Dateien anderer Anwendungen per Schaltfläche aufrufen

25. Dezember 2009
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wie Sie einen Ordner zur Datei-Auswahl einblenden

Aus einer Tabelle mit Geschäftsdaten heraus sollen PDF-Dateien aufgerufen werden, die Berichte zu verschiedenen Geschäftsbereichen enthalten. Zu diesem Zweck soll eine Schaltfläche in das Tabellenblatt integriert werden. Nach dem Anklicken erscheint dann der Windows-Explorer, in dem die Dateien des entsprechenden Ordners angezeigt werden. Mit einem Doppelklick werden daraus die gewünschten PDF-Dateien aufgerufen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Sie benötigen für die Lösung dieser Aufgabenstellung die Symbolleiste "Steuerelement Toolbox". Zum Einblenden führen Sie auf einer der sichtbaren Symbolleisten einen Rechtsklick aus. Im erscheinenden Kontext-Menü klicken Sie den Eintrag "Steuerelement-Toolbox" an. Daraufhin wird die folgende Symbolleiste eingeblendet:

Auf der Symbolleiste "Steuerelement-Toolbox" klicken Sie die Schaltfläche "Befehlsschaltfläche" an (in der Abbildung das dritte Symbol in der zweiten Reihe). Ihr Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in ein feines Kreuz. Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste ziehen Sie damit die gewünschte Schaltfläche auf der Arbeitsfläche auf. Das sieht folgendermaßen aus:

Anschließend geben Sie Ihrer neuen Schaltfläche einen aussagekräftigen Namen. Dazu klicken Sie sie mit rechts an. Im erscheinenden Kontext-Menü wählen Sie den Befehl "Befehlsschaltfläche-Objekt" und im verzweigenden Menü den Befehl "Bearbeiten". Den Namen der Schaltfläche können Sie anschließend beliebig anpassen – zum Beispiel in "PDF auswählen". Die folgende Abbildung zeigt die umbenannte Schaltfläche im Tabellenblatt:

Nach der Umbenennung kicken Sie die Schaltfläche erneut mit der rechten Maustaste an. Im Kontext-Menü rufen Sie dann den Befehl "Code anzeigen" auf. Daraufhin wird der Visual Basic Editor geöffnet. In diesem wird das leere Code-Gerüst der neuen Schaltfläche angezeigt.

Im VBA Editor tragen Sie in der zweiten Zeile die folgende Anweisung ein:

Shell "explorer.exe C:\PDF\", 1

Dieser Befehl geht davon aus, dass die PDF-Dateien im Ordner C:\PDF abgelegt sind. Für einen anderen Ordner passen Sie die Anweisung entsprechend an.

Tipp: Sie können auf die Angabe eines Speicherorts im Code auch verzichten. Beim Anklicken der Schaltfläche wird dann der Ordner "Eigene Dateien" des aktiven Benutzers geöffnet. Wenn Sie allerdings einen Pfad angeben, muss dieser auch existieren, sonst erscheint eine Fehlermeldung. Die folgende Abbildung zeigt den fertigen Code für den Aufruf des Explorers im Editor:

Nach der Eingabe des Codes rufen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Schließen und zurück zu Microsoft Excel" auf. Damit kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.

Für den Aufruf des gewünschten Ordners klicken Sie die neue Schaltfläche an. Daraufhin wird der entsprechende Ordner im Windows Explorer geöffnet.

Aus diesem Ordner heraus rufen Sie dann die gewünschte PDF-Datei mit einem Doppelklick auf.

Beachten Sie, dass der Code wie im Beispiel erklärt den Ordner C:\PDF-Daten öffnet. Damit Sie keine Fehlermeldung bekommen, legen Sie einen solchen Ordner an. Alternativ können Sie auch den Code so anpassen, dass ein in Ihrem System vorhandener Ordner aufgerufen wird.

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