Ältere Datensätze automatisch markieren

10. Juli 2010
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

So markieren Sie Datensätze die älter sind als ein Vergleichsdatum

Bei der Arbeit mit Listen kommt es immer wieder vor, dass diese mehrere identische Datensätze enthalten, die sich lediglich im Erfassungsdatum unterscheiden. In einer solchen Liste ist es mitunter erforderlich, alle Datensätze zu markieren, für die ein aktuellerer Satz existiert.

Das erreichen Sie bequem über die Bedingte Formatierung. Die folgende Abbildung zeigt eine Beispieltabelle, in der zu einem Datum jeweils zwei Werte in einer Liste erfasst werden:

Die Liste enthält in Zelle D1 ein Vergleichsdatum. Markiert werden sollen in der Liste ab Zeile 5 alle Daten, die ein älteres Datum in Spalte A aufweisen als das Vergleichsdatum. Beim Einsatz von Excel bis Version 2007 gehen Sie folgendermaßen vor, um das zu erreichen:

Markieren Sie den kompletten Datenbereich, also A5:C28.Beginnen Sie die Markierung oben links mit Zelle A5 und markieren Sie nach unten rechts. Die Markierung mit der Zelle oben links zu beginnen ist wichtig, damit die Bezüge in der Formel passen, die Sie später verwenden.

Rufen Sie das Kommando "Format - Bedingte Formatierung" auf.

  1. Aktivieren Sie in der ersten Auswahlliste die Einstellung "Formel ist".
  2. Tragen Sie in das Eingabefeld rechts die folgende Formel ein:
  3. =$A5<$D$1
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Format".
  5. Wechseln Sie in das Register "Muster".
  6. Wählen Sie eine Farbe für die Zellen aus, beispielsweise orange.
     

     
  7. Schließen Sie das Dialogfenster "Zellen formatieren" über "OK". 
     

     
  8. Schließen Sie das Dialogfenster "Bedingte Formatierung" über die Schaltfläche "OK".

Excel markiert nun wie gewünscht die älteren Einträge in der Tabelle.

Diese Markierung ist dynamisch, sie ändert sich also automatisch, wenn Sie Daten oder den Vergleichswert verändern.

Wenn Sie die Formel an Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, ersetzen Sie den Bezug auf Zelle D1 durch den Bezug auf Ihren Vergleichwert. Achten Sie darauf, einen absoluten Bezug mit zwei Dollarzeichen zu verwenden. Den Bezug auf Zelle A5 ersetzen Sie durch den Bezug auf die Zelle oben links in Ihrem Datenbereich. Setzen Sie bei diesem Bezug nur vor der Spaltenbezeichnung ein Dollarzeichen ein.

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