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Diesen Tipp entnehmen wir dem Berater-Werk „Word Tipps & Tricks von A bis Z“, dem praxisnahen Nachschlagewerk für alle aktuellen Word-Versionen.
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Wenn Sie formatierten Text mit Copy & Paste in ein Word-Dokument einfügen – etwa aus einem anderen Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer Webseite –, dann kopieren Sie in der Regel nicht nur den gewünschten Texte, sondern auch die fast immer unerwünschten Formatierungen mit.
Das führt nicht nur zu einem meist unschönen und lästigen Ergebnis, sondern sorgt unter Umständen auch noch für Chaos bei den Formatvorlagen, weil Word hier im Übereifer schon mal Vorlagen basierend auf den neuen eingefügten Formaten übernimmt.
In solchen Fällen hilft ein einfacher Trick. Statt einen Text mit Strg + V in ein Dokument einzufügen, wählt man den Menüeintrag Bearbeiten > Inhalte einfügen. Dort findet man die gewünschte Option Unformatierten Text einfügen.
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Das Mausrad ist zum schnellen Blättern zwar sehr praktisch, kann bei der Arbeit mit Access-Formularen aber auch tückisch werde. Hier führt ein versehentlich betätigtes Mausrad oftmals dazu, dass Access unkontrollierbare Datensatzwechsel ausführt. Dadurch werden neue oder geänderte Datensätze unter Umständen unvollständig gespeichert und Eingaben bzw. Änderungen erfolgen in falschen Datensätzen.
Leider lässt sich die Abfrage des Mausrades in Access weder ausschalten noch mit den vorhandenen Funktionen oder über Ereignisprozeduren unterdrücken. Daher greifen viele Entwickler und Datenbank-Administratoren zur radikalen Notlösung und schalten die Mausrad-Funktion über die Systemsteuerung komplett aus. Das aber heißt, das Kind mit dem Bade ausschütten.
Die kostenlose MouseWheel DLL für Access löst das Problem. Die für ein Access-Formular ausgelösten Ereignisse werden auf Systemebene gefiltert und das Ereignis "Mausrad" nur für das betreffende Formular eliminiert. In Windows, anderen Anwendungen oder auch anderen Access-Fenstern kann das Mausrad dann trotzdem wie gewohnt genutzt werden.
Laden Sie hier die kostenlose MouseWheel DLL für Access herunter!
Standardmäßig wird die Kommentarfunktion in Excel dazu eingesetzt, um bei bestimmten Zellen in der Tabelle einige begleitende Worte zu erfassen, die den Sachverhalt einer Berechnung oder ähnliches näher bringen sollen.
Haben Sie aber gewusst, dass Sie in einem Kommentar auch ein Bild hinterlegen können?
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
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Wenn Sie häufig umfangreiche Aufzählungen automatisch von Word nummerieren lassen, werden Sie sich sicher auch schon einmal darüber geärgert haben, dass zwar die Zahlen „1“ bis „9“ korrekt untereinander stehen (linksbündig), die zweistelligen Zahlen dann allerdings aus dem Rahmen fallen.
Hier wäre eine rechtsbündige Ausrichtung vorteilhafter. Wie Sie die Vorgabe der linksbündigen Nummerierung ändern, zeigen wir Ihnen im Folgenden:
Alle Nummern Ihrer Aufzählung sind daraufhin rechtsbündig ausgerichtet.
Wenn Sie in einer Tabelle einfache Rundungen durchführen möchten, ist das kein Problem. Etwas aufwändiger wird es, wenn Sie auf das Vielfache einer bestimmten Zahl runden möchten, also beispielsweise eine Zahl auf Vielfache von 5 runden möchten. Aus 17 wird dann 15, aus 21 wird 20 und 29 zu 30.
