Umfangreiche Präsentationen: Erleichterung durch PPT 2010

20. September 2010
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Mit der neuen Funktion "Abschnitte" lässt sich eine Präsentation in mehrere übersichtliche Gruppen von Folien unterteilen. ´

Auf diese Weise organisieren Sie Ihre Präsentation sozusagen in Kapiteln.

Weitere Vorteile von Abschnitten sind beispielsweise: Produktgruppen in einer Präsentation lassen sich besser voneinander trennen. Die Teamarbeit an einer Präsentation wird vereinfacht, indem jedem Bearbeiter ein bestimmter Abschnitt zugewiesen wird. Abschnitte machen es auch möglich, Gruppen von Folien mühelos innerhalb der Präsentation zu verschieben oder nur bestimmte Teile einer Präsentation zu drucken.

Hier erfahren Sie, wie Sie Abschnitte anlegen, bearbeiten und drucken.

So fügen Sie Abschnitte in die Präsentation ein

Abschnitte können Sie auf zwei Wegen zuweisen: in der Ansicht Normal oder in der Foliensortierung.

  • In der Normalansicht setzen Sie links in der Foliennavigation per Mausklick den Cursor über die Folie, wo der Abschnitt beginnen soll. Wählen Sie dann in der Registerkarte Start in der Gruppe Folien die Befehlsfolge Abschnitt – Abschnitt hinzufügen.

  • In der Foliensortierung, in die Sie über die Registerkarte Ansicht wechseln können, wählen Sie per rechten Mausklick links neben die Folie, wo der Abschnitt beginnen soll, im Kontextmenü den Befehl Abschnitt hinzufügen.

PowerPoint fügt in beiden Fällen einen Abschnitt mit der Bezeichnung Abschnitt ohne Titel ein.

Dieser Abschnitt umfasst zunächst alle Folien der Präsentation, die nach Beginn des Abschnitts folgen. Erst durch das Festlegen eines weiteren Abschnitts bestimmen Sie das Ende des vorher eingefügten Abschnitts.

Systematisch: So geben Sie den Abschnitten sinnvolle Bezeichnungen

Nachdem Sie mehrere Abschnitte eingefügt haben, geben Sie diesen sinnvolle Namen.

  • Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Markierung Abschnitt ohne Titel.
  • Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Abschnitt umbenennen.

Alternativ dazu können Sie auch auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien die Befehlsfolge Abschnitt – Abschnitt umbenennen wählen.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den Abschnitt und klicken Sie auf Umbenennen.

So verschieben Sie Abschnitte

  • Zum Verschieben eines Abschnitts innerhalb der Präsentation klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Abschnitt.
  • Wählen Sie anschließend im Kontextmenü einen der beiden – in der folgenden Abbildung rot umrandeten – Befehle zum Verschieben.

So entfernen Sie Abschnitte je nach Bedarf

Für das Löschen von Abschnitten stehen Ihnen je nach Zweck mehrere Befehle zur Verfügung. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Abschnitt und wählen Sie …

  • … Abschnitt entfernen, um den aktuell markierten Abschnitt nicht aber die darin enthaltenen Folien zu löschen,
  • … Abschnitt und Folien entfernen, um den aktuell markierten Abschnitt komplett, also inklusive der enthaltenen Folien zu löschen,
  • … Alle Abschnitte entfernen, um alle Abschnitte in der Präsentation zu löschen.

So drucken Sie gezielt nur bestimmte Abschnitte einer Präsentation

Auch beim Drucken ausgewählter Folien aus einer umfangreichen Präsentation sind Abschnitte von Nutzen. Sind Abschnitte in einer Präsentation definiert, dann können Sie einzelne Foliengruppen wie folgt ganz einfach drucken:

  • Rufen Sie Datei – Drucken auf.
  • Klicken Sie unter Einstellungen auf den Pfeil neben Alle Folien drucken.
  • Markieren Sie in der Liste – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – ganz unten den zu druckenden Abschnitt.

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