Warum ist meine Datei so groß? So finden Sie die „Dickmacher“ in Ihrer Präsentation

08. März 2012
Dieter Schiecke Von Dieter Schiecke, Powerpoint, Office, News & Trends ...

Microsoft hat die Datei-Komprimierung in PowerPoint 2007 und 2010 verbessert. Trotzdem beklagen Leser nach wie vor, dass selbst Präsentationen mit wenigen Bildern zum Teil noch enorme Dateigrößen aufweisen und somit für den Versand per E-Mail ungeeignet sind.

Je mehr Bilder, desto größer die Datei

Wenn Sie Bilder in Folien einfügen, speichert PowerPoint die Grafiken in der Präsentation. Daraus ergibt sich natürlich ein Anwachsen der Dateigröße. Allerdings lassen sich die zahlreichen Grafikformate – zu erkennen an Endungen wie JPG, PNG, TIF, BMP, EMF oder WMF – mit unterschiedlichem Erfolg komprimieren. Doch selbst wenn man das weiß: Woran lässt sich bei einer vorhandenen Präsentation im Nachhinein erkennen, welches der Bilder auf den Folien in welchem Grafikformat eingefügt wurde und wie groß es ist?

Suchmethode 1 – die ZIP-Methode

Ab PowerPoint 2007 können Sie das Innenleben einer Präsentation wie folgt untersuchen:

  • Legen Sie im Windows-Explorer eine Kopie der Präsentation an. Hängen Sie an die Kopie die Dateiendung ZIP an.
  • Ein Doppelklick auf die ZIP-Datei öffnet die Präsentation in der unten links gezeigte Struktur:
  • Nach weiteren Doppelklicks auf PPT und MEDIA gelangen Sie zu dem Ordner, in dem alle in der Präsentation enthaltenen Bilder gespeichert werden.
  • Öffnen Sie die Bilddateien, die eine überdurchschnittliche Größe haben. Nun sehen Sie, welche Bilder Sie in der Präsentation gegebenenfalls austauschen sollten.
  • Schließen Sie das ZIP-Archiv und löschen Sie es anschließend. Leider tragen die Bilddateien im Ordner MEDIA nicht die Nummer der Folie. Sie sind einfach nur durchnummeriert, was bei umfangreichen Präsentationen den Aufwand der Suche nach den zu großen Bildern erhöht.

Suchmethode 2 – Speichern Sie die Folien als Bilder

Mit dieser Methode sehen Sie direkt, welche Folien besonders viel Speicherplatz einnehmen. Auf diese Weise können Sie übergroße Grafiken so im Handumdrehen finden.

  • Klicken Sie nach dem Fertigstellen Ihrer Präsentation auf DATEI bzw. auf die OFFICE-SCHALTFLÄCHE und wählen Sie SPEICHERN UNTER.
  • Ändern Sie den DATEITYP in PNG-FORMAT (PORTABLE NETWORK GRAPHICS).
  • Wählen Sie den Speicherort aus und klicken Sie auf SPEICHERN.
  • Es taucht ein Dialogfeld auf, in dem Sie gefragt werden, ob Sie jede Folie oder nur die aktuelle Folie exportieren wollen. Wählen Sie JEDE FOLIE.
  • An Ihrem gewählten Speicherort finden Sie nun einen Ordner, in dem jede Folie als PNG-Grafik vorliegt.
  • Öffnen Sie den Ordner, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den weißen Hintergrund im Dialogfeld und wählen Sie im Kontextmenü ANSICHT – DETAILS.
  • Sie können nun auf einen Blick sehen, welche Folie eine besonders hohe Dateigröße hat. Im Beispiel ist es Folie 6.
  • Komprimieren Sie die übergroßen Grafiken und löschen Sie dann den Ordner mit den PNG-Dateien.

So gehen Sie bei den gefundenen „Dickmachern“ vor

Sobald Sie mit einer der beiden geschilderten Profitechniken entdeckt haben, auf welcher Folie das Problem liegt, können Sie die übergroßen Grafiken nun komprimieren. So geht’s:

  • Markieren Sie die Grafik und wechseln Sie in die Registerkarte BILDTOOLS/FORMAT.
  • Klicken Sie in der Gruppe ANPASSEN auf die Schaltfläche BILDER KOMPRIMIEREN (in Version 2007 klicken Sie danach im Dialogfeld BILD KOMPRIMIEREN auf OPTIONEN).
  • Aktivieren Sie die Kästchen neben NUR FÜR DIESES BILD ÜBERNEHMEN und ZUGESCHNITTENE BILDBEREICHE LÖSCHEN.
  • Ihre Auswahl bei den Optionen für die Zielausgabe hängt davon ab, was später mit der Präsentation geschehen soll: Wenn die Präsentation in sehr guter Qualität gedruckt werden soll, wählen Sie DRUCKEN (220 DPI). Die Option BILDSCHIRMAUSGABE (150 DPI) ist optimal für das Präsentieren am Rechner. Wollen Sie eine möglichst kleine Dateigröße erreichen wollen, die Präsentation zu verschicken, wählen Sie E-MAIL (96DPI).

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