn Sie mit PowerPoint 2003 oder 2007 arbeiten, können Sie die Bilder natürlich auch selbst in eine entsprechende Anordnung bringen und diese dann einzeln verlinken.

Zurück zu Ursprungsfolie: So geht’s ohne Schaltflächen

Sie können die Folien mit Definitionen oder Produktdetails, wie oben beschrieben, mit Schaltflächen versehen, um auf die Ursprungsfolie zurückzukehren.

Eine Alternative: Sie funktionieren das jeweilige Produktfoto auf der Detailfolie zur Schaltfläche um. Mit einem Klick auf das Foto kommen Sie dann auf „magische Weise“ zu Ihrer Übersichtsfolie zurück. So geht’s:

  • Wechseln Sie auf die Folie mit den Produktdetails. Markieren Sie dort das Produktfoto.
  • Rufen Sie per Rechtsklick auf das Foto das Kontextmenü auf und wählen Sie Hyperlink.
  • Wählen Sie auf der linken Seite Aktuelles Dokument.
  • Wählen Sie dann in der Gliederung rechts die Übersichtsfolie aus. Bestätigen Sie mit OK.
  • Verfahren Sie mit den anderen Detailfolien ebenso.

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