Aufgabenbereich für komfortables Öffnen von Tabellen in Excel anlegen

17. Juni 2011
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

So sorgen Sie dafür, dass Excel alle Arbeitsmappen, die zu einem Projekt hinzugehören, auf Knopfdruck hin öffnet.

So speichern Sie einen Aufgabenbereichs

So speichern Sie einen Aufgabenbereichs

Wenn Sie häufig mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig öffnen müssen, um damit zu arbeiten, bietet es sich an, diese als Aufgabenbereich zu speichern. Dann weiß Excel, dass diese Dateien zusammengehören. Sobald Sie einen zuvor gespeicherten Aufgabenbereich öffnen, lädt Excel alle Arbeitsmappen, die zu dem Aufgabenbereich hinzugehören.

Um einen Aufgabenbereich anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie zunächst alle Arbeitsmappen, die später gleichzeitig geöffnet werden sollen. Alle anderen Mappen müssen Sie unbedingt schließen.
  2. Excel bis Version 2003: Rufen Sie im Menü DATEI den Befehl AUFGABENBEREICH SPEICHERN auf. Excel ab Version 2007: Rufen Sie das Kommando ANSICHT - FENSTER - AUFGABENBER. SPEICHERN auf.
  3. In allen Versionen zeigt Excel ein Dialogfenster an.
     
    So speichern Sie einen Aufgabenbereichs
     
  4. Im Dialogfenster ist die Dateiendung *.xlw bereits vorgegeben. Den Dateinamen und den Speicherort können Sie frei wählen. Ihre Angaben bestätigen Sie mit der Schaltfläche SPEICHERN.

Wenn Sie in Zukunft den gespeicherten Aufgabenbereich öffnen, werden automatisch alle dazugehörigen Arbeitsmappen geladen. Die XLW-Datei führt lediglich das Öffnen aus. Diese ist für Sie nicht sichtbar und braucht auch nicht von Ihnen geschlossen zu werden.

Auf diese Art und Weise können Sie beliebig viele Dateizusammenstellungen jeweils in separaten Aufgabenbereichen ablegen.

Beachten Sie bei der Zusammenfassung von Tabellen in Aufgabenbereiche, dass Sie die dazugehörigen Tabellen nicht verschieben dürfen. Sonst werden sie nämlich nicht mehr gefunden, da Excel nicht die Daten selbst speichert, sondern nur die Pfade dorthin. Das wirkt sich positiv in einer geringen Dateigröße aus.

Dementsprechend können Sie einzelne Arbeitsmappen aus einem Aufgabenbereich auch separat bearbeiten, ohne dass sich daraus Auswirkungen für die Zusammenstellung ergeben.

Wenn Sie einen definierten Aufgabenbereich ändern wollen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie alle gewünschten Dateien. Das können auch mehr, weniger oder andere als in der ursprünglichen Zusammenstellung sein.
  2. Anschließend speichern Sie den Aufgabenbereich noch einmal unter dem existierenden Dateinamen. Dieses Verfahren bietet sich auch an, wenn sich der Pfad einer oder mehrerer Dateien geändert hat.

Für den Aufruf von in einem Aufgabenbereich zusammengefassten Tabellen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Praktisch ist das Anlegen einer Verknüpfung zu der Datei auf dem Desktop. Dann starten Sie alle Tabellen schnell und bequem mit einem Doppelklick. Achten Sie nur darauf, dass Ihr Desktop durch zu viele Verknüpfungen nicht zu unübersichtlich wird.

Eine weitere Möglichkeit ist das Laden der XLW-Datei über das Menü oder die Symbolleiste von Excel. Dieser Weg hat den Nachteil, dass Sie in der entsprechenden Dialogbox den Dateityp ARBEITSBEREICHE (*.XLW) oder ALLE DATEIEN (*.*) explizit einstellen müssen, damit Ihnen Aufgabenbereiche zur Auswahl angeboten werden.

Ebenso ist es möglich, eine XLW-Datei als Hyperlink in ein Dokument einzufügen und dann einfach durch einen Mausklick aus Excel, einer Textverarbeitung oder einem anderen Programm zu starten.

Wenn Sie einen Aufgabenbereich nicht mehr benötigen, löschen Sie einfach die entsprechende XLW-Datei. Um Ihre Daten oder die einzelnen Tabellen des Aufgabenbereichs müssen Sie sich dabei keine Sorgen machen. Diese bleiben auf jeden Fall in der existierenden Form erhalten.

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