Um auf beliebige Vielfache einer Zahl zu runden, verwenden Sie folgende Formel:
=RUNDEN(Zahl*x;0)/x
Als Zahl setzen Sie einen konstanten Wert oder einen Zellbezug ein. In dieser Formel ist x ein Stellvertreter für eine Zahl, die sich je nach zu rundendem Vielfachem ändert. Der Wert von x kann mit einer Formel ermittelt werden:
1/Vielfach = x
Wobei Vielfach für die Zahl steht, auf deren Vielfaches Sie runden möchten. Für das Runden auf Vielfache von 5 verwenden Sie also den Wert 0,2 (also 1/5) für x, für das Runden auf Vielfache von 8 setzen Sie den Wert 0,125 (also 1/8) für x ein und so weiter.
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Damit Sie ein Foto als Hintergrund für Ihre Powerpoint-Folien benutzen können, sollte es mindestens im Format von 800 x 600 Pixeln vorliegen. Dann können Sie es mit wenigen Mausklicks entweder für alle oder auch nur gezielt für einzelne Folien einer Präsentation als Hintergrundbild einbauen. Und so geht's:
Wenn Sie mit Access Ihre MP3-Dateien, Digitalfotos oder Software verwalten, benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, die Inhalte bestimmter Verzeichnisse von Festplatten, USB-Sticks, CD's oder DVD's in eine Tabelle zu schreiben. Diese Lücke schließt nun der DateiLister für Access, der nach der automatischen Installation über das Menü "Einfügen" aufgerufen wird.
Sie wählen einfach ein Laufwerk oder ein Verzeichnis aus, bestimmen die auszulesenden Dateiinformationen (z.B. Name, Abmessungen (von Digitalfotos), Größe, Typ etc.) und per Mausklick liest das Add-In die Dateien aus und gibt das Ergebnis in einer Access-Tabelle aus.
Diese Tabelle können Sie dann nach Belieben auswerten, präsentieren oder als Basis für andere Anwendungen benutzen. Eine Beispieldatenbank für den Einsatz des SmartTools DateiListers wird mitgeliefert und kann unter Start > Programme > Access Dateilister aufgerufen werden.
Die kostenlose Vollversion kann hier heruntergeladen werden.
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Wenn mehrere Mitarbeiter an einer Präsentation arbeiten, stellt sich schnell die Frage, wie Anmerkungen gut sichtbar hinterlegt werden können. Sie könnten diese in den Notizenbereich unter der Folie schreiben, wenn Sie die Notizen nicht für andere Zwecke brauchen. Doch diese Methode hat einen entscheidenden Nachteil: Der Zusammenhang zwischen den Anmerkungen und den kommentierten Stellen auf der Folie ist nicht sofort erkennbar.
Daher empfiehlt sich der Einsatz von Kommentaren statt Notizen Die Vorteile von Kommentaren:
Kommentare lassen sich einfach über das Menü mit Einfügen > Kommentar platzieren.
Um per VBA über ein Recordset auf Daten in externen Tabellen zuzugreifen, bindet man sie normalerweise in eine Datenbank ein und öffnet dann ein Recordset etwa mit folgender Anweisung:
Set db = CurrentDb()
Set rs = db.OpenRecordset("Externe Tabelle", dbOpenDynaset)
Da Access die Einbindung externer Tabellen erst dann initialisiert, wenn ein Zugriff auf die Tabelle erfolgt, benötigt dieser Vorgang einige Zeit.
Wesentlich effizienter ist es, wenn man auf die Verknüpfung der Tabelle verzichtet, die externe Datenbank direkt öffnet und dann wie folgt auf die Tabelle zugreift:
Set db = OpenDatabase("ExterneDatenbank")
Set rs = db.OpenRecordset("ExterneTabelle")
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Wussten Sie schon, dass Sie in Excel mit einem Klick alle geöffneten Tabellen schließen und sich mühsames Rumgeklicke sparen können? Das geht ganz einfach, denn Excel bietet den etwas versteckten Befehl "Alle schließen". Und den finden Sie so:
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Wenn Sie einen umfangreichen Datenbestand – etwa einen Produktkatalog – platzsparend doppelseitig ausdrucken möchte, müssen Sie den Ausdruck seitenweise steuern. Zuerst werden die ungeraden Seiten (1, 3, 5 ...), anschließend die geraden Seiten (2, 4, 6 ...) gedruckt. Von Haus aus bietet Access eine solchen Berichtausdruck allerdings nicht an. Das kostenlose Smarttools-Add-In Doppelseitendruck sorgt für Abhilfe. Nach der Installation des Tools steht es im Menü über „Extras > Add-Ins > Smarttols gerade / ungerade Seiten drucken“ in allen Datenbanken zur Verfügung.
