Präsentationen mit Audio und Video weitergeben

20. April 2017
Monika Rohn (Herausgeberin) Von Monika Rohn (Herausgeberin), Office, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials ...

Ganz gleich, ob Sie Kunden Ihr Produktportfolio mithilfe einer selbstablaufenden Präsentation auf CD vorstellen, ob Sie Teilnehmern einer Veranstaltung die Schulungsunterlagen auf einem USB-Stick überreichen oder ob Sie eine Präsentation mit Multimedia-Inhalten per E-Mail versenden wollen – in jedem Fall soll die Präsentation natürlich auf dem Rechner des Empfängers problemlos abgespielt werden. Sie haben dafür mehrere Möglichkeiten und wenn Sie einige Grundregeln beachten, klappt die Weitergabe auch problemlos.

Versionsunterschiede und Vorbereitungen 

In den PowerPoint-Versionen bis 2007 werden alle Multimedia-Dateien (mit Ausnahme kleiner WAV-Dateien) nur mit der Präsentation verknüpft. Sie müssen bei der Weitergabe also sicherstellen, dass diese Verknüpfungen auch auf fremden Rechnern noch funktionieren.

Sie erleichtern sich in allen Versionen die Arbeit, indem Sie vor Beginn der Arbeit an der Präsentation einen Ordner anlegen, in den Sie neben der Präsentation alle Multimedia-Dateien kopieren, und zwar bevor Sie sie in die Präsentation einfügen. So werden für die Verknüpfungen relative Pfade erzeugt, in denen der eigentliche Pfadname (Laufwerk\Ordner\Unterordner) nicht mitgespeichert wird und die auch auf fremden Rechnern noch funktionieren.

Mit oder ohne PowerPoint-Viewer?

Wenn Sie sich vornehmlich an Kunden und Geschäftspartner im beruflichen Umfeld richten, wird es in der Regel nicht erforderlich sein, den Viewer mit auf die CD oder den USB-Stick zu kopieren, da praktisch überall PowerPoint oder zumindest ein Viewer installiert ist. Ein Einschließen des Viewers wird allenfalls erforderlich sein, wenn Sie sich überwiegend an Privatpersonen oder Nutzer älterer Rechner wenden. Aber auch diese können den Viewer kostenlos von der Microsoft-Webseite herunterladen.

Dateien automatisch für CD verpacken

Die Funktion Verpacken für CD steht ab PowerPoint 2003 zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie die Präsentation, die Sie brennen wollen.
  2. Rufen Sie Verpacken für CD auf. In PowerPoint 2003 finden Sie den Befehl im Menü Datei. In PowerPoint 2007 klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Veröffentlichen.
  3. Vergeben Sie im Feld CD benennen einen Namen für die CD – dieser darf maximal 16 Zeichen lang sein.
  4. Die aktuelle Präsentation wird unter Zu kopierende Dateien angezeigt. Verwenden Sie bei Bedarf den Befehl Dateien hinzufügen, falls Sie weitere Präsentationen auf die CD brennen wollen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um zu entscheiden, was auf der CD enthalten sein soll.
  6. Sowohl in PowerPoint 2003 als auch in 2007 ist voreingestellt, dass der PowerPoint-Viewer mit verpackt wird. Wenn Sie dies nicht wollen, entfernen Sie in PowerPoint 2003 das Häkchen. In Version 2007 wählen Sie Paket archivieren (nur so bleibt das PowerPoint-2007-Dateiformat erhalten).
  7. Das Häkchen Verknüpfte Dateien ist standardmäßig gesetzt. Sie sollten es in jedem Fall gesetzt lassen, um verknüpfte Multimedia-Dateien mit einzubeziehen.
  8. TrueType-Schriftarten werden, auch wenn Sie das entsprechende Häkchen setzen, nur dann eingebettet, wenn die Lizenzbedingungen dies zulassen – dies ist vor allem bei kostenlosen Schriftarten der Fall. Eine Reihe lizensierter Schriften lassen sich nicht einbetten. 
  9. Ein Kennwort sollten Sie nur dann vergeben, wenn Sie die Inhalte der CD vor unberechtigten Zugriffen schützen müssen.
  10. Bestätigen Sie anschließend die Optionen mit OK.
  11. Wenn Sie einen beschreibbaren Rohling in das CD-Laufwerk eingelegt haben, können Sie mit der Schaltfläche Auf CD kopieren die Daten direkt auf CD brennen (ab Windows XP und nur, wenn diese Option im Betriebssystem aktiviert ist).
  12. Alternativ können Sie alle Dateien in einen Ordner kopieren lassen und den Inhalt dieses Ordners dann mit einem beliebigen Brennprogramm auf CD bringen.
  13. Schließen Sie danach das Dialogfeld Verpacken für CD, wenn Sie keine weitere CD erstellen wollen. 

Daten von Hand zusammenstellen

  • Verpacken für CD ist nützlich, wenn Sie Verknüpfungen automatisch korrigieren lassen wollen. Sind alle Dateien in einem Ordner versammelt, können Sie den Ordnerinhalt auch ohne diese Funktion auf CD brennen.
  • Wenn Sie die Präsentation auf einem USB-Stick weitergeben wollen, sollten Sie sie zunächst auf Ihrer Festplatte zusammenstellen und dann erst kopieren. Das direkte Speichern auf mobile Datenträger ist fehleranfällig.
  • Verpacken Sie Dateien, die per E-Mail versendet werden, als ZIP-Datei, um sicherzustellen, dass sie zusammen bleiben.
  • Testen Sie die CD bzw. den USB-Stick auf einem anderen Rechner, bevor Sie etwas weitergeben oder vervielfältigen.

Werden Sie mit unseren Tipps zum Powerpoint-Profi!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"