Auswahlliste für Excel-Zellen einblenden

25. September 2009
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wie Sie Ihren Anwendern blitzschnell vorgefertigte Listen anbieten

Über die Gültigkeitsprüfung können Sie in Ihren Tabellen sehr praktische Auswahllisten für Zelleingaben einrichten, wie die folgende Abbildung zeigt:

Dabei ist es allerdings erforderlich, dass sich die Liste der Dropdown-Inhalte im gleichen Tabellenblatt befindet. Mit einem kleinen Trick können Sie diese Einschränkung umgehen und die Liste in einem anderen Blatt ablegen, in dem sie nicht stört. Arbeiten Sie nach dieser Methode:

  1. Geben Sie zuerst in einem separaten Blatt Ihrer Tabelle die Liste ein.
  2. Markieren Sie diese Liste und rufen im Menü "Einfügen" den Befehl "Namen" und im verzweigenden Menü den Befehl "Definieren" auf. Wenn Sie Excel 2007 einsetzen, rufen Sie das Dialogfenster auf, indem Sie die Registerleiste "Formeln" aufrufen. In der Gruppe "Definierte Namen" klicken Sie auf die Schaltfläche "Namen definieren" und anschließend erneut auf "Namen definieren".
  3. Tragen Sie in dem erscheinenden Dialogfenster unter "Namen in der Arbeitsmappe" die Bezeichnung "GültigeDaten" (ohne Anführungsstriche) ein.
     

     
  4. Im Feld "Bezieht sich auf" wird der zuvor bereits markierte Zellbereich automatisch eingetragen.
  5. Betätigen Sie die Schaltfläche "Hinzufügen", um den Namen festzulegen.
  6. Verlassen Sie das Dialogfenster mit der Schaltfläche "Schließen".

Wechseln Sie in das Arbeitsblatt, in dem Sie das Dropdown-Menü einfügen wollen. Arbeiten Sie dann nach der folgenden Methode:

  1. Markieren Sie die Zelle, in der es erscheinen soll.
  2. Rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf. Wenn Sie Excel 2007 einsetzen, finden Sie das Kommando in der Registerleiste "Daten". Klicken Sie in der Gruppe "Datentools" auf die Schaltfläche "Datenprüfung" und anschließend erneut auf "Datenprüfung".
  3. Im erscheinenden Dialogfenster öffnen Sie das Listfeld "Liste" und markieren dort die Option "Liste".
  4. In das Eingabefeld "Quelle" geben Sie die Formel
     
    =GültigeDaten 
     
    ein (Alternative: F3 drücken und Namen auswählen).
  5. Schließen Sie das Dialogfenster über die OK-Schaltfläche.

Damit übergeben Sie die oben mit diesem Namen versehenen Zellen an die Gültigkeitsprüfung. Die folgende Abbildung zeigt die Dialogbox zur Einrichtung der Gültigkeitsprüfung mit den oben beschriebenen Einstellungen:

Nach der Festlegung steht Ihnen ein Dropdown-Menü zur Verfügung, das seine Daten aus einem anderen Tabellenblatt bezieht.

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