Daten kontrolliert in Listen eingeben

26. Januar 2010
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Freieingabemöglichkeit bei Listen mit Datenfeldern beibehalten

In einer Tabelle sollen zu vorgegebenen Texten die passenden Daten erfasst werden. Denken Sie beispielsweise an die Tätigkeiten von Mitarbeitern, die erfasst werden. Die Auswahl der Mitarbeiternamen soll dabei über ein Listfeld vorgenommen werden. Da immer wieder Aushilfen beschäftigt werden, muss auch die Möglichkeit der freien Namenseingabe ohne Listfeld erlaubt sein.

Diese Aufgabe lösen Sie am besten mit der Gültigkeitsprüfung. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Legen Sie sich in einem Tabellenblatt die benötigten Felder an.
  2. Anschließend legen Sie in einem nicht benötigten Tabellenbereich die Liste der festen Mitarbeiter an. Die folgende Abbildung zeigt den Tabellenaufbau mit der Mitarbeiterliste im Zellbereich E2:E11 in einer Beispieltabelle:
     

     
  3. Für das Anlegen der Listfelder markieren Sie den Zellbereich, in dem die Namen eingetragen werden sollen. In der Beispieltabelle ist das der Bereich A2:A32.
  4. Rufen Sie die Gültigkeitsprüfung auf. Bei der Arbeit mit Excel 2007 wechseln Sie dazu auf das Multifunktionsleistenregister "Daten", wo Sie in der Gruppe "Datentools" auf "Datenüberprüfung" klicken. Bei den Vorgängerversionen rufen Sie im Menü "Daten" den Befehl "Gültigkeit" auf.
  5. In der erscheinenden Dialogbox wechseln Sie in das Register "Einstellungen". Im Listfeld "Zulassen" wählen Sie den Eintrag "Liste" aus.
  6. Für die Auswahl der Liste klicken Sie auf das Reduzierfeld ganz rechts im Feld "Quelle". Daraufhin wird die Dialogbox auf das Eingabefeld verkleinert. Anschließend markieren  Sie mit der Maus den Bereich mit Ihrer Namensliste – in der Beispieltabelle E2:E11.
  7. Im Eingabefeld "Quelle" steht dann die Formel "=$E$2:$E$11". Mit einem erneuten Klick auf das Reduzierfeld blenden Sie die Dialogbox, die jetzt folgendermaßen aussieht, wieder ein:
     

     
  8. Die Auswahl der Namen über ein Listfeld würde mit diesen Einstellungen bereits funktionieren. Die manuelle Eingabe weiterer Namen in die Tabelle ist allerdings noch nicht möglich, da Excel jeden Versuch, einen nicht in der Liste enthaltenen Namen einzutragen, mit einer Fehlermeldung quittieren würde. Das verhindern Sie folgendermaßen:
  9. Wechseln Sie in der Dialogbox "Gültigkeitsprüfung" auf das Register "Fehlermeldung". Dort entfernen Sie das Häkchen im Kontrollkästchen "Fehlermeldung anzeigen, wenn ungültige Daten eingegeben wurden".
  10. Anschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit der Schaltfläche "OK".

Wenn Sie nun in Ihrer Tabelle eines der Namensfelder aktivieren, erscheint rechts neben der Zelle ein kleiner Listpfeil. Wenn Sie ihn anklicken, erscheint die Liste der festgelegten Namen. Daraus wählen Sie mit einem Mausklick einen aus. Die folgende Abbildung zeigt die Auswahlliste in der Beispieltabelle:

Wenn Sie den Namen einer Aushilfe eingeben möchten, der nicht in Ihrer Liste steht, ignorieren Sie das Listfeld einfach. Tragen Sie den Namen einfach in die entsprechende Zelle ein.

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