PowerPoint 2010: Wie Sie die Übersicht in großen Präsentationen behalten

06. September 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Wenn Sie mit großen Präsentationen arbeiten, wissen Sie, wie schnell man sich in der Masse der vielen Folien verirren kann. Das Suchen bestimmter Folien, die noch aktualisiert werden sollen, kostet Zeit. Manchmal wird versehentlich die falsche Folie geändert oder gelöscht. Und wenn andere Personen nur Teile der Präsentation schnell prüfen und bestätigen sollen, fällt denen das Zurechtfinden besonders schwer. PowerPoint 2010 bietet hier eine Lösung: die Unterteilung einer Präsentation in Abschnitte.

Warum es sinnvoll ist, Folien in Abschnitte zu unterteilen

Gerade bei größeren Präsentationen haben Sie vermutlich eine Gliederung und eventuell sogar Abschnittsfolien. In der Folienansicht werden die Folien jedoch alle gleichermaßen hintereinander angezeigt. Hierarchien, die Sie Sich vorstellen, werden in der Sortierung nicht berücksichtigt.

Die Folge: Sie verlieren schnell den Überblick und verbringen viel Zeit beim Suchen einzelner Folien.

Die Lösung: Teilen Sie Ihre Folien in Abschnitte ein und benennen Sie diese sinnvoll. Damit ist es Ihnen ein Leichtes, den Überblick zu behalten. Sie können z.B. auch verschiedenen Kollegen einzelne Abschnitte zuweisen, die diese bearbeiten sollen. Auch wenn Sie später die Reihenfolge der Abschnitte verändern wollen, geht das dank der Unterteilung im Handumdrehen.

So unterteilen Sie die Folienmasse in überschaubare Abschnitte

  • Wechseln Sie in die Ansicht – Foliensortierung und klicken Sie dort vor die Folie, vor der Sie einen Abschnitt einfügen möchten.
  • Klicken Sie in der Registerkarte Start links in der Gruppe Folien auf Abschnitt – Abschnitt hinzufügen.

  • Alternativ dazu können Sie auch per rechten Mausklick vor einer Folie das Kontextmenü öffnen und dort Abschnitt hinzufügen wählen.
  • Öffnen Sie dann per Rechtsklick auf die Abschnittsüberschrift das Kontextmenü und wählen Sie Abschnitt umbenennen. Geben Sie im Dialogfeld einen passenden Namen für den Abschnitt ein.

Optimale Übersicht mit reduzierten Abschnitten

Bei einer großen Anzahl von Folien sind Sie viel mit dem Auf- und Abscrollen durch die Folien beschäftigt. In PowerPoint 2010 können Sie Abschnitte, die momentan nicht bearbeitet werden, zusammenklappen und haben so einen besseren Überblick. So geht’s:

  • Wenn Sie alle Abschnitte reduzieren möchten, öffnen Sie per Rechtsklick auf eine Abschnittsüberschrift das Kontextmenü und wählen Sie Alles reduzieren. Es werden nur noch die Abschnittsüberschriften angezeigt.

  • Mit dem Befehl Alle erweitern werden alle Folien wieder angezeigt.
  • Wenn Sie einzelne Abschnitte reduzieren wollen, dann klicken Sie vorne bei der Überschrift auf den kleinen Pfeil.

Übrigens: wenn Sie die Abschnittsüberschriften markieren, sind automatisch alle Folien in diesem Abschnitt markiert. Sie können ihnen dann z.B. mit einem Klick ein neues Design zuweisen.

Die Reihenfolge ändern? Kein Problem

Wollte man in früheren PowerPoint-Versionen einen Teil der Folien weiter an den Anfang verschieben, musste man zunächst alle Folien dieses Abschnitts finden, markieren und dann zielgenau auf die neue Position verschieben. Ganz ohne Orientierungspunkte gestaltete sich diese Aufgabe schwierig.

Ganz einfach geht diese Aufgabe nun in PowerPoint 2010 von der Hand:

  • Markieren Sie die Überschrift des Abschnitts, den Sie verschieben wollen.
  • Öffnen Sie per Rechtsklick das Kontextmenü und klicken Sie dort auf Abschnitt nach oben verschieben bzw. Abschnitt nach unten verschieben.

  • Sie haben sehr viele Abschnitte? Reduzieren Sie zunächst, wie oben beschrieben, die Abschnitte. Klicken Sie den Abschnitt an, den Sie verschieben wollen und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.
  • Natürlich können Sie auch einzelne Folien von einem Abschnitt in einen anderen verschieben. Klicken Sie dazu die Folie(n) an und ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.

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