Die Verwaltung von Unternehmensdaten – die richtige Software hilft

08. Dezember 2014

In der Wirtschaft ist die professionelle Verwaltung von Daten ein zentraler Aspekt für eine erfolgreiche Unternehmensführung. Manche, im Besonderen große Unternehmen lassen sich nicht selten von ihrer eigenen IT-Abteilung eine maßgeschneiderte Software programmieren, doch diese Möglichkeit hat nicht jeder.

Die richtige Software ist mitentscheidend für die Effektivität eines gesamten Unternehmens

Nicht zuletzt deshalb, weil Systemadministratoren in vielen Fällen oftmals nur mit Sicherheitsaufgaben betraut sind und selbst eher selten das Unternehmen aktiv mitgestalten. Hinzu kommt, dass Profis, die sich ausschließlich mit derartiger Software beschäftigen, oftmals bessere Resultate erreichen, als jemand, der vielleicht ein IT-Experte ist, aber sich mit unternehmensbedingten Faktoren wie beispielsweise Usability nicht sonderlich gut auskennt.

Gerade kleinere Unternehmen verfügen zudem nicht über die Möglichkeit, selbstständig eine Software zu programmieren. Aber hier gibt es im Software-Bereich unterschiedliche Alternative für Unternehmen. Der internationale Markt der Unternehmenssoftware ist hart umkämpft, was folgender Artikel zeigt und dazu führt, dass es einen starken Wettbewerb und eine große Auswahl an Anbietern gibt. Während die großen Firmen in aller Regel von anderen großen Unternehmen mit der richtigen Software ausgestattet werden, setzen kleinere Unternehmen vor allem auf flexible und maßgeschneiderte Systeme, die große Anbieter nicht immer bieten können. Um im Wettbewerb bestehen zu können, ist es eine Grundvoraussetzung für die Anbieter von Unternehmenssoftware aller Art, dass sie so flexibel wie möglich ist.

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen

Das passende Programm hängt maßgeblich davon ab, welche Anforderungen ein Unternehmen an ein System stellt. Wenn es zum Beispiel nur darum geht, dass hauptsächlich Rechnungen und Löhne von Mitarbeitern verwaltet werden, sind Software-Programme passend, die lediglich über dementsprechende Tools verfügen. Allerdings ist es ja bei den meisten Unternehmen meistens so, dass auch die Mitarbeiter über eine von der Firma zur Verfügung gestellten Software auf ihre Daten zugreifen. Oftmals melden sich die Beschäftigten morgens auf ihrem Rechner an, um dann auf ihre Daten zugreifen zu können. Hier stellt sich dann die Frage, was für das jeweilige Unternehmen am besten geeignet ist. Wer zum Beispiel die Daten auf einem firmeneigenen Server speichert, damit von jedem einzelnen Rechner ein Zugriff auf benötigte Dateien möglich ist, der braucht auch ein gewisses Know-how im Umgang mit dem Server. Ist dieses Wissen nicht vorhanden, ist es ratsam, einen externen Experten einzuschalten. Eine Unternehmenssoftware muss letztlich alle Arbeitsprozesse optimieren können, übersichtliche Tools besitzen und die Arbeitsabläufe schließlich effizienter und effektiver gestalten.

Immer mehr Spezialisten erobern den Markt

Inzwischen tummeln sich immer mehr Anbieter am Markt, die maßgeschneiderte Systeme für ganz bestimmte Unternehmenstypen anbieten, wie zum Beispiel für Agenturen, bei denen mehr oder weniger die gesamte Arbeit online stattfindet. Die webbasierte Agentursoftware easyJOB von because-software ist solch ein Beispiel, das sich auf diese Branche mit entsprechenden Tools und Werkzeugen für den Agenturalltag spezialisiert hat. Viele Agenturen wollen mit einem System arbeiten, das individuell auf die Bedürfnisse der Beschäftigten zugeschnitten ist. Dies wird von vielen Anbietern dadurch geleistet, dass sie ihre Software so stark flexibilisieren, sodass dies auch möglich ist. So ist es zum Beispiel problemlos möglich, die farbliche Gestaltung des Menüs komplett flexibel zu halten. Dies ist zwar für die eigentlichen Arbeitsprozesse nicht sonderlich wichtig, aber manche Unternehmer legen Wert darauf, das jeweilige Corporate Design auch innerhalb des jeweiligen Betriebes so gut es geht einzuhalten.

Bei der Menüführung der Dashboards, d.h. der Benutzeroberflächen, bemühen sich die Anbieter von Softwarelösungen für Unternehmen ebenfalls um größtmögliche Flexibilität, denn da jeder Betrieb individuell arbeitet, muss die Software auch flexibel konfiguriert werden, sodass beispielsweise manche Funktionen hervorgehoben sind und ein schneller Zugriff möglich ist. Dies geht oft auch mithilfe von individuell festgelegten Shortcuts. Besonders für Führungskräfte ist es regelmäßig notwendig, auch von unterwegs auf die Software zugreifen zu können. Diesem Umstand tragen immer mehr Anbieter Rechnung, indem sie ihre Software für alle möglichen Endgeräte, wie zum Beispiel Smartphones und Tablets optimieren. Hier ist allerdings auf die Performance zu achten.

Bei modernen Unternehmenssoftware-Lösungen sind vor allem Dinge, wie ein effektives Dokumentenmanagement, die Buchhaltung, das Controlling sowie das Management von konkreten Projekten wichtig.

Abschließend ist festzuhalten, dass Unternehmen sich die nötige Zeit lassen sollten, um zu überlegen, was eine Software können muss, damit mit dieser effektiv gearbeitet werden kann. Software-Anbieter sind auf dem Markt vielfältig vorhanden, was zum einen eine entsprechend aufwändige Recherche eines geeigneten Software-Partners bedeutet, zum anderen aber auch die Chance eröffnet, ein individuelles System als Unternehmen zu finden. Schließlich sollten die Systeme auch über genügend Sicherheit verfügen. Schließlich sind vor allem Unternehmen von Online-Angriffen betroffen (56 Prozent der Unternehmen in den letzten drei Jahren).

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Bild 1: Pixabay.com © steveb (CC0 1.0)

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