Nach dem Start des Add-Ins werden in der Liste „Bericht“ zunächst alle in der aktuellen Datenbank vorhandenen Berichte angezeigt. Markieren Sie den gewünschten Bericht und wählen Sie im Berichte „Seiten“ eine der Optionen „Alle“, „Ungerade“ oder „Gerade“. Anschließend klicken Sie auf „Drucken“, um den Ausdruck zu starten.
Tipp! Wie herum das Papier eingelegt werden muss, damit der doppelseitige Ausdruck korrekt erfolgt, hängt von ihrem Druckermodell ab. Am besten ist es, wenn Sie das Verfahren zuerst mit zwei- oder vierseitigen Berichten ausprobieren, bevor Sie sich an umfangreiche Ausdrucke machen.
Das nützliche Tool kann nach einer kurzen Registrierung von den Webseiten des Anbieters geladen werden:
In wenigen Wochen ist es soweit, Excel-Anwender aus Deutschland, Österreich und der Schweiz machen Fulda wieder drei Tage lang zur Hauptstadt der Tabellenkalkulation, denn vom 1. bis 3. Juni 2008 finden die Excel-Anwendertage statt.
Hier einige Highlights dieses einzigartigen Trainings-Events für Excel-Anwender in Kurzfassung:
WICHTIG: Melden Sie sich am besten direkt an und sparen Sie 100 €. Den Frühbucherpreis von 1.140 Euro (zzgl. MwSt.) gibt es noch bis zum bis 4. April 2008.
Übrigens: Im Preis sind die Unterkunft und die Verpflegung im 4-Sterne-Tagungshotel schon enthalten!
Hier geht’s direkt zur Webseite mit allen wichtigen Informationen, dem genauen Kursprogramm und der Anmeldemöglichkeit: www.anwendertage.de.
Es ist nicht immer ganz einfach, einzelne Bereiche in einer Tabelle zu markieren. Um Zellen und Zellbereiche mit bestimmten Gruppen zu erfassen, gibt es jedoch eine leistungsfähige Funktion in Excel, die erstaunlicherweise fast unbekannt ist.
Damit können Sie beispielsweise alle Zellen Ihres Arbeitsblatts markieren, die Kommentare enthalten. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Beim Vergleich zweier Variablen muss man darauf achten, wie Access die Zahlen intern verwaltet, um vor schwer zu findenden Programmfehlern geschützt zu sein.
Nehmen wir als Beispiel die folgende If-Abfrage:
If Wert1 > Wert2 Then ...
Wenn Wert1 den Inhalt "10000" und Wert 2 den Inhalt "500" hat, dann ist Wert1 zwar größer als Wert 1, aber dennoch führt Access die Anweisungen nach Then nicht aus.
Das liegt daran, dass die Variablen zum Zeitpunkt der Abfrage vom Datentyp "String" (also eine Zeichenkette) sind und Access zeichenweise vergleicht. Da bereits der Vergleich von "1" und "5" die Bedingung nicht erfüllt, wird die If-Abfrage als "falsch" abgebrochen.
Um dieser Falle zu entgehen, muss man den Code etwas anpassen:
If CDbl(Wert1) > CDbl(Wert2) Then ...
Dadurch werden die beiden Werte in den numerischen Datentyp "Double" umgewandelt und einem korrekten Vergleich steht nichts mehr im Weg.
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