PPT 2010 & 2007: Viel Zeit sparen mit der Funktion „Zuletzt verwendet“

21. November 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Wer auf seinem Computer für Ordnung sorgen möchte, legt eine klare Struktur von Ordnern und Unterordnern an. Doch wir alle wissen: Je mehr Dateien hinzukommen, desto komplexer wird dieses System und dementsprechend länger werden die Wege zu einer bestimmten Datei. PowerPoint 2010 bietet für dieses Problem die Rubrik „Zuletzt verwendet“.

Hier finden Sie die Funktion „Zuletzt verwendet“

  • Die Rubrik Zuletzt verwendet finden Sie per Klick auf Datei.
  • Wie das folgende Bild zeigt, finden Sie dort zum einen links die Liste der zuletzt verwendeten Dateien und zum anderen rechts die Liste der zuletzt besuchten Ordner.
  • Per Klick auf einen Listeneintrag öffnen Sie blitzschnell die entsprechende Datei bzw. den jeweiligen Ordner.

Übrigens: Auch in PowerPoint 2007 gibt es diese Funktion. Klicken Sie dazu auf die Office-Schaltfläche. Es taucht nun im rechten Teil eine Liste der zuletzt verwendeten Dateien auf. Eine Liste der zuletzt verwendeten Ordner wird in PowerPoint 2007 allerdings noch nicht angeboten.

Wie Sie wichtige Dateien immer im Blick behalten

Vermutlich gibt es einige Präsentationen, die Sie immer wieder benötigen. Oder Sie haben Dateien, an denen Sie aktuell häufig arbeiten. Damit diese Einträge nicht langsam auf der Liste nach unten wandern und irgendwann verschwinden, gibt es die Möglichkeit sie zu fixieren. So geht’s:

  • Klicken Sie auf die kleine graue Pinnwand-Nadel neben dem Eintrag, den Sie fixieren wollen.
  • Oder öffnen Sie per Rechtsklick auf den Eintrag das Kontextmenü und wählen Sie die Option An Liste anheften (diese Variante funktioniert nur in PowerPoint 2010).

Einen fixierten bzw. angehefteten Eintrag erkennen Sie an der blauen Pinnwand-Nadel (in PowerPoint 2007 ist sie grün).

So geht’s noch schneller

Sie möchten auf wichtige Präsentationen noch schneller zugreifen können? Für diesen Fall gibt es – allerdings nur in PowerPoint 2010 – den Schnellzugriff.

Der Schnellzugriff auf wichtige oder zuletzt verwendete Dateien ist standardmäßig ausgeschaltet. Zudem ist die Option im Randbereich angeordnet, also leicht zu übersehen.

So aktivieren Sie den Schnellzugriff auf wichtige Dateien:

  • Navigieren Sie zunächst wieder zur Rubrik Zuletzt verwendet.
  • Am unteren Rand der Liste können Sie den Schnellzugriff durch Setzen eines Häkchens aktivieren und rechts daneben die Anzahl der Dateien bestimmen, die per Schnellzugriff angezeigt werden sollen (maximal 20).
  • Nach Setzen des Häkchens erscheint – so wie in der Abbildung zu sehen – sofort über Zuletzt verwendet die Liste der Dateien für den Schnellzugriff.

So passen Sie die Anzahl der angezeigten Dokumente an Ihren Bedarf an

  • Klicken Sie in auf Datei und auf Optionen. In PowerPoint 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf PowerPoint-Optionen.
  • Wählen Sie links die Rubrik Erweitert und scrollen Sie zur Gruppe Anzeigen.
  • Dort können Sie die Anzahl der angezeigten Dokumente anpassen (maximal 50).

 

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