Während der Bildschirmpräsentation eine Excel-Tabelle oder ein Word-Formular zeigen

23. Juli 2011
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Während der Bildschirmpräsentation soll ein bestimmter Bereich in einer Excel-Arbeitsmappe oder eine Textpassage in einem Word-Dokument gezeigt werden. Und zwar OHNE langwieriges Suchen. Kein Problem.

Eine typische Anwender-Frage aus der Hotline von "PowerPoint aktuell"

Frage:

Mein Chef möchte während der Bildschirmpräsentation zuerst in Excel eine Berechnungstabelle und dann in Word ein Projektformular zeigen und dort wichtige Bearbeitungsschritte demonstrieren. Wie lässt sich in PowerPoint 2003 eine bestimmte Stelle in einem Word-Dokument bzw. in einer Excel-Mappe anspringen?

Antwort:

Diese Aufgabe können Sie mit Hyperlinks und Sprungmarken realisieren. Mit dem Befehl Hyperlink einfügen stellen Sie eine Verknüpfung von der PowerPoint-Bildschirmpräsentation zu einer anderen Office-Datei her in dem Fall also zu einem Word-Dokument und einem Excel-Arbeitsblatt. Um dann zu einer bestimmten Position im Zieldokument zu gelangen, sind Sprungmarken erforderlich.

Die Sprungmarke in Excel vorbereiten

  • Setzen Sie in Excel die Zellmarkierung an die linke obere Ecke des Tabellenbereiches, der während der Präsentation gezeigt werden soll.
  • Rufen Sie mit der Tastenkombination Strg + F3 das Dialogfeld Namen definieren (bzw. Neuer Name) auf und vergeben Sie als Name beispielsweise Berechnungen.

  • Testen Sie, ob die Sprungmarke funktioniert. Wechseln Sie dazu in Excel in ein anders Arbeitsblatt der Mappe und betätigen Sie F5. Im folgenden Dialogfeld Gehe zu klicken Sie oben auf den Eintrag Berechnungen und dann auf OK. Sie gelangen zu der Zelle, die Sie zuvor mit dem Vergeben eines Namens als Sprungmarke definiert haben.

Die Sprungmarke in Word anlegen

In Word können Sie über die Funktion Gehe zu, die Sie übrigens ebenfalls mit F5 aufrufen, bestimmte Stellen in einem Dokument anspringen. Neben Seiten oder Abschnitten sind auch Textmarken möglich. Letztere können Sie flexibel an beliebigen Stellen im Dokument anlegen. So geht’s:

  • Platzieren Sie den Cursor oberhalb des gewünschten Formulars oder der gewünschten Textstelle.
  • Rufen Sie im Menü Einfügen den Befehl Textmarke auf (ab Word 2007 finden Sie den Befehl auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks).
  • Tippen Sie den Namen der Textmarke ein, beispielsweise Formular, und schließen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Hinzufügen ab.

Zwei Hyperlinks in die betreffende Folie einbauen

Legen Sie nun in PowerPoint auf der betreffenden Folie zwei Hyperlinks an. So geht’s:

  • Zeichnen Sie die AutoForm Rahmen als Hyperlink-Schaltfläche und tragen Sie einen Hinweistext ein.
  • Klicken Sie auf den Außenrand des neuen Objektes, um das gesamte Objekt zu markieren.
  • Rufen Sie mit Strg + K das Dialogfeld Hyperlink einfügen auf. Klicken Sie dort links auf Datei oder Webseite.
  • Navigieren Sie unten bei Adresse zu der gewünschten Excel-Datei. Ergänzen Sie nach dem Dateinamen das #-Zeichen und den zuvor vergebenen Bereichsnamen – in dem Fall also #Berechnungen.

  • Wiederholen Sie die Schritte analog für Word.